Lidar com contas a pagar e contas a receber sempre fez (e sempre fará) parte da rotina empresarial. Ninguém discute que receber é melhor que pagar, mas honrar suas dívidas é uma obrigação fundamental para que qualquer empresa continue existindo.
Pense bem a respeito, se você não paga os fornecedores, quem vai abastecer seu estoque? Sem matéria-prima ou produtos disponíveis, como você vai produzir ou vender?
Da mesma forma, uma empresa com dívidas com o governo, relativas a taxas, impostos e contribuições que, se não forem pagas, o negócio pode até fechar as portas. Isso sem contar que os serviços de água, luz, telefone, internet e, claro, os funcionários também precisam ser pagos.
Por tudo isso e muito mais, é crucial ficar realmente atento ao controle de contas da sua empresa, evitando atrasos no pagamento, reduzindo a inadimplência e gerenciando adequadamente receitas e despesas. Quer saber como? Então fique de olho nas nossas dicas!
Planejamento orçamentário das contas a pagar e contas a receber
Um bom planejamento é fundamental para organizar as contas a pagar e contas a receber. Uma das estratégias mais eficazes é priorizar as dívidas mais importantes.
Todas devem ser pagas pontualmente, mas existem serviços que são fundamentais para garantir o ciclo de produção e a continuidade das vendas. Essas, naturalmente, devem ser colocadas em primeiro lugar.
Além disso, devem ser feitas projeções para longo prazo, considerando as contas a pagar e contas a receberem um período posterior (incluindo financiamentos de capital de giro).
Nesse planejamento, o saldo em conta-corrente, os rendimentos advindos de outros investimentos e o valor dos ativos imobilizados, como máquinas e imóveis, devem ser considerados. É preciso avaliar qual o nível de liquidez dos ativos, pois isso pode ser um bom recurso em situações de emergência.
Registre todo e qualquer detalhe das contas a pagar e contas a receber
O controle das contas a pagar e contas a receber deve ser feito de forma metódica, registrando com detalhes todas as receitas e despesas, todos os custos fixos e variáveis. Somente o devido registro permite o controle apropriado do fluxo de caixa, principalmente quando existe uma elevada rotatividade.
O registro evita que você se perca entre as diversas contas a pagar e contas a receber de sua empresa e controle melhor seu capital de giro, evitando que ele venha a faltar nos momentos de necessidade.
Pequenos erros de controle podem acarretar, com o tempo, consequências bem mais graves, que poderão desencadear uma grande crise financeira.
Renegocie as suas dívidas
Procure renegociar as dívidas em atraso o quanto antes, mantendo sempre um relacionamento saudável com seus credores, neste ponto a importância de uma boa gerência de contas a pagar e contas a receber, assim evitando que as coisas tomem um rumo mais difícil.
É fundamental conseguir melhores condições de pagamento, inclusive a redução de juros e o aumento na quantidade de parcelas.
Seu interesse em saldar a dívida vai te ajudar na hora de renegociar. Sempre que obtiver melhores prazos, procure honrar seus compromissos, evitando atrasar parcelas.
Manter seus compromissos em dia vai contribuir para criar uma boa imagem diante dos credores – assim, quando precisar de novos empréstimos, não encontrará muitas dificuldades em obtê-los.
Acompanhe a inadimplência
A inadimplência pode se tornar muito prejudicial ao negócio. Para controlá-la, é essencial um cadastro organizado de clientes, com dados fundamentais, inclusive se ele está inscrito no Serasa/SPC.
As datas de vencimento da fatura devem ser registradas devidamente, bem como o valor da fatura e o volume de vendas por cliente.
Os clientes que são pontuais devem estar apartados (em uma categoria específica) daqueles que, mesmo pagando, costumam atrasar ou dos que ainda estão inadimplentes. É preciso distinguir também as contas que ainda podem ser recebidas do conjunto que, definitivamente, pode ser considerado irrecuperável.
Calcule o índice médio de inadimplência e trabalhe para sempre reduzir mais esse número. Com o índice médio de inadimplência, é possível fazer a projeção do fluxo de caixa com precisão maior, sem a necessidade de superestimar as contas a receber.
Se esse índice é muito elevado, é fundamental rever sua política de cobrança e a flexibilidade com que financia seu cliente.
Ofereça benefícios
Claro que a maior parte das empresas deve vender a prazo, pois diante da crise econômica e da elevada concorrência, o consumidor procura sempre o que é mais vantajoso. Porém, você poderá estimular o pagamento à vista, oferecendo descontos atrativos, prêmios ou serviços gratuitos.
Poderá, ainda, oferecer bônus aos clientes que pagarem as parcelas antes da data de vencimento ou dividirem a compra em uma quantidade menor de parcelas. Os descontos são sempre uma boa forma de obter esse adiantamento.
Outra maneira de obter pagamentos à vista é fazendo promoções de itens em estoque, principalmente de produtos que correm o risco de depreciar rápido em valor ou perder sua validade.
Aposte em um bom software de gestão
Quando se trata de contas a pagar e contas a receber, a recomendação é usar um bom software de gestão financeira, que facilitará o controle de todas as transações, melhorando o fluxo de informações e tornando os processos mais precisos e menos sujeitos a erros.
Sistema de Gestão ERP promovem maior produtividade na empresa, geram relatórios muito mais detalhados, permitem calcular valores com precisão e usar métricas e indicadores para comparações e análises.
Você logo verá como o controle de conta por meio de um software é muito mais otimizado que pela ultrapassada planilha.
E você, como tem cuidado de suas contas a pagar e receber na empresa? Deseja receber mais dicas sobre finanças diretamente no seu e-mail? Então assine a nossa newsletter e fique sempre por dentro das últimas novidades!
