Gestão à vista é uma prática organizacional em que o acompanhamento dos indicadores estratégicos é compartilhado em diferentes níveis da organização, a fim de que os colaboradores possam ter um entendimento claro sobre o cumprimento (ou não) dos objetivos organizacionais.
Os dados costumam ser organizados em quadros físicos ou painéis eletrônicos, onde as informações são dispostas graficamente, em linguagem simples e objetiva. A partir de sua análise, é possível propor mudanças de rotas, priorização de esforços ou mesmo prever problemas futuros.
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Imagine que sua empresa acaba de elaborar o planejamento estratégico para os próximos anos. Essa formulação aconteceu em nível de diretoria e estabeleceu os principais objetivos a serem atingidos. Uma vez definidos os indicadores e os responsáveis pela execução de cada plano, o próximo desafio é cascatear esse conjunto de informações para a liderança intermediária. Essas, por sua vez, tem a responsabilidade de compartilhar as diretrizes com suas equipes e acompanhar o dia a dia da execução.
Esse acompanhamento fica mais fácil quando a empresa adota a Gestão à Vista, uma ferramenta da administração estratégica que contribui para o acompanhamento dos resultados corporativos, na medida em que as informações são geradas pelos diferentes sistemas da empresa.
A divulgação é feita por meio de quadros físicos ou painéis eletrônicos, em que os indicadores são exibidos em representações gráficas que facilitam a visualização e o entendimento. Dessa maneira, todas as pessoas na equipe podem acompanhar os resultados e manter os níveis de engajamento necessários para o seu cumprimento.
O que é necessário para implementar a Gestão à Vista
A prática da Gestão à Vista vai depender da cultura organizacional e da realidade de cada empresa. Em algumas organizações, podem existir informações mais sensíveis e confidenciais, que talvez não possam ser compartilhadas.
Em outras, a transparência total é estabelecida nas políticas organizacionais. A forma como os dados serão expostos e divulgados vai depender do nível de transparência, sigilo ou criticidade de determinadas informações.
Outro ponto de atenção diz respeito à forma como os dados serão divulgados. O excesso de informações pode alterar a percepção dos colaboradores e levar a interpretações errôneas. É preciso escolher quais indicadores serão compartilhados e de que forma eles serão exibidos. Nem todas as pessoas tem familiaridade com a leitura de gráficos ou planilhas complexas. Quanto mais simplicidade, clareza e objetividade, melhor.
A Gestão à Vista vai funcionar como uma espécie de termômetro, que vai ajudar a avaliar o quanto a empresa está mais próxima ou mais distante de cumprir seus objetivos estratégicos. Os quadros podem trazer informações corporativas e / ou específicas de cada área. Isso quer dizer que o departamento de recursos humanos pode escolher um conjunto de indicadores para compartilhar com seus colaboradores, enquanto a área comercial pode ter interesse em outros, mais alinhados aos seus objetivos.
Vantagens da Gestão à Vista
Informar, engajar, motivar e estreitar os laços entre as equipes. Essas são algumas das vantagens da Gestão à Vista para as organizações. Informar significa traduzir os indicadores em uma linguagem comum, para que sejam disponibilizados em determinado canal e que façam sentido para os colaboradores.
Engajar envolve o comprometimento em atingir os resultados ou fazer as mudanças de rota necessárias para que isso aconteça. Motivar é conseguir provocar nas pessoas a vontade e a determinação de continuar ganhando ou de virar o jogo e trabalhar fortemente para garantir o que foi acordado.
Estreitar os laços significa colocar toda a equipe trabalhando em uma mesma direção, estabelecida pelo planejamento estratégico. É promover o espírito de unidade, fazendo com que as áreas se auxiliem mutuamente e sejam solidárias quando à entrega dos resultados esperados.
Quando os colaboradores acompanham os indicadores da empresa em tempo real, isso promove maior engajamento para manter ou melhorar os resultados. A divulgação transparente aproxima as pessoas da organização e faz com que elas demonstrem um interesse verdadeiro em atingir o que foi acordado.
Ao conhecer e interpretar os indicadores e objetivos específicos de sua área, o colaborador faz uma ponte entre os resultados esperados e seu desempenho particular. Todos os indicadores, direta ou indiretamente, estão relacionados à performance das áreas funcionais. Por exemplo, um advogado que vê crescer o número de ações trabalhistas, pode analisar as causas do problema e propor alternativas para melhorar esse indicador.
Com a Gestão à Vista, é possível identificar tendências positivas e negativas em determinados processos. Dessa maneira, a empresa consegue se reorganizar, reagir prontamente ou aproveitar as oportunidades. A leitura atenta dos indicadores ajuda o gestor a tomar decisões e não apenas a conhecer a situação atual da empresa.
Passo a passo para implementar a Gestão à Vista
Para quem ainda não conhece ou pratica a gestão à vista, algumas dicas de como o processo pode ser estruturado, independente do porte da organização:
1) Divulgue a estratégia da empresa: todos os colaboradores devem conhecer a visão, missão, valores e diretrizes estratégicas. Além das informações corporativas sobre onde a empresa quer chegar, eles precisam entender claramente quais os objetivos de sua área e como eles se desdobram no papel de cada indivíduo;
2) Estabeleça os indicadores: os resultados operacionais de cada área, dispostos em resultados gerenciais, são apenas dados. É importante que sejam transformados em informações corretas, fáceis de entender e que estejam sempre atreladas às diretrizes e objetivos estratégicos. Esteja atento à assertividade dos indicadores antes de compartilhar. Pior que não ter informação é ter informação errada;
3) Selecione as informações fundamentais: alguns indicadores envolvem cálculos complexos e difíceis de explicar. Muitas vezes, é preciso tornar a informação mais digerível Use um sistema de gestão: quando a empresa conta com ferramentas de apoio à gestão, como áreas de inteligência de negócios ou sistemas integrados, o levantamento dos indicadores fica mais fácil. Basta selecionar os dados, a periodicidade de divulgação e o formato mais adequado ao entendimento de sua equipe.
5) Estabeleça planos de ação ao identificar gaps: a Gestão à Vista é apenas o primeiro passo, uma espécie de fotografia que vai ajudar sua área a identificar se está caminhando no ritmo certo. Sempre que houver desvios, chame sua equipe, ouça as pessoas e elabore planos de ação.
Como criar um quadro ou painel
A prática da Gestão à Vista depende da criação de uma forma padronizada de compartilhar os indicadores estratégicos, sejam os da área, sejam os corporativos. Uma das maneiras de disponibilizar essas informações é por meio de quadros ou painéis que seguem um padrão gráfico simples de entender e visualizar.
Esses painéis podem ter diferentes formas, como por exemplo: digitais, em plataformas de um sistema de gestão; gráficos simples, gerados pelo excel; infográficos disponibilizados na intranet da empresa. Podem também ser quadros físicos expostos nos departamentos. A atualização vai depender da velocidade com que os indicadores são gerados. Empresas que possuem um sistema ERP, por exemplo, conseguem dados em tempo real. Outras, dependem de fechamento de relatórios gerenciais com diferentes periodicidades.
As ferramentas de gestão empresarial integradas aos bancos de dados permitem extrair dados em tempo real, ou seja, na medida em que a empresa gera novas vendas, é possível acompanhar seus indicadores comerciais. Um sistema ERP bem configurado contribui para que a Gestão à Vista seja uma prática simples e rápida. Tudo o que o gestor precisa fazer é parametrizar os dados que quer compartilhar, a frequência e a forma como quer que os indicadores sejam gerados.
O ERP permite ainda cruzar dados estratégicos, como por exemplo as vendas e a necessidade de reposição do estoque.
Cuidados na Gestão à Vista
Para quem nunca trabalhou com Gestão à Vista, seguem alguns cuidados para que a empresa tire o melhor da ferramenta.
1) Assertividade: esteja certo de que as informações foram apuradas de maneira correta, sem a possibilidade de dupla interpretação. Dados errados podem levar a decisões também equivocadas e prejuízos. Por exemplo, se as informações sobre fluxo de caixa forem superestimadas, a empresa pode tomar decisões erradas de tomada de crédito;
2) Relevância: compartilhe apenas o que for mais relevante para a sua equipe: informações gerenciais podem assumir as mais diversas formas, mas nem tudo é relevante para a sua equipe. Por exemplo, em recursos humanos, acompanhar os dados de reposição de estoques não agrega nenhum valor ao trabalho da equipe;
3) Sigilo: proteja informações estratégicas. Por mais transparente que uma empresa seja, nem todos os seus dados precisam ser compartilhados com todos os colaboradores. A alta liderança deve estabelecer claramente quais são os limites de cada gestor em relação aos indicadores corporativos que podem ou não ser divulgados;
4) Periodicidade: garanta a atualização periódica dos seus quadros ou painéis de Gestão à Vista. Estabeleça com sua equipe de quanto em quanto tempo haverá a atualização dos quadros. Quando o colaborador não identifica mudanças nas informações, o quadro tende a “virar paisagem”.
5) Apoio especializado: busque ajuda nas áreas especializadas para extrair os dados do sistema e traduzi-lo para seus colaboradores. Interpretações equivocadas podem comprometer a tomada de decisões.
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