Um sistema baseado em módulos integrados entre si não vai resolver o problema da sua empresa. Pelo contrário. É provável que você tenha ainda mais problemas com um sistema nesses moldes do que se não tivesse nenhum. Nesse artigo, queremos te apresentar o sistema baseado em BPMN e em fluxos de processo. Quer saber como funciona? Entenda o que é esse modelo de sistema e quais são os benefícios que ele oferece para os processos do seu negócio.
Por que um sistema com módulos integrados é ultrapassado?
Antes de falar em BPMN, é importante entender por que um sistema baseado em modularização ficou no passado.
Não é que o software ter um módulo aqui e outro módulo ali seja algo errado, mas é ultrapassado porque hoje as pessoas não executam mais as suas tarefas no módulo do sistema. Um único processo pode estar distribuído em vários módulos.
Quando pensamos em um processo de compras, por exemplo, ele pode começar no estoque, na produção ou até mesmo no almoxarifado ou na pista. Então, se a empresa tem uma área de compras que faz a integração de todas as demandas de vários setores da empresa, é possível gerar uma interlocução com vários fornecedores que estão no mundo inteiro.
Isso envolve questões de logística, fiscal, apropriação de custos, notificação dos clientes, comercial, contábil etc. Ou seja, não faz sentido encaixar compras apenas em um módulo, isolado de outras áreas. Trata-se de um processo e é por isso que o sistema de gestão deve ser baseado em processos, incorporando tudo o que é importante para a área de compras. Isso deve fazer sentido para como o processo é dentro da empresa e, não, para o que um ERP considera que é.
A empresa não deve precisar ensinar o usuário a usar o sistema. O que ela precisa fazer é ensinar o usuário a executar o processo. A ideia é proporcionar que o usuário faça o que tem que ser feito sem precisar se preocupar em qual módulo do sistema. O próprio processo deve indicar onde fazer, com tudo o que ele precisa, em uma interface simples.
No entanto, sistemas com módulos não seguem essa lógica. Eles oferecem determinadas funcionalidades e, caso elas não sirvam para a empresa, é preciso customizar, uma decisão nada prática para o negócio. Isso porque basta uma troca de versão que toda a customização é modificada.
Mas como funciona um sistema de gestão baseado em processos?
Diferente de um ERP com módulos, um sistema baseado em processos simplesmente parametriza os processos da empresa no software, com começo, meio e fim, sem depender de programação, conhecimentos avançados de tecnologia ou um colaborador altamente especializado. Deve ser um processo baseado em Gerenciamento de Processos de Negócios (ou Business Process Management – BPM). Ou seja, existem fluxos de processos com a personalidade da empresa. Dessa forma, não é a empresa que se adapta ao ERP, ela determina como o ERP deve funcionar.
O BPM propõe um desenho de fluxos de processos, integrados a outros módulos do sistema, permitindo ao gestor uma visão completa do negócio. Algumas soluções são totalmente parametrizáveis, podendo ser adequadas de acordo com as necessidades e a realidade específica da empresa.
Quando o BPM está integrado ao sistema, além dos fluxos operacionais desenhados previamente, o gestor tem a possibilidade de enxergar toda a empresa funcionando, por meio da integração das informações.
É como se a empresa passasse a ter todos os seus fluxos operacionais em um desenho virtual com acompanhamento em tempo real. Isso passa pela estrutura de cada atividade, suas interrelações, necessidades de recursos, entradas e saídas, entre outras informações.
Além disso, o sistema gera indicadores de desempenho que, quando variam de forma abrupta, agem como sinais de alerta de que alguma atitude precisa ser tomada antes que determinados problemas se tornem maiores.
A parametrização oferecida pelo sistema de gestão da Sankhya, por exemplo, permite que o próprio gestor, ao estabelecer o fluxo, faça as conexões entre as atividades do processo e os sistemas relacionados. Assim, na medida em que a empresa opera, é possível acompanhar os resultados, avaliar e adequar o que for necessário, rever processos e transformar o negócio por meio de uma gestão eficaz.
E BPMN, o que é?
Conforme o gerenciamento por processos (BPM) foi sendo adotado por mais empresas, novos tipos de linguagem foram definidos para que símbolos pudessem ser facilmente identificados por qualquer pessoa responsável pelo gerenciamento e pela execução dos fluxos.
A Business Process Model and Notation (BPMN), em português, Modelo e Notação de Processos de Negócios, é uma destas linguagens que demonstram de forma gráfica processos de negócios.
O modelo foi desenvolvido pela Business Process Management Initiative (BPMI) e atualmente é mantido pela Object Management Group (OMG). A notação é composta por símbolos universais, que representam um fluxo de processos de negócios. Em outras palavras, é como um idioma falado por profissionais de áreas de processos, com vocabulário e gramática próprios.
Assista um vídeo no meu canal onde falo mais sobre o assunto:
