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Régua de cobrança: o que é e como acontece no ERP?

Ter uma boa gestão financeira em uma empresa é essencial para o crescimento dos negócios. Mas conseguir manter o controle...

Ter uma boa gestão financeira em uma empresa é essencial para o crescimento dos negócios. Mas conseguir manter o controle de todas as cobranças e reduzir a inadimplência não é tarefa fácil. Por isso, é preciso ter um bom planejamento e as ferramentas certas, como a régua de cobrança, para que as finanças entrem nos eixos e a empresa consiga manter um equilíbrio. 

Entender o conceito de régua de cobrança e saber aplicá-la da forma correta é um grande passo para uma gestão financeira de qualidade e, consequentemente, para o crescimento e o sucesso da empresa.

Neste artigo, explicamos o que é esse conceito, quais são as vantagens de usar essa ferramenta na prática para fazer a diferença no financeiro da empresa e como ela funciona no ERP. Confira!

O que é régua de cobrança?

Com o intuito de reduzir a inadimplência, a régua de cobrança é uma ferramenta financeira capaz de organizar de forma precisa cada cobrança da organização através de etapas

Dessa forma, é possível saber a forma e o momento certo de realizar a cobrança de acordo com o tipo de dívida. A régua de cobrança consegue definir a maneira mais adequada de contato para cada processo, tendo o controle de recebimentos em dia e organizado.

Essa estratégia financeira, se feita com um bom planejamento, é um método bem objetivo e prático de se aplicar em uma organização que deseja ter um controle exato de cada cliente que precisa ser cobrado.

Por meio de informações como datas, conteúdos que devem ser enviados ao devedor e forma de pagamento, a empresa consegue estipular como será executada cada ação da régua de cobrança e, dessa forma, ter cada etapa pronta para ser efetuada no momento certo.

Ao aplicar a régua de cobrança, existem alguns pontos que são fundamentais e precisam ser averiguados sempre antes de iniciar as etapas:

  • Em que data a venda foi efetuada;
  • Qual a data de vencimento do pagamento;
  • Datas para efetuar as cobranças;
  • Quais serão os meios de comunicação utilizados para o contato com o cliente;
  • Qual foi o conteúdo enviado e de que forma o cliente respondeu.

Quais são os tipos de régua de cobrança?

A empresa pode definir que tipo de régua de cobrança ela deseja aplicar de maneira que se adeque à estrutura do negócio ou à forma de compra de cada cliente devedor. Os três tipos mais usados são:

Depósito bancário ou transferência

É necessário um monitoramento maior e mais comunicação com o cliente, uma vez que essa forma de quitar a dívida depende totalmente do devedor para ser efetuada.

Boleto

É um dos tipos usados com maior frequência e, assim como o depósito ou a transferência, depende mais do cliente para concluir o pagamento. Por isso, é preciso um maior controle e monitoramento

Cartão de crédito

É um dos meios mais práticos para a empresa, já que a cobrança já vem na fatura do devedor. Mas também tem seus problemas, caso o cliente não tenha limite suficiente ou o cartão esteja vencido.

Uma pesquisa realizada pela Confederação Nacional do Comércio (CNC) mostrou que o número de brasileiros endividados bateu recorde em 2021, chegando a 76,3% das pessoas. Segundo a Pesquisa de Endividamento e Inadimplência do Consumidor (Peic), essa é a maior porcentagem desde 2010.

Por isso a importância das empresas investirem em ferramentas, como a régua de cobrança, que facilitem os processos de forma prática, organizada e com um bom controle de recebimentos.

Quais são as vantagens de usar a régua de cobrança?

Ter todo um processo organizado de cobrança a clientes devedores não é uma tarefa fácil para uma organização. Requer ações bem precisas e estruturadas, tanto para a dinâmica de comunicação quanto para o controle de recebimentos. Nesse caso, a régua de cobrança é uma ferramenta fundamental.

Como são muitos os desafios que uma empresa passa em sua gestão financeira, aderir a ferramentas automatizadas pode ajudar muito. A partir de uma comunicação estratégica com o cliente, a régua de cobrança traz inúmeras vantagens para o processo. A seguir, listamos 4 delas:

1. Garante fácil acesso ao histórico dos clientes

A régua de cobrança facilita o acesso da empresa ao histórico dos clientes inadimplentes. Dessa forma, fica fácil saber como é o comportamento financeiro desse consumidor para entender qual a melhor maneira de fazer a cobrança

Com processos automatizados, os relatórios já são emitidos com todos os detalhes possíveis de cada cliente. Tendo esse tipo de tecnologia, o contato para cobranças fica mais profissional com informações específicas para cada etapa.

2. Permite comunicação personalizada 

Com as informações e o histórico detalhado de cada cliente, é possível criar uma comunicação personalizada de acordo com a situação do devedor. Assim, o contato fica mais assertivo.

3. Evita possíveis erros

Por contar com processos automatizados, a régua de cobrança evita possíveis erros que podem acontecer frequentemente quando feitos manualmente, como, por exemplo, o envio de cobranças indevidas ou boletos errados.

4. Otimiza o tempo 

Com o uso de uma ferramenta tecnológica, os profissionais do setor de gestão de finanças conseguem otimizar o tempo com todas as atividades burocráticas, como o envio de cobranças, e, assim, focar em ações estratégicas para o crescimento e melhorias no financeiro da empresa.

A equipe com mais tempo para estruturar estratégias consegue manter a marca em um nível de destaque perante a concorrência e, principalmente, a satisfação dos clientes, que são cobrados através de uma comunicação personalizada e com bom atendimento.

Como a régua de cobrança funciona no ERP Sankhya?

Para conquistar a redução de inadimplência em uma empresa, é preciso investir em ferramentas que permitam eficácia e qualidade nos processos de cobrança. Por isso, o uso da régua de cobrança no ERP é uma maneira tecnológica e com recursos que possibilitam um ótimo retorno para a gestão financeira da organização.

É preciso ter soluções certeiras para que as cobranças sejam feitas com sucesso e contar com um ERP ajuda na recuperação de crédito e nas precauções a possíveis inadimplências

A Rotina de Régua e Cobrança do ERP Sankhya, por exemplo, é utilizada para automatizar todo o processo das etapas de cobrança e definir regras a serem utilizadas pela empresa. Com a solução Sankhya, é possível estruturar várias etapas:

  • Escolher o meio de comunicação que será utilizado para a cobrança;
  • Definir a data em que será enviada (antes, durante, após o limite);
  • Emitir alertas e bloqueios;
  • Visualizar o histórico das cobranças feitas a cada cliente com possibilidade de escrever comentários sobre o processo;
  • Montar uma agenda em que o profissional consegue ver de forma ampla as datas em que deve entrar em contato com os devedores;
  • Criar ações personalizadas específicas para cada tipo de cobrança.

Cobranças sempre serão o “calcanhar de Aquiles” de uma empresa. Por isso, otimize o tempo na gestão financeira, ganhe destaque pelas ações executadas com qualidade e organize todos os processos de inadimplentes de forma prática e dinâmica através da régua de cobrança do ERP Sankhya.

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Redatora Sankhya

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