Convenhamos: encontrar fornecedores que se encaixam com a cultura organizacional da sua empresa nem sempre é uma tarefa simples, você concorda? Por isso, questionamos: você sabe o que é RFP e como ela pode ajudar nesse processo complexo?
Request for proposal (abreviação de RFP), ou livre solicitação de proposta, nada mais é do que uma ferramenta para a gestão de fornecedores. Por meio desta ferramenta são estabelecidos padrões de negociação, tendo assim, a garantia de encontrar o produto ou serviço que apresente o melhor custo-benefício.
Vamos aprender mais sobre o que é RFP e quais são os benefícios da ferramenta? Venha conosco, se preferir você pode ouvir esse artigo logo abaixo!
Entenda o que é RFP
Quando você sabe exatamente o que é RFP, de que maneira ela pode auxiliar e investe na ferramenta a sua empresa só tende a ganhar!
Isso porque, com a RFP, você estabelece alguns padrões de negociação e também identifica quem são os melhores fornecedores para o seu negócio.
A RFP proporciona ótimas oportunidades e otimização na hora de solicitar respostas.
Apontando, de tal forma, tudo o que você precisa saber na hora de escolher um fornecedor, como: prazo, condição de pagamento, entrega, logística e muito mais.
Assim, o seu time não precisa ficar horas ligando para diversos fornecedores, aguardando a proposta formalizada por e-mail e tendo ainda que criar planilhas para comparar os benefícios de cada um.
Saiba qual é a importância do processo RFP para a sua empresa
Uma das maiores vantagens de utilizar a RFP é que você pode comparar, sem burocracia, uma oferta de um fornecedor para outro.
A ferramenta RFP permite avaliar o investimento e detalhes da proposta, dando a possibilidade de conferir se é o que você está precisando naquele momento.
Ela é uma ótima alternativa para você comprar certo e melhor! Afinal, no projeto estão especificados tudo exatamente conforme você precisa.
Essa exatidão que a RFP proporciona evita erros com o envio de mercadoria ou quantidade errada, não existindo abertura para falsas interpretações, por exemplo: o fornecedor compreender que você quer o produto X quando você precisa do Y.
A rfp também permite um melhor gerenciamento dos custos para ter mais produtividade.
Além disso, todos os fornecedores falam a mesma língua da sua empresa e, o melhor de tudo, é que é feito um contrato com cada fornecedor. Isso garante todas as condições acordadas e evita falhas nos processos.
Saiba como formatar e alimentar as informações da RFP
Agora que você aprendeu o que é rfp, precisamos saber como elaborá-lo.
Antes tudo, para a criação de uma RFP é essencial que você saiba qual problema ou desafio você pretende solucionar com esse fornecedor e após a resolução, o que você espera do mesmo.
Para você saber como criar uma RFP de sucesso, é necessário utilizar o ERP da sua empresa para determinar e distinguir as informações necessárias para a RFP.
Portanto, saiba que a RFP da sua empresa deve conter o planejamento para orientar os fornecedores sobre como será esse processo de contratação (e também confidencialidade, quando necessário).
Outras dicas essenciais são as seguintes:
- Chame para o processo de elaboração da RFP as pessoas certas. Convide principalmente quem é de extrema importância em algum processo ou o responsável por algum setor específico. É importante que envolva sempre as pessoas que poderão ser afetadas na requisição.
- Seja objetivo. Vá direto ao ponto que precisa solucionar e qual sua necessidade. Deixe claro os seus objetivos.
- Exija compromisso com o seu fornecedor, tanto na resposta à RFP quanto no cumprimento do que foi nela citado.
Veja algumas ideias sobre como ele pode ser estruturado:
Dados gerais da empresa
Necessário conter todos os dados da sua empresa, tais como:
- nome e nome fantasia;
- razão social e CNPJ;
- endereço;
- número de filiais;
- setores de mercado;
- quantidade de funcionários;
- composição tecnológica atual.
Informações sobre o processo seletivo
Os fornecedores precisam saber quais são os requisitos eliminatórios, o que é importante para a sua empresa, os meios de comunicação, a confiabilidade das informações (isso pode ser formalizado com um contrato em anexo).
Escopo do trabalho e produto
Especificar os produtos e serviços que são necessários no projeto, bem como elaborar um cronograma para a elaboração da solução técnica.
Responsabilidades
Descrever quais são as responsabilidades da sua empresa e da empresa a ser contratada. Aqui, também vale inserir quais são as premissas e restrições do projeto.
Modelo de orçamento
Enviar um modelo completo de orçamento para padronizar o processo e todas as empresas responderem exatamente o que você precisa saber.
Também é importante definir as formas de pagamento, os termos e condições.
Contrato
Depois de analisar todos os orçamentos, você solicita o contrato formalizado com a empresa que você escolher. Aqui, é bem importante constar tudo o que foi descrito acima e também inserir cláusulas sobre confidencialidade, publicidade e outros aspectos que o jurídico da sua organização solicitar.
Saber o que é RFP é essencial para a melhor gestão da sua empresa.
Ela é uma excelente alternativa para otimizar o tempo da sua equipe, evitar falhas no processo de contratação dos seus fornecedores e ter a garantia de encontrar o produto ou serviço que apresente o melhor custo-benefício.
RFP aplicada para o processo de contratação de ERP
Na aquisição ou troca de um ERP é de extrema importância que na RFP contenha quais são os principais pontos que o fornecedor deve atender, de acordo com as suas necessidades.
É preciso conhecer quais são os principais desafios que existem hoje na empresa e que o fornecedor deve atender. Mas também, você deve ter em mente seu objetivo a longo prazo. Para isso responda a seguinte pergunta: E quando meus problemas forem solucionados, o que o fornecedor terá a me oferecer?
Agora que você aprendeu o que é RFP, quais são os seus principais benefícios e também como fazer a integração com o sistema ERP da sua empresa, que tal compartilhar este post nas suas mídias sociais?
