Como ganhar eficiência no controle de contas a receber

Uma gestão financeira efetiva para a empresa exige um rígido acompanhamento das finanças, em especial o controle de contas a...

Controle de contas a receber

Uma gestão financeira efetiva para a empresa exige um rígido acompanhamento das finanças, em especial o controle de contas a receber. Ter um planejamento de todo o orçamento mantém os gestores atentos quanto aos prazos de recebimento e, assim, evita prejuízos ao negócio.

No entanto, para um controle de contas a receber realmente eficiente, é preciso que seja realizada a gestão por meio de um sistema integrado. Afinal, é a forma mais confiável e mais simples de garantir que nenhuma conta será esquecida.

Neste artigo, explicamos o que são contas a receber, a importância delas em uma empresa, o que difere das contas a pagar, como pode ser feito o controle e como utilizar o sistema integrado de gestão para auxiliar em cada atividade. Confira!

O que são contas a receber e qual é a importância desse processo?

Contas a receber são os valores que entram na empresa e são pagas por terceiros. É importante que estejam sempre em dia para que o negócio se mantenha com resultados positivos e não corra riscos de prejuízo.

Quando falamos em um negócio de varejo, por exemplo, é preciso que o gestor faça um registro das receitas de vendas a fim de monitorar com facilidade os valores que a empresa tem a receber dos clientes.

Dentre os benefícios do registro dessas receitas de vendas, estão:

  • Facilidade na identificação de títulos;
  • Agilidade na relação entre comercial e financeiro;
  • Controle de limite de crédito;
  • Prevenção de desvios financeiros.

Além disso, esses fatores são importantes para que a empresa tenha um histórico de pagamento dos clientes, faça um controle adequado de inadimplência e acompanhe o fluxo de caixa.

Quando a empresa não faz o registro nem vincula as contas a receber às vendas, as informações para tomada de decisão ficam limitadas ao departamento financeiro, dificultando a extração de informações em âmbito comercial, como, por exemplo, um relatório de valores de vendas por região, tipo de vendas por período etc.

E não basta registrar as receitas de vendas. Também é fundamental fazer o lançamento direto de outras receitas no financeiro. Ou seja, devem ser registradas todas as contas da empresa que não têm origem nas movimentações comerciais, como os rendimentos de aplicações financeiras, as receitas de aluguéis etc.

Esses lançamentos podem ser realizados considerando os valores reais ou também podem ser registradas provisões.

Uma pesquisa realizada pelo IBGE mostrou que 48% das empresas fecham em até 3 anos. Um dos principais motivos é a falta de gestão financeira. Por isso, é importante que se faça um controle orçamentário preciso e bem detalhado de contas a receber, independente do tipo de operação, para que o negócio não tenha prejuízos financeiros devido à falta de gestão.

No entanto, para um controle de contas a receber realmente eficiente, é preciso que seja realizado por meio de um sistema integrado de gestão. Afinal, é a forma mais confiável e mais simples de garantir que nenhuma conta será deixada de lado.

Contas a receber x contas a pagar

A saúde financeira de uma empresa é o pilar que sustenta seu sucesso. O acompanhamento diário das contas a pagar e a receber é essencial para que os gestores entendam a realidade orçamentária da organização.

Assim, eles conseguem manter uma boa gestão de custos, um planejamento coerente com as finanças e um fluxo de caixa positivo. Mas, afinal, o que diferencia as contas a pagar e a receber?

Contas a pagar

As contas a pagar são as obrigações financeiras que a empresa tem, sejam internas ou externas. 

Os custos que a organização tem são diversos e podem ser divididos entre:

  • Custos diretos (matéria-prima, mão de obra);
  • Custos indiretos (aluguel, internet);
  • Custos fixos (energia, água, salário);
  • Custos variáveis (investimentos, comissões, impostos).

Contas a receber

As contas a receber são definidas como todo o dinheiro que entra na organização e que precisa ser pago por terceiros, como as vendas a prazo e os  juros e multas por contas que estão em atraso.

Para ter um monitoramento bem organizado de todos os recebimentos, é necessário:

  • Agrupar por datas de vencimento;
  • Oferecer descontos em pagamentos antecipados;
  • Diminuir inadimplência;
  • Ter um planejamento financeiro;
  • Saber cobrar os devedores.

Tanto as contas a pagar quanto as contas a receber precisam fazer parte do controle orçamentário e devem ser bem detalhadas para que não ocorram erros no balanço patrimonial. Ter um monitoramento total de ambas é essencial para uma gestão financeira de qualidade.

Confira este conteúdo para saber mais sobre como melhorar esses controles: Contas a pagar e receber: como melhorar o controle e o rendimento da empresa.

Dicas para uma gestão de contas a receber eficiente

O controle diário das contas a receber ajuda os gestores a manterem as finanças sempre em dia e não serem pegos de surpresa com problemas de pagamento. Mas, para fazer uma gestão eficiente, alguns pontos são essenciais. A seguir, listamos algumas dicas importantes.

1. Organize as movimentações de recebimentos

A organização é o pilar fundamental para que a empresa tenha uma gestão de contas a receber bem controlada. Separar em categorias pode ser interessante, como por datas de vencimento ou tipos de clientes. 

Outro fator necessário é manter todas as movimentações em uma planilha para que a visualização seja ampla e facilite os processos. Usar um sistema de gestão facilita nessa atividade.

2. Cobre os devedores nas datas corretas

A cobrança dos inadimplentes é um ponto de atenção para as empresas, pois recebimentos atrasados geram prejuízos financeiros que podem atrapalhar o desempenho do negócio. Saber cobrar nas datas corretas também é uma forma de manter os devedores sempre em alerta e evitar que se acostumem a pagar em prazos indefinidos.

3. Estimule o recebimento antecipado

Ao estimular os devedores a pagarem antecipadamente, a empresa evita problemas com atrasos que possam prejudicar o controle orçamentário. Utilizar a régua de cobrança é uma forma de facilitar o recebimento sem ter problemas com datas. 

Outra forma de conseguir estruturar a antecipação é oferecendo vantagens, como, por exemplo,  descontos em pagamentos efetuados antes da data de vencimento.

4. Invista em um sistema de gestão

Controles orçamentários não são uma atividade ágil e simples quando feita manualmente. Por isso, é essencial investir em um bom sistema de gestão que ofereça as ferramentas necessárias para otimizar o tempo e efetuar atividades burocráticas com rapidez e eficiência

Com um bom software, os gestores conseguem ter relatórios detalhados de todas as contas a receber e, assim, fazer planejamentos e previsões com precisão.

Como pode ser feito o controle de contas a receber em uma empresa?

Conheça as diversas formas de fazer o controle de contas a receber na empresa e em quais situações elas são mais recomendadas:

De forma manual

O registro das contas a receber é feito em papel (um caderno de registros, por exemplo) ou apenas contando com a lembrança do gestor, sendo necessário o registro tanto no comercial quanto no financeiro da empresa, já que não há integração.

Esse método está sujeito a falhas humanas e esquecimento por parte de quem o executa. Por isso, é recomendado somente para microempresas que não tenham um volume grande de contas a receber.

De forma eletrônica-manual

Nesse caso, o registro de contas a receber é realizado utilizando planilhas eletrônicas ou programas simples e também é necessário o lançamento no comercial e no financeiro, quando não há vinculação automática.

Esse método também pode gerar retrabalho e está sujeito a erros. Por isso, não é recomendado para empresas que precisam fazer vários registros ao longo do mês.

Por meio de um sistema integrado de gestão

A melhor maneira de fazer o controle de contas a receber é utilizando um sistema integrado de gestão (ERP), que faz o vínculo das contas a receber com as vendas de forma automática e permite a extração de relatórios avançados comerciais e financeiros.

Esse método é seguro e recomendado para empresas que possuem volume moderado a alto de vendas.

Dicas de como fazer a gestão de contas a receber em um ERP

Agenda financeira no ERP Sankhya

O ERP é um ótimo aliado para a gestão financeira de uma empresa. Com a integração de dados, ele oferece recursos essenciais para um controle de contas a receber eficiente e otimizado.

Ao fazer o registro das contas a receber no sistema, é essencial considerar as seguintes informações:

  • Nota fiscal de origem;
  • Cliente;
  • Número do título (identificador);
  • Data de emissão do título;
  • Tipo do título (boleto, cheque, promissória etc.);
  • Pedido que gerou a venda (se for uma receita originada de vendas);
  • Valor;
  • Data do vencimento;
  • Desconto / bonificações (se houver);
  • Parcelas;
  • Valor dos impostos;
  • Vendedor;
  • Natureza da receita (classificação).

O registro correto dos recebíveis permite o controle de acordo com o tipo de título, como: boletos, duplicatas, promissórias, cheques pré-datados etc.

Esse controle possibilita que a empresa tenha informações suficientes para tomar melhores decisões sobre recebimentos previstos, buscando garantir o cumprimento dos compromissos assumidos pelos clientes com a empresa. Também evita que a empresa considere como pago quem não pagou ou gere cobrança para quem já pagou.

O responsável pelas contas a receber deve consultar diariamente o sistema para conhecer os títulos pendentes vencendo no dia e registrar a baixa de acordo com os recebimentos.

Todos os dias, é preciso verificar na “Agenda Financeira” as contas a receber referentes ao dia, oriundas de vendas a prazo e outras receitas da empresa.

Com o extrato bancário do dia anterior em mãos, é possível verificar os recebimentos e prosseguir com o procedimento de baixa de títulos.

Juntamente com esse controle dos recebimentos, o gestor deve realizar a conciliação bancária para a garantia de que o saldo disponível possa ser realmente considerado para tomada de decisões.

Para o crescimento sustentável da empresa, é importante gerenciar com atenção tanto as contas a pagar quanto as contas a receber. Fale com um consultor e saiba mais como o ERP Sankhya pode ser um grande aliado na gestão financeira da sua empresa.

Sobre o autor
ERP na Prática

O ERP na Prática é um projeto que visa apresentar como funcionam os principais processos de gestão no dia a dia das empresas dentro do ERP Sankhya.

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