A gestão financeira de uma empresa exige mais do que controle de fluxo de caixa e análise de demonstrativos. Quando sócios atuam diretamente na administração do negócio, um aspecto crítico, e muitas vezes negligenciado, é a formalização do pró-labore.

Entender e aplicar corretamente o pró-labore não é apenas uma exigência fiscal: é uma prática essencial para garantir transparência nas finanças, organização contábil e previsibilidade nos custos empresariais. Para diretores financeiros, contadores e profissionais de RH, essa definição clara entre a remuneração dos sócios e os lucros da empresa é o que sustenta uma gestão sólida e livre de passivos trabalhistas ou fiscais.

Neste artigo, você irá entender de forma clara e prática o que é o pró-labore, como ele difere de outras formas de remuneração, quais tributos incidem sobre ele e como calcular corretamente. Também mostraremos como o ERP Sankhya, por meio do módulo Pessoal+, ajuda a automatizar e simplificar esse processo, garantindo conformidade legal e eficiência operacional.

Banner promocional do ERP Sankhya destacando a o tour da folha de pagamento, incluindo cálculos de salários, pró-labore e encargos trabalhistas. A imagem mostra um sistema intuitivo com perfis de colaboradores e gestores, promovendo conformidade legal e eficiência na gestão de pagamentos empresariais.

O que é e como funciona o pró-labore?

Pró-labore, expressão em latim que significa “pelo trabalho”, é a remuneração obrigatória paga ao sócio que atua ativamente na administração da empresa. Diferente da distribuição de lucros, que depende do desempenho financeiro do negócio, o pró-labore é fixado independentemente dos resultados e deve ser pago de forma recorrente, devidamente declarado e tributado conforme a legislação vigente.

Para empresas que valorizam a conformidade e a governança corporativa, o pró-labore cumpre uma função estratégica. Sua adoção formalizada contribui para três pilares fundamentais:

  • Segurança jurídica: a ausência de pró-labore pode ser interpretada pela Receita Federal como omissão de rendimentos, o que abre margem para fiscalizações e autuações. Ao formalizar essa remuneração, a empresa demonstra boa-fé e evita riscos fiscais desnecessários;
  • Organização financeira: ao separar a remuneração dos sócios dos lucros empresariais, o negócio ganha clareza sobre os custos administrativos fixos. Isso permite um planejamento orçamentário mais preciso e evita surpresas na apuração de resultados;
  • Conformidade previdenciária: o pró-labore é base para o recolhimento do INSS do sócio-administrador. Essa contribuição não apenas evita multas e encargos, mas também assegura o acesso do sócio a benefícios previdenciários como aposentadoria e auxílio-doença.

Qual a diferença entre pró-labore, salário e distribuição de lucros?

Muitas empresas, especialmente de pequeno e médio porte, ainda cometem o erro de tratar diferentes formas de remuneração como se fossem equivalentes. No entanto, confundir salário, pró-labore e distribuição de lucros pode gerar distorções contábeis, falhas na folha de pagamento e sérias consequências fiscais e trabalhistas.

Abaixo, confira um comparativo claro que destaca as diferenças entre essas três formas de remuneração:

Tabela comparativa entre salário, pró-labore e distribuição de lucros, destacando para quem se aplica, encargos e direitos trabalhistas. A imagem mostra que o pró-labore é destinado a sócios administradores, possui incidência de INSS e IRRF, mas não garante direitos trabalhistas, ao contrário do salário CLT. Ideal para entender o conceito de pró-labore e suas diferenças em relação a outras formas de remuneração.
Principais diferenças entre salário, pró-labore e distribuição de lucros

Essa diferenciação impacta diretamente nos registros contábeis, na folha de pagamento e na carga tributária da empresa. Por isso, uma definição clara e formalizada evita problemas futuros.

Por que essa distinção é tão relevante?

  • Na contabilidade: cada forma de remuneração exige lançamentos contábeis distintos. O pró-labore deve ser contabilizado como despesa operacional, enquanto a distribuição de lucros não transita por esse mesmo caminho;
  • Na folha de pagamento: inserir um sócio como funcionário pode caracterizar vínculo empregatício indevido, gerando passivos trabalhistas. Da mesma forma, omitir o pró-labore pode ser interpretado como tentativa de evasão fiscal;
  • Na tributação: enquanto o salário e o pró-labore sofrem incidência de tributos, a distribuição de lucros pode ser isenta, desde que esteja formalmente prevista no contrato social e respaldada por balanço contábil regular.

Apesar de não haver um valor mínimo estipulado em lei para o pró-labore, a definição desse montante não pode ser arbitrária. O valor precisa ser compatível com a função exercida pelo sócio-administrador e com a realidade econômica da empresa. Estabelecer um pró-labore desproporcional, seja muito alto ou muito baixo, pode levantar questionamentos por parte da Receita Federal e comprometer a consistência da escrituração contábil.

Como calcular o valor do pró-labore?

A recomendação dos especialistas em contabilidade e compliance é usar como base:

  • A média salarial de cargos equivalentes no mercado;
  • A complexidade das atribuições do sócio;
  • O porte da empresa e seu faturamento;
  • O equilíbrio financeiro do negócio.

Essa análise deve ser feita com apoio do contador, evitando práticas que possam configurar distribuição disfarçada de lucros ou omissão de receita.

Etapas para o cálculo do pró-labore

  1. Definir o valor bruto mensal de acordo com os critérios acima.
  2. Aplicar a alíquota do INSS:
    • 11% sobre o valor bruto (devido pelo sócio)
    • Até 20% sobre o mesmo valor (encargo da empresa, conforme regime tributário)
  3. Calcular o IRRF:
    • Com base na tabela progressiva mensal da Receita Federal
    • Considerando deduções permitidas (como dependentes e INSS)

Exemplo prático:

Suponha que um sócio defina seu pró-labore em R$ 8.000,00 por mês:

  • INSS (11%): R$ 880,00
  • Base para IRRF: R$ 7.120,00
  • IRRF: Aplicar a alíquota correspondente à faixa (ver tabela atualizada no site da Receita)

Nesse caso, o sócio teria um valor líquido após os descontos, e a empresa ainda precisaria recolher o INSS patronal, se aplicável, dependendo do seu regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

Quais impostos incidem sobre o pró-labore?

O pagamento de pró-labore envolve o recolhimento de encargos obrigatórios, que devem ser considerados no planejamento da folha e no cumprimento das obrigações fiscais da empresa:

  • INSS do sócio (11%): descontado diretamente do valor bruto do pró-labore. Essa contribuição garante o vínculo previdenciário do sócio com a Receita Federal;
  • INSS patronal (até 20%): responsabilidade da empresa, exceto nos casos em que o regime do Simples Nacional permite isenção. A incidência depende do enquadramento tributário da empresa;
  • IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): calculado com base na tabela progressiva da Receita Federal, após o desconto do INSS. O valor varia conforme a faixa de rendimento e deve ser retido pela empresa.

Embora empresas do Simples Nacional tenham tratamento diferenciado em relação a alguns tributos, o pró-labore continua sendo obrigatório para os sócios que exercem funções administrativas, inclusive com o devido recolhimento de INSS e IRRF.

Ignorar essas exigências pode gerar inconsistências no eSocial, autuações e multas, além de comprometer a regularidade fiscal do negócio.

O pró-labore precisa ser declarado no Imposto de Renda?

Sim. Todo valor recebido como pró-labore deve constar na declaração do sócio como “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica”.

Além disso, a empresa precisa:

  • Declarar os pagamentos no eSocial;
  • Gerar as guias de recolhimento no SEFIP;
  • Informar corretamente na DCTF mensal.

Essa rotina exige atenção e precisão, principalmente em períodos de fechamento contábil e auditorias externas.

Saiba mais em: Imposto de Renda 2025

Quais os riscos de não pagar o pró-labore?

Ignorar o pró-labore ou realizar pagamentos de forma irregular pode expor a empresa a sanções fiscais severas. Veja os principais riscos:

  • Autuação por sonegação: Receita Federal pode exigir o recolhimento retroativo com juros e multas;
  • Invalidação da contabilidade: a ausência de pró-labore compromete a integridade das demonstrações financeiras;
  • Problemas em financiamentos ou auditorias: sócios sem rendimento formal têm dificuldade para comprovar renda;
  • Perda de benefícios previdenciários: sem contribuição ao INSS, o sócio perde o direito à aposentadoria e auxílio-doença.

Para empresas que visam crescimento sustentável e buscam acesso a crédito ou investidores, esse é um ponto crítico.

Como o Pessoal+ da Sankhya facilita a gestão de pró-labore

Gerenciar o pró-labore de forma manual, com planilhas, cálculos isolados e preenchimentos manuais em sistemas governamentais, é uma tarefa que consome tempo, está sujeita a falhas e pode comprometer a conformidade fiscal da empresa.

O módulo Pessoal+, do ERP Sankhya, foi desenvolvido para eliminar essas fragilidades. Ele automatiza todo o processo de gestão de pessoas, incluindo o cálculo e o registro do pró-labore, assegurando precisão nos tributos, rastreabilidade nas informações e alinhamento com a legislação trabalhista.

Principais benefícios do Pessoal+:

  • Agilidade no processo de admissão, com envio das informações dentro dos prazos legais;
  • Simplificação das rotinas e manutenção do histórico para consultas e movimentações futuras;
  • Conformidade total com a legislação trabalhista brasileira;
  • Prestação de contas precisa com o colaborador, incluindo homologações e pagamentos;
  • Garantia da integridade dos cálculos trabalhistas, com envio correto ao eSocial, SEFIP e demais obrigações;
  • Visão gerencial da folha de pagamento, com análise de custos por centro de alocação;
  • Controle completo do fluxo de solicitações e aprovações, com registro histórico detalhado.

Ao integrar dados financeiros, contábeis e trabalhistas em um só ambiente, o ERP Sankhya aumenta a produtividade das equipes, reduz riscos operacionais e oferece uma base confiável para decisões estratégicas.

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