Imagine o seguinte cenário: o cliente finaliza a compra, recebe a confirmação e aguarda ansiosamente a entrega. Mas, quando o pedido chega, falta um item. Ou pior: veio o produto errado. O resultado? Insatisfação, retrabalho, custos com devolução e, muitas vezes, danos à reputação da empresa.
Esse tipo de problema, que parece pontual, na verdade costuma ter origem em uma etapa crítica da operação logística: a separação de pedidos.
Pouco visível para quem está fora do centro de distribuição, mas absolutamente decisiva para a eficiência da entrega, essa atividade exige muito mais do que agilidade. Ela demanda precisão, organização e tecnologia, principalmente em operações que lidam com alto volume de pedidos e prazos cada vez mais curtos.
Neste artigo, você irá entender como funciona o processo de separação de pedidos, quais são os principais métodos utilizados no mercado, os erros mais comuns (e como evitá-los), além de conhecer soluções práticas para transformar essa etapa em um ponto forte da sua logística.
O que é separação de pedidos?
Separar pedidos significa identificar, localizar e coletar os itens vendidos em um pedido para que eles sejam enviados ao cliente. Essa atividade ocorre após a finalização da venda e antes da etapa de expedição, ou seja, é o elo entre o estoque e o cliente.
Na prática, isso significa garantir que o pedido do cliente seja montado com exatidão: com os produtos corretos, na quantidade certa, sem avarias e com a documentação adequada. Erros nesse momento afetam diretamente a experiência do cliente, os custos logísticos e a reputação da empresa.
Por isso, mesmo em empresas de médio porte, o processo já exige estrutura, padronização e tecnologia. Um pedido separado de forma equivocada gera retrabalho, devolução, problemas fiscais e, no caso do e-commerce, avaliações negativas que podem afetar futuras vendas.
Como funciona o processo de separação de pedidos
O processo completo de separação de pedidos pode variar conforme o grau de automação da operação, mas geralmente segue um fluxo com cinco etapas principais:
1. Recebimento do pedido
A jornada começa quando o pedido de venda é aprovado no sistema. A partir daí, o ERP ou o sistema WMS identifica os itens a serem separados, suas localizações no armazém e as prioridades de entrega.
Nesse ponto, o sistema gera uma tarefa de separação, que pode ser impressa (picking list) ou enviada eletronicamente para o coletor de dados do operador.
2. Planejamento da separação
Com base no volume de pedidos e nas configurações do WMS, o planejamento da separação pode agrupar pedidos com características semelhantes, dividir tarefas por zonas do armazém ou organizar ondas de separação de acordo com a janela de expedição.
Esse planejamento é essencial para garantir fluidez e produtividade, evitando que operadores realizem movimentos repetitivos ou percorram distâncias desnecessárias.
3. Execução do picking
Nesta fase, o operador percorre o estoque e coleta os itens conforme o que foi determinado pelo sistema. O sucesso dessa etapa depende da organização física do estoque e da clareza do sistema de endereçamento, sendo essencial que cada SKU tenha uma posição bem definida e visível.
Com o apoio de tecnologia (como leitores de código de barras ou RFID), o operador confirma cada item coletado, reduzindo a chance de erro.
4. Conferência e consolidação
Após a coleta, os produtos são encaminhados à área de conferência. Em pedidos que envolvem múltiplos operadores ou zonas, é necessário consolidar todos os itens antes da embalagem.
Muitas empresas adotam a conferência cega, na qual o operador lê todos os itens coletados e o sistema compara com o pedido original. Isso elimina falhas de conferência manual e evita o viés de confirmação.
5. Embalagem e expedição
Com o pedido conferido, os itens são embalados, etiquetados e direcionados para o embarque, com nota fiscal e identificação de destino. A eficiência da separação tem reflexo direto aqui: um pedido separado corretamente e no prazo evita gargalos na expedição e aumenta a pontualidade da entrega.
Métodos de separação: qual escolher para sua operação?
Existem diferentes métodos de picking, e cada um se adapta melhor a determinados contextos de volume, mix de produtos e estrutura de armazém. A escolha do modelo ideal faz toda a diferença na produtividade da operação.
Picking discreto (por pedido)
Cada operador separa um pedido completo por vez. É o método mais simples e seguro, com baixo risco de mistura entre pedidos. Indicado para operações com baixa complexidade ou com pedidos de muitos itens. Afinal, tem um baixo aproveitamento de rota e produtividade reduzida em operações com alto volume.
Picking por lote (batch picking)
Itens iguais de vários pedidos são separados em conjunto, otimizando deslocamentos. Depois, os itens são distribuídos nos pedidos correspondentes.
Ideal para operações com muitos pedidos pequenos e SKUs recorrentes. No entanto, exige um bom sistema de sorting e conferência para evitar trocas entre pedidos.
Picking por zona
O armazém é dividido em zonas, e cada operador atua em sua área. Pedidos com itens de diferentes zonas são montados em partes e consolidados ao final.
É um modelo escalável, ideal para armazéns grandes ou com muitos SKUs. Reduz o deslocamento individual e permite paralelismo na separação.
Picking por onda (wave picking)
Agrupamento de pedidos em blocos (ondas), definidos por critérios como horário de corte, tipo de transporte ou urgência. Todas as tarefas de separação são disparadas e executadas simultaneamente dentro da onda.
Excelente para operações com janelas logísticas bem definidas, como marketplaces ou atacados com rotas fixas.
Picking agrupado (cluster)
O operador separa simultaneamente múltiplos pedidos, carregando vários compartimentos (caixas ou cestos). Ao coletar um item, ele o distribui entre os pedidos correspondentes.
Potencializa cada deslocamento e é altamente produtivo, especialmente com o apoio de sistemas de coleta guiada, como pick-to-light ou voice picking.
Separação balcão
Modelo usado em operações com retirada local. Após a separação, os produtos são entregues diretamente no balcão, sem passar pelas etapas tradicionais de expedição.
Muito utilizado por distribuidores B2B e lojas com retirada física.
Erros mais comuns e como evitá-los
Mesmo com planejamento, alguns erros persistem em operações que ainda não contam com sistemas integrados ou processos maduros. Abaixo, listamos os mais frequentes e como preveni-los:
Produto errado
Causado por leitura incorreta, itens visualmente semelhantes ou localização confusa.
Como evitar:
- Leitura obrigatória de código de barras
- Endereçamento exclusivo por SKU
- Etiquetas e sinalizações visuais
Quantidade incorreta
Pode ser excesso ou falta de itens.
Como evitar:
- Conferência dupla
- Balança de contagem ou comparador de peso
- Sistema que exige confirmação manual ou leitura múltipla
Pedido incompleto
Itens deixados para trás durante o picking.
Como evitar:
- Checklists obrigatórios
- Sistema que bloqueia finalização sem 100% da separação
- Listas de picking ordenadas por rota lógica
Troca entre pedidos
Acontece em separações por lote ou cluster, quando os itens são colocados em compartimentos errados.
Como evitar:
- Compartimentos claramente identificados
- Sistemas put-to-light ou guided picking
- Conferência final cega
Atrasos na separação
Layout mal planejado, falta de pessoal ou método inadequado são causas comuns.
Como evitar:
- Slotting inteligente (itens de alto giro próximos da expedição)
- Roteirização com apoio de WMS
- Monitoramento de produtividade
Envio de itens danificados
Item coletado está quebrado, vencido ou fora de especificação.
Como evitar:
- Check visual obrigatório no momento da coleta
- Política de FEFO (first expired, first out)
- Inventários cíclicos com inspeção de qualidade
O papel da tecnologia na eficiência logística
Em um ambiente onde a velocidade da entrega e a precisão operacional são determinantes para a satisfação do cliente, contar apenas com esforço humano e processos manuais já não é suficiente. A tecnologia passou a ser um pilar fundamental para garantir padronização, rastreabilidade e eficiência logística.
Um WMS (Warehouse Management System) permite estruturar o armazém de forma inteligente, reduzindo deslocamentos desnecessários, prevenindo erros de separação e fornecendo visibilidade em tempo real sobre cada etapa da operação.
Mas os resultados realmente expressivos surgem quando esse controle não está isolado. No ERP Sankhya, o WMS é um módulo integrado que conecta estoque, pedidos, vendas, compras, expedição e faturamento em um fluxo contínuo e sincronizado. Essa integração reduz retrabalho, melhora o aproveitamento da equipe e transforma a logística em uma área estratégica do negócio.
WMS Sankhya: como ele contribui para a separação de pedidos
O WMS (Warehouse Management System) do ERP Sankhya oferece uma série de funcionalidades desenvolvidas para tornar o processo de separação de pedidos mais eficiente, flexível e seguro. Com ele, a empresa pode adotar diferentes estratégias de picking de acordo com o perfil do seu centro de distribuição, seu mix de produtos e o volume de pedidos processados.
Entre as possibilidades, estão:
- Separação por pedido: ideal para operações que precisam garantir a individualização e rastreabilidade total de cada entrega.
- Separação por produto: agrupa a coleta de itens iguais para diferentes pedidos, otimizando rotas e tempo de coleta.
- Separação agrupada (cluster): permite ao operador separar múltiplos pedidos simultaneamente, alocando cada item no compartimento correto.
- Separação balcão: voltada para operações com retirada presencial, garante agilidade e controle mesmo em pedidos com baixa complexidade.
Além da flexibilidade, o WMS Sankhya atua com roteirização inteligente, orientando o operador pelo caminho mais eficiente no armazém. Também conta com validações automáticas por código de barras, controle de lote, validade e número de série, e painéis de gestão em tempo real, que fornecem dados sobre produtividade, gargalos e status dos pedidos em andamento.
E como tudo está integrado ao ERP, a separação de pedidos se conecta diretamente com o faturamento, expedição, controle fiscal e gestão financeira, garantindo total alinhamento entre o que foi prometido na venda e o que será entregue ao cliente.
Conclusão
A separação de pedidos deixou de ser apenas uma atividade operacional. Ela se tornou um indicador direto da capacidade da empresa de entregar valor ao cliente com agilidade, confiança e controle. E para que isso aconteça de forma consistente, é preciso mais do que esforço: é preciso tecnologia integrada e processos inteligentes.
O ERP Sankhya com o módulo WMS entrega exatamente isso. Uma plataforma que conecta a lógica do armazém com a estratégia do negócio, permitindo mais eficiência, rastreabilidade e escalabilidade na operação.
Se a sua empresa ainda enfrenta falhas, atrasos ou falta de visibilidade na separação de pedidos, talvez o desafio não esteja na execução, mas sim na ausência de uma estrutura capaz de sustentar o crescimento com segurança.
Fale com um consultor e veja como transformar sua logística em uma vantagem competitiva real.
