Quando bem realizada, a gestão patrimonial é capaz de trazer inúmeros benefícios às empresas. Afinal, com esse controle mais preciso dos bens, há uma melhora no aproveitamento das instalações e dos equipamentos, otimização de custos e outros ganhos.
Contudo, nem sempre esse tipo de gerenciamento é realizado como deveria nas companhias. E o resultado é um acúmulo de itens dispensáveis, além de altos custos de manutenções.
Quer entender melhor o que é e qual a importância da gestão patrimonial? Continue a leitura ou escute o áudio no player abaixo!
O que é gestão patrimonial?
Antes de explicarmos o que é gestão patrimonial, é fundamental compreendermos dois pontos muito importantes: a noção de patrimônio e de bens.
Patrimônio está relacionado aos bens, obrigações e direitos de uma organização ou de uma pessoa. Entende-se como direitos às transações comerciais da organização – isto é tudo o que ela tem direito de receber por conta das negociações, contratos, vendas e outros.
As obrigações, por sua vez, são os valores assumidos pelo negócio para pagamento, como dívidas, salários dos fornecedores e outros.
Já os bens podem ser entendidos como aqueles itens que possuem valor econômico para o negócio. Ou seja, que podem ser transformados em dinheiro.
Os bens podem ser classificados em:
- Tangíveis: possuem forma física e são mais fáceis de serem mensurados;
- Intangíveis: não têm forma física, mas possui valor à empresa;
- Imóveis: objetos que não podem ser movidos;
- Móveis: itens que podem ser movidos de um local para o outro;
- Numerários: valores monetários, entre outros.
Gestão Patrimonial
Depois dessa pequena introdução, ficou mais fácil compreender o que é a gestão patrimonial, não é mesmo? Ela pode ser definida como o balanço para manter o controle de custos e o acompanhamento do patrimônio da empresa.
Assim, a partir da gestão patrimonial, os empresários conseguem identificar a quantidade e o valor de cada um dos seus ativos, como os bens e direitos, e passivos sendo as dívidas e obrigações, além do patrimônio acumulado, avaliando se ele está em ascensão ou declínio.
Qual a importância da gestão patrimonial?
A gestão do patrimônio é algo de suma importância, principalmente para o setor de finanças da empresa. A partir dele, por exemplo, é possível realizar um planejamento orçamentário mais sólido e preciso.
Quando os gestores sabem exatamente qual é o patrimônio empresarial, considerando a quantidade e a qualidade desses bens e ativos, é mais fácil planejar investimentos futuros, já que se tem uma ideia da necessidade real do negócio.
Além disso, a gestão do patrimônio ajuda a realizar uma previsão de custos, otimização dos gastos e da depreciação desses itens.
Outras vantagens importantes da gestão patrimonial são:
- a partir da gestão do patrimônio, é mais fácil compreender o valor real da empresa, o que ajuda na hora de atrair potenciais investidores;
- evita investimentos desnecessários;
- auxilia na tomada de crédito, pois esse tipo de informação, geralmente, é uma exigência dos bancos;
- melhora a gestão de risco de eventuais sinistros, já que, a cada ano, os ativos e bens segurados devem ser listados;
- reduz a chance de ocorrência de desvios de recursos e roubos de bens;
- melhora a otimização dos custos, já que as projeções são baseadas no tempo de uso de cada equipamento;
- ajuda a empresa a ficar em dia com os órgãos de fiscalização, pois a falta do controle patrimonial pode levar a autuações por omissão de receita.
Como realizar a gestão patrimonial?
Já está convencido de que a gestão patrimonial é importante, mas não sabe por onde começar? Veja as dicas que separamos!
Use a tecnologia a seu favor
Antes de começar a trabalhar na sua gestão do patrimônio, procure adotar uma tecnologia adequada. Um software de gestão auxiliará a otimizar as demais etapas, permitindo, facilmente, controlar os ativos fixos, realizar a correção monetária e catalogar os bens.
Além disso, a tecnologia manterá, de maneira estruturada, as informações mais relevantes da sua gestão, além de gerar relatórios precisos que auxiliam na tomada de decisão.
Ao se integrar com os softwares da área contábil, ainda é possível cruzar essas informações e produzir os balanços patrimoniais, balancetes de cada período, listagem de bens por filiais ou grupos, análise de despesas e resultados, entre outros.
Faça o inventário dos bens
Depois de identificar a melhor tecnologia, faça uma listagem com todos os ativos da sua empresa. É possível, primeiro, levantar os bens e depois identificá-los por meio de placas, adesivos, fichas e outros.
Outra dica é realizar o registro fotográfico e incluir no arquivo descrições sobre características, localização, grau de conservação, tempo de uso e outras informações essenciais que precisam ser acompanhadas periodicamente.
Essa checagem deverá ser feita de maneira constante. Afinal, com o passar do tempo, os materiais podem ser modificados de lugar, vendidos, alienados, descartados ou sofrerem problemas técnicos.
Analise os ativos
Agora, você deverá verificar e identificar o valor de cada bem, comparando o valor que o item possui no momento e o residual, ou seja, aquele que se espera que ele tenha no final de sua vida útil.
Observe, ainda, qual é o custo de reposição de cada item e lembre-se de incluir esse dado na sua ficha cadastral, acompanhando o tempo de vida útil de cada bem.
Avalie a vida útil
Analise e revise a vida útil de cada item adicionado no inventário para se ter uma boa gestão patrimonial, estimando quanto tempo ainda resta de utilização, sendo assim, da vida útil econômica – e prevendo quando será necessário investir em um novo.
Lembre-se que a má conservação, mal uso, sobrecarga ou negligência com as manutenções podem reduzir a vida útil dos bens. Se constatar que algo assim ocorreu, planeje maneiras de, futuramente, manter e acondicionar melhor os itens.
Atualize o inventário
De tempos em tempos será preciso atualizar seu inventário. Por isso, planeje qual será esse período. Além de atualizar os itens, lembre-se de modificar também o valor monetário de cada bem, contabilizando a depreciação de cada um deles.
Concilie aspectos físicos e contábeis
Faça uma comparação das informações existentes na base contábil com os dados levantados no seu inventário físico.
Nesse momento, serão identificados os itens contabilizados que não constam mais fisicamente na empresa, além de permitir também a observação dos bens que não possuem registro contábil.
Essa conciliação é fundamental e nesse momento é possível gerar 3 relatórios: bens conciliados, sobras contábeis e sobras físicas.
Em muitas empresas, após essa etapa, ainda acontece o Teste de Recuperabilidade do Ativo (Teste de Impairment). Ele busca avaliar se os ativos da empresa estão desvalorizados. O objetivo é assegurar que o valor contábil registrado de um ativo seja recuperável pela capacidade de gerar receita pela sua venda ou uso.
Monte o Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial é extremamente importante e ajuda a compreender como a empresa se encontra nos aspectos financeiros e patrimonial, além de identificar onde foram aplicados os recursos gerados, a capacidade de gerar caixa, de liquidação, rotação de estoque, endividamento, lucratividade sobre o patrimônio, sobre as receitas etc.
Neste conteúdo, você viu que a gestão patrimonial é uma forma de controlar o patrimônio da organização de maneira sistemática e estruturada. A partir desses dados, os gestores conseguem entender melhor a empresa, otimizar os investimentos, reduzir custos e até se proteger contra multas.
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