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Tudo que você precisa saber sobre gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é uma área delicada em qualquer organização. Isso porque exige não só uma escolha acertada de...

O gerenciamento de projetos é uma área delicada em qualquer organização. Isso porque exige não só uma escolha acertada de estratégias e metodologias, mas principalmente porque precisa entregar o que se propõe, contribuindo efetivamente para os objetivos da empresa. Precisa realmente gerar valor.

Porém, não basta um bom planejamento, mas uma capacidade apurada para gerenciar recursos, métodos e pessoas, além de coragem para mudar os rumos quando necessário e para intervir no curso do processo, garantindo que os resultados esperados sejam atingidos.

Para o gestor que, ao ver sua organização se desenvolver, sente a necessidade de implementar uma metodologia de projetos para que esse crescimento ocorra de forma ordenada, segue uma lista de informações e dicas que poderão auxiliá-lo nesse processo. Veja a seguir:

Por onde começar?

Um dos chavões do mundo corporativo é dizer que antes de iniciar qualquer ação é preciso planejar. Isso não deixa de ser verdade, porém, antes de iniciar essa etapa, se faz necessário entender qual o objetivo do projeto e para qual problema é preciso encontrar soluções. Enfim, qual o motivo de realizá-lo.

Nessa fase inicial, o gerente de projetos tem que conseguir vislumbrar o ponto de chegada do respectivo projeto e quais os ganhos para a organização. Isso permitirá um planejamento mais claro e objetivo de métodos e processos. Aí sim, você poderá optar por uma metodologia Scrum ou PMBOK e conseguirá construir, efetivamente, um plano de negócios capaz de atingir as metas determinadas para o projeto.

Nesse primeiro momento, conhecido como iniciação, é importante não ultrapassar os possíveis validadores, ou seja, se for um projeto externo será preciso que o cliente aceite suas ideias para que os trabalhos sejam iniciados. Caso seja um projeto interno de uma corporação, seu patrocinador precisará aprovar esse escopo inicial para que os trabalhos realmente iniciem. Trata-se de uma formalização necessária, já que, provavelmente, várias pessoas serão envolvidas e isso implica em tempo de trabalho.

Agora sim, é hora de planejar!

O primeiro passo é a escolha da metodologia que será utilizada. Optar por um método tradicional ou por algo mais dinâmico como o Extreme Programming e o (famoso!) Canvas, depende da natureza das ações que serão organizadas, do DNA da organização e, claro, da personalidade do gerente. Não é possível gerenciar por um método que não se conhece a fundo ou com o qual não se identifica.

Em linhas gerais, planejar é definir o que será feito, em qual período e por quem. Além disso, a definição de como será feito (o tão temido “processo”) é vital, pois exige uma visão estratégica fundamentada para escolher quem é a melhor pessoa para realizar uma ação, em determinado formato. O gerente precisa ter em mente que o planejamento será referência para os executores, então clareza e objetividade são características essenciais.

Portanto, um cronograma realista e um detalhamento das ações são extremamente importantes.

Planejamento pronto? Vamos executar!

Chegou o momento decisivo! Com o planejamento estabelecido, com as ações e processos organizados, a execução nada mais é do que seguir, à risca, o que foi planejado. Parece simples, mas exige uma sinergia da equipe, que deve dispensar tempo e esforços para que os objetivos sejam atingidos. O gerente precisa estar constantemente atento a todas as etapas, validando o que a equipe entrega.

Essa atenção é primordial porque o risco de uma ação não sair como esperado existe (e é constante!) e quanto antes as falhas forem identificadas, mais rápido elas poderão ser corrigidas, aumentando as possibilidades de que o projeto atinja o sucesso desejado.

Outro ponto importante dessa etapa é a certificação de que todos os membros da equipe tenham as informações e os recursos necessários para a execução das ações. Para isso, o gerente precisa fornecer um scrum máster completo e elaborado com base nas características da equipe.

Atenção: diálogo, conversas e reuniões rápidas para saber como as tarefas estão sendo executadas são fundamentais durante esse processo. O gerente precisa enxergar como acontece a evolução do projeto.

Com o projeto em curso, é o momento de monitorar e controlar

Como falamos acima, durante a execução do projeto, o gerente precisa acompanhar a evolução das ações e alinhá-las com o planejamento para que os resultados sejam atingidos conforme o que foi pensado inicialmente. O monitoramento constante permite que algo que está desalinhado seja corrigido antes que se torne um problema, evitando que despenda tempo e recursos na resolução de falhas.

Primeiramente, é importante medir as ações do projeto, ou seja, saber onde se está e se os resultados parciais conferem com o que foi previsto no planejamento. Assim, será possível monitorar as variáveis das ações, como custos, tempo de realização das atividades e já começar a entender se as estratégias escolhidas são as mais adequadas.

Durante todo esse período, o gerente precisa confrontar projeto e realidade para alinhar as ações, métodos e táticas. Por exemplo, caso seja constatado que as ações estão atrasadas, o cronograma deverá ser atualizado ou outra medida deverá ser tomada, como a contratação de mão de obra extra.

Cabe ao gerente, também fornecer  feedback constante para a equipe. Só assim os envolvidos saberão se estão executando corretamente e terão a oportunidade de corrigir falhas e retirar dúvidas.

Mas não se esqueça: uma equipe motivada produz mais e melhor. Pense em seu time e como mantê-lo a todo vapor. Medidas simples de reconhecimento por um esforço ou uma ideia, podem fazer toda a diferença.

Avaliações

Ao encerrar o projeto, escolher um método avaliativo claro e que não dê brechas para a camuflagem de falhas é muito importante para o sucesso das próximas ações. Revise a execução e meça os resultados quantitativos e qualitativos, contrapondo-os com o que foi planejado.

O gerente de projetos precisa estar em constante atualização, pesquisando novas metodologias e entendendo a realidade de sua corporação. Somente assim, ele conseguirá que os projetos sejam aplicados de forma efetiva, que os recursos sejam utilizados com a melhor performance possível e que o desenvolvimento da organização aconteça.

Seja realista, encare as falhas de frente e ajude a sua equipe a evoluir e desenvolver ações realmente importantes. Assim, com certeza, o sucesso chegará!

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Redator Sankhya

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