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Em uma economia em que, para diversos setores, a competitividade está cada vez mais forte, a adoção de um sistema de gestão pode significar a diferença entre crescer ou desaparecer do mercado.
Mas a escolha de um ERP não é simples. Há uma série de fatores a serem levados em consideração e, por isso, listamos aqui os 5 passos mais importantes a serem levados em conta em um processo de cotação de sistema de gestão:
1. Para que serve
O primeiro passo é ter clareza daquilo que se quer do sistema de gestão, e isso vai desde saber como contratar até estar certo do que se quer com ele. Muitas empresas querem resolver problemas específicos com a implementação de um ERP, mas esta não pode ser a única razão, porque quando estes problemas forem resolvidos, outros surgirão. A empresa precisa conhecer seus processos, saber quais não funcionam, quais faltam e saber que problemas secundários poderão surgir à frente. Isso porque, pelo seu tamanho, complexidade e criticidade, um sistema de gestão deve atender o que a empresa é hoje e o que ela será antecipando suas necessidades.
2. Tecnologia usada pelo fornecedor
Muitas vezes o potencial fornecedor de ERP vai lhe apresentar uma solução com tudo o que sua empresa precisa, só que sobre uma plataforma projetada, escrita e programada nos anos 80 ou 90. Por mais que ela possa ser remendada, sempre existirá uma limitação natural da tecnologia. Por isso é importante saber se a tecnologia empregada é recente, porque é isso que vai determinar a capacidade de inovação do fornecedor. É sempre bom lembrar que, quando falamos em sistemas de gestão, falamos de uma tecnologia que deve acompanhar a empresa por, no mínimo, cinco anos. Na média são dez anos, e uma empresa não pode ficar todo este tempo presa a um fornecedor que, ao final, estará obsoleto. A tecnologia a ser utilizada precisa estar alinhada a novos modelos de negócio, empregando conceitos como mobilidade, internet, big data etc. É importante avaliar o quão comprometido com a inovação o seu fornecedor está.
3. Parceiro
Ao contratar um sistema de gestão, a empresa deve reconhecer que não está contratando um fornecedor como outro qualquer. Ele será seu parceiro. Há muito conhecimento embutido em um sistema de gestão e, por isso, o fornecedor precisa contar com uma equipe que incorpore os conceitos de negócio do cliente. Por exemplo, quando um varejista diz que precisa fazer uma análise de sua margem de contribuição, a equipe de implementação deve saber do que ele está falando. Por isso é preciso checar qual o nível de conhecimento que o fornecedor tem do seu segmento, que outras empresas ele atende, que projetos já colocou no ar. Haverá empresas sem a vivência necessária e outras que, prometendo atender todos os segmentos com milhares de softwares, também não terão a profundidade necessária.
4. Maturidade
Outro ponto a ser avaliado é a maturidade da plataforma e a flexibilidade apresentada por ela. A maturidade está ligada ao tempo de mercado do sistema, se ele já foi suficientemente testado e se, depois dos testes, se mostrou estável. Além de maduro, um bom sistema de gestão deve ser flexível, permitindo sua adaptação às necessidades do cliente sem a necessidade de grandes customizações. Na prática, ele deve ser parametrizável – o que se faz com alguns cliques –, demandando menos customizações, que exigem mudanças no cerne do programa, sem garantias de que o resultado será satisfatório. A maturidade também está relacionada a outro fator importante: todo o sistema formando um corpo só, ao contrário de vários pequenos sistemas integrados, com filosofias e propósitos diferentes.
5. Suporte e manutenção
O futuro cliente deve checar o quão comprometido com o suporte está o seu fornecedor de sistema de gestão. O próprio fornecedor deve se encarregar de mostrar que seu sistema está apto a cumprir com todas as exigências fiscais do setor de seu cliente e, mais que isso, garantir que ele acompanhe eventuais mudanças. No dia a dia, o cliente precisa ligar para o suporte e encontrar do outro lado alguém que entenda o que ele diz e resolva o problema.
Geralmente, por conta das obrigações fiscais, as empresas se apegam bastante ao item cinco e, acompanhando minimamente o mercado de TI, ao item 2. Por desatenção aos demais itens, muitas vezes escolhem o fornecedor mais conhecido ou aquele que investe mais em marketing. No final das contas, este pode não ser o fornecedor ideal e isso será descoberto da pior maneira possível.
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