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9 dicas para saber está na hora de trocar seu ERP

  Muitas empresas já conhecem a importância de ter um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Mas, devido aos esforços necessários...

 

Muitas empresas já conhecem a importância de ter um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Mas, devido aos esforços necessários para a implantação de um ERP, muitas empresas não estão abertas a realizar a troca do seu sistema de gestão – mesmo que ele não apresente os resultados que deveria.

Um ERP adequado para sua empresa deve agilizar seus processos; economizar o tempo de seus colaboradores; facilitar a execução de tarefas; te dar espaço para crescer e, principalmente, ser motivo de ganhos, não de perdas.

Se o seu sistema não te permite tudo isso, talvez seja a hora de pensar na troca do ERP!

Alguns pontos básicos podem instigar se o seu software está ou não sendo útil para sua empresa, confira abaixo:

  • Seu ERP é modular e exige muito tempo dos colaboradores para execução dos processos na plataforma;
  • Os usuários do sistema não conseguem personalizar seu próprio dashboard de acordo com as próprias necessidades;
  • Você não tem uma boa relação com seu fornecedor;
  • Não existe uma constante busca por melhoria dos processos para melhor uso do sistema.

Caso alguma das sugestões apontadas acima se encaixem na relação entre seu negócio e seu ERP, é importante que você siga com a leitura deste artigo, buscando entender se, de fato, existe a necessidade de trocar seu sistema de gestão.

Para começar a entender se você precisa realmente efetuar a troca do seu ERP, é preciso revisar alguns fatores que são extremamente relevantes para que o sistema ajude sua empresa a gerar melhores resultados.

 

#1 Avalie se as demandas de sua empresa são atendidas

Mais importante do que uma nova tecnologia de ERP é avaliar se as necessidades da empresa são atendidas pelo atual fornecedor do software.

Crescimento da organização, mudanças legais ou alterações de processos internos são situações que exigem a alteração do sistema.

Se o seu atual ERP consegue atender essas mudanças com eficiência, não há necessidade da troca – por agora.

No entanto, caso seu software já esteja no limite e te impossibilite de adicionar os crescimentos da sua empresa, demore a implementar as mudanças de legislação e não te permita realizar integrações internas ou externas, é possível que esteja no momento de mudar seu ERP.

 

#2 O seu ERP não vence, nem esgota!

É importante ressaltar que a solução ERP não deve ter uma “data de validade”. No entanto, é preciso analisar se o fornecedor do software realiza as atualizações tecnológicas, nos bancos de dados e nos aplicativos de forma recorrente.

As novas tecnologias trazem maior agilidade na utilização de determinados processos e melhoram alguns procedimentos, portanto, se o fornecedor não atualizar o ERP com certa frequência, te oferecendo sempre um sistema moderno e inovador, pode haver a necessidade de trocá-lo.

 

#3 Sua empresa ainda usa muito o controle por planilhas

É importante que você observe se o uso de planilhas eletrônicas está muito frequente, afinal o ERP veio com a intenção de integrar seus processos e evitar ao máximo que você tenha a necessidade de realizar os controles da sua empresa de forma paralela.

 

 

Afinal, se é preciso um “sistema” paralelo, isso demonstra que a solução não está atendendo suas necessidades, ou seja, seu software está obsoleto. 

Se você e seus colaboradores têm dúvidas de que o ERP atual está ajudando sua empresa a vencer desafios, talvez esteja na hora de pensar na troca do seu sistema.

 

#4 Seu ERP antigo tem apresentado problemas

Há quanto sua empresa utiliza esse ERP? Ele vem apresentando problemas? Se você teme que a empresa que presta suporte possa ter dificuldades no futuro para se adequar ao crescimento do seu negócio, mudanças na legislação ou até mesmo adaptações tecnológicas, então está na hora de mudar de sistema.

 

#5 O seu ERP não cresce junto da empresa

Outro fator que justifica a troca do ERP decorre da estratégia de crescimento que você traçou para o seu negócio. 

Por exemplo, você elaborou um plano para aumentar as vendas, mas para isso, precisa que o seu ERP seja configurado e adaptado para essa realidade. 

Para poder realizar novas operações, sistemas antigos precisam ser customizados. Isso pode gerar muitas falhas e distorções de informação.

Caso seu sistema não te permita crescer com tranquilidade, pode ser necessário efetuar a troca de ERP.

 

#6 Seu sistema não é colaborativo e integrado

Se seu sistema não permite colaboração e compartilhamento de informações, é provável que a cadeia apresente alguns desencontros, o que afeta diretamente na satisfação do cliente.

Isso acontece porque, de uma forma geral, os clientes esperam produtos e serviços feitos sob medida para suas necessidades específicas.

A falta de integração dos processos internos pode também afetar a agilidade dos seus funcionários ao realizar uma tarefa, exigindo mais esforços realizados por fora da plataforma. 

Isso gera mais custos e aumenta o tempo gasto para executar os processos, indicando a falta de eficiência do seu ERP atual. 

 

#7 O sistema da sua empresa não é flexível

Os ERPs precisam ser flexíveis para se adaptarem a novas legislações, afinal, o país passa por um período de constantes revisões nas regulamentações e, por conta disso, modelos mais antigos podem não conseguir se adequar às novas exigências legais. 

Converse com seu fornecedor e busque entender o planejamento de atualizações do seu sistema para que ele se adapte às mudanças futuras que podem vir a ocorrer.

 

#8 Seu fornecedor não te acompanha com frequência

Outra dica que sempre fazemos questão de lembrar é que ferramentas de TI e sistemas de gestão, em geral, não resolvem todos os problemas por si só. 

Os ERP’s devem, necessariamente, ser acompanhados de uma mudança cultural e da adoção das melhores práticas do mercado, bem como da busca pelo conhecimento básico dos conceitos que são inerentes ao negócio de cada empresa.

Para que o seu software seja o mais adaptado possível à sua empresa, é importante que o seu fornecedor te acompanhe com frequência e te ajude a mapear seus processos.

Assim, será possível adequar seus processos de forma que eles funcionem com total harmonia em relação ao seu ERP. No entanto, se o fornecedor do seu sistema não realiza tal acompanhamento, pode ser o momento de buscar outras soluções.

 

 

#9 Te custa caro usar um ERP obsoleto

É importante que, caso seu sistema se encaixe nas colocações feitas acima, você se questione por quanto tempo pode arcar com as despesas de não substituir o seu ERP.

Outro fator relevante a ser levantado é a possibilidade de sua empresa conseguir arcar com a substituição do sistema atual.

Ponha no papel os custos com a substituição do sistema e os custos com as perdas e os ajustes no sistema antigo, avaliando qual seria a melhor opção para o seu negócio no momento.

 

Vai realizar a troca do seu ERP?

Antes de optar por um sistema e realizar a implantação, é importante que você se atente aos seguintes aspectos para escolher um novo software de gestão:

Eficiência

Opte por um novo software que elimina os processos que já não se adequam à rotina da sua empresa, e que, além disso, reduz o retrabalho manual na hora de extrair os dados. 

O sistema também deve tornar mais ágil a compilação das informações e a geração de dashboards, tornando os seus processos muito mais eficientes.

Informações integradas

É importante que um sistema de gestão novo traga informações integradas à sua gestão, fazendo com que os dados entre os processos sejam conectados automaticamente. 

Por exemplo, quando um consumidor fizer uma compra em um PDV, essa ação deverá gerar uma ordem de serviço ou de fabricação, encadeando a requisição de material e mão de obra. 

Isso vai reduzir o estoque e gerar uma requisição de compra, alimentando o setor financeiro com as informações necessárias para prever os gastos e os recebimentos. 

Dessa forma, será possível planejar e controlar os gastos com seu novo ERP, além de otimizar os processos de produção.

Customização

Durante o processo de implantação do seu novo ERP, o ideal é que você tenha a oportunidade de customizar o software, assim você e seus colaboradores conseguirão uma valiosa ajuda ao automatizar processos específicos do negócio. 

O software deve ser desenvolvido sob medida para suas necessidades, levando em conta seu ramo de negócios, sua metodologia de trabalho e a rotina específica de cada departamento da sua empresa para elaborar os módulos e integrações.

Facilidade de uso

Seu sistema antigo estava lento ou difícil de usar? Isso é corrigido com a troca para um novo software que acompanha a evolução tecnológica e que se preocupa com usabilidade. 

A partir da sua experiência e de seus funcionários utilizando o antigo ERP, será possível identificar quais pontos você considera mais problemáticos para sua operação e, assim, exigir que o novo software atenda os pontos mais críticos de usabilidade

Além disso, se você sofre com funcionários que não são engajados, ou mesmo que não sabem utilizá-lo corretamente, realizando tarefas fora do ERP, considere um fornecedor que ofereça treinamentos adequados, presenciais ou a distância, e que invista em usabilidade. São pontos primordiais que impactam e muito na utilização do software.

Mobilidade

A mobilidade é uma das maiores exigências do novo mercado, por conta disso, é cada vez maior o número de colaboradores e de gestores que utilizam smartphones e tablets para acessar dados que os auxiliem na sua rotina de trabalho. 

Seu novo sistema deve estar equipado com essa funcionalidade, garantindo acesso a dados gerenciais, relatórios precisos e informações estratégicas para auxiliar as tomadas de decisão com mais velocidade em qualquer lugar e a qualquer hora.

Tendências tech e mudanças fiscais

Além da mobilidade, os sistemas de ERP mais inovadores estão preparados para receber novas tecnologias e já vêm de acordo com a mais nova legislação reguladora, vigente no momento da troca. 

O cenário fiscal brasileiro está em constante mudança! A carga tributária, o modelo de cálculo de impostos e o controle exigido pela legislação são muito complexos e estão sempre sendo atualizados.

Por conta disso, seu novo software deve acompanhar as novas exigências fiscais em tempo hábil, ajudando sua empresa a manter suas obrigações legais em dia.

 

Ainda não sabe se precisa trocar seu ERP?

Caso você ainda esteja em dúvida quanto à necessidade de trocar o seu sistema de gestão, nossos especialistas em ERP elaboraram um quiz rápido que poderá te ajudar de vez a cessar esses questionamentos.

Basta acessar o quiz clicando na imagem abaixo, ou acessando a página por meio deste link.

 

 

Se precisar de mais respostas e informações, comente abaixo ou entre em contato conosco!

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Redator Sankhya

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