Inventário de estoque ou contagem é um procedimento de controle que tem como objetivo checar a quantidade de produtos estocados na empresa, confrontando se o estoque físico está batendo com o estoque registrado.
Para te ajudar a implantar esse procedimento na sua empresa, trouxemos este conteúdo. Neste post, você verá:
- Quais são os benefícios de fazer o inventário de estoque
- Quais são as formas de fazer o inventário de estoque?
- O que fazer quando observar diferenças no estoque após o inventário?
- Como acontece na prática
Quais são os benefícios de fazer o inventário de estoque?
Realizar periodicamente o inventário de estoque traz benefícios, como:
- Saber quais e quantos produtos existem no estoque;
- Realizar compras mais assertivas em função da disponibilidade de produtos no estoque;
- Nortear ações para venda de produtos encalhados e/ou próximos da data de vencimento;
- Identificar divergências, apurar suas causas e fazer os ajustes necessários;
- Evitar a imobilização de capital de giro em produtos inadequados;
- Levantar o valor total de estoque da empresa, permitindo tomar decisões mais assertivas etc.
Quais são as formas de fazer o inventário de estoque?
O inventário de estoque pode ser realizado de duas formas, dependendo da realidade de cada empresa:
Inventário de Estoque Geral
Trata-se da contagem física que é realizada sempre no final de cada exercício contábil. Possui efeito fiscal e deve ser feita contando todos os itens do estoque.
Inventário de Estoque Rotativo
Esse é um procedimento de recontagem periódica dos itens do estoque. Para sua realização, é preciso selecionar um número reduzido de itens periodicamente para que sejam contados com uma frequência predeterminada (diária, semanal ou mensal) de acordo com a realidade de cada empresa. Finalizada a contagem desses itens, selecionam-se outros e, assim, sucessivamente.
Esse tipo de inventário serve para aumentar a precisão do estoque, pois, por meio dele, é possível encontrar e corrigir divergências encontradas de forma muito mais rápida e não só no momento do inventário periódico que é feito anualmente, o que torna muito mais difícil lembrar-se do motivo de algumas divergências.
Esse procedimento pode ser realizado manualmente ou por meio de um leitor de código de barras, caso a empresa utilize um software integrado de gestão (ERP). A morosidade e o risco de erros no procedimento, quando realizado manualmente, é muito maior. Então, o ideal nesse caso é que a contagem seja feita por pelo menos duas pessoas, sendo uma fazendo a contagem e a outra fazendo a conferência.
O que fazer quando observar diferenças no estoque após o inventário?
Caso sejam identificadas diferenças no estoque após a contagem física, é importante entender quais são as causas do desencaixe. Os principais motivos são:
- Ausência do registro das movimentações de entrada e saída de produtos (compras, vendas, trocas, devoluções, avarias etc.);
- Erros no lançamento das operações de entrada e saída;
- Registro correto das vendas, mas entrega do produto errado;
- Registro incorreto de produtos similares (cores, especificações);
- Ausência da conferência dos produtos recebidos dos fornecedores;
- Desvios/furtos;
- Configuração/parametrização inadequada do software (se utilizar).
Controlar o estoque utilizando um software integrado de gestão (ERP), que atualiza as informações quando uma compra ou venda é realizada, traz muito mais segurança e agilidade para a operação diária das empresas.
A realização do inventário, por exemplo, vai muito além de apenas contar os produtos do estoque. Esse procedimento norteia o gestor nas decisões de compra, ajuda a evitar perdas e impacta diretamente nos resultados do negócio.
Como acontece na prática
Jonas é o responsável pelo estoque em uma indústria de produtos químicos. Para facilitar seu trabalho, Jonas adota procedimentos simples, como:
- Controla o estoque por critério, como tamanho, lote, data de validade etc.;
- Utiliza endereçamento para facilitar o processo de entrada e saída de produtos e facilitar a localização destes;
- Realiza periodicamente a contagem física do estoque.
Apesar de realizar todos esses procedimentos de controle, Jonas sabe que, se a operação diária não for feita corretamente, é impossível manter o estoque “redondo”, por exemplo, o registro de todas as entradas e saídas do estoque, como compras, vendas, trocas, devoluções, bonificações, transferências etc.
Um simples erro no lançamento ou na entrega de um produto diferente do registrado durante a venda compromete todo o controle de estoque.
Assim, para manter o saldo de produtos registrados no software sempre em conformidade com a quantidade disponível no estoque físico, Jonas optou por realizar semanalmente o inventário rotativo na empresa.
Como o ERP utilizado por Jonas permite a realização do inventário mesmo com a operação em andamento, não é preciso fechar a indústria para fazer a contagem. Para isso, ele segue os seguintes passos:
1. Define os tipos de produtos a serem contados
Por se tratar de um inventário de estoque rotativo, Jonas seleciona semanalmente o tipo de produtos que vai contar. Assim, ao final do exercício contábil, no momento do inventário geral obrigatório, fica muito mais fácil identificar e corrigir possíveis falhas.
2. Realiza a contagem dos produtos
A contagem física dos produtos do estoque é feita e os valores encontrados são registrados no software ERP utilizado pela empresa.
3. Apura as divergências encontradas
Finalizada a contagem de todos os produtos, Jonas retira um relatório em que são listadas todas as divergências encontradas entre o estoque físico e o estoque registrado, permitindo identificar e tratar as causas dos desencaixes.
Fazer o inventário de estoque é fundamental para uma boa gestão das empresas, em especial para os setores de atacado e varejo. Além de uma obrigação legal, esse procedimento ajuda a reduzir custos.
Sabendo exatamente o saldo de produtos, é possível fazer compras mais assertivas e identificar a ocorrência de possíveis furtos e também falhas nos processos internos. Dessa maneira, melhorias podem ser estruturadas de forma que os erros não se tornem recorrentes.
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