Você já ouviu falar na metodologia GTD ou método GTD? A sigla significa Getting Things Done e foi criada por David Allen, ajudando as pessoas a gerenciarem melhor suas ações e o seu tempo, aumentando, assim, a produtividade.
Se você anda sofrendo para encaixar tudo o que precisa fazer nas 24 horas do dia ou deseja tornar seu time mais produtivo, continue lendo este artigo!
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O que é a metodologia GTD?
Basicamente, a metodologia GTD envolve retirar da sua mente todos os afazeres que você precisa dar conta e colocá-los em um lugar físico. Assim, você consegue visualizar e organizar dentro de um cronograma todas essas atividades.
Dessa forma, podemos entender o método GTD como uma maneira de organizar tarefas, prioridades e de programar o seu dia, tornando todas as suas atividades mais fáceis de serem gerenciadas, minimizando o estresse e a ansiedade e aumentando a sua produtividade.
Lembrando que ser produtivo não significa conseguir produzir mais. Na verdade, a ideia é aproveitar melhor o tempo disponível e focar-se nas atividades prioritárias, gerindo adequadamente as horas trabalhadas.
Quando você tira da mente a preocupação com tudo o que precisa fazer, consegue se focar e se concentrar para lidar com uma demanda por vez, o que aumenta a sua atenção e foco e, consequentemente, os seus resultados.
Como aplicar a metodologia GTD?
A metodologia GTD é dividida em 5 etapas e podem ser usadas para praticamente qualquer tipo de trabalho e também para as atividades domésticas, compromissos pessoais e todas as tarefas que precisam de organização. Vamos ver cada etapa.
Etapa 01: capturar
Nessa etapa, a ideia é retirar da sua mente todas as ideias, atividades e afazeres. Anote em um caderno, planner ou aplicativo tudo o que vier à sua mente. Crie o hábito de anotar sempre uma ideia ou tarefa no momento em que ela surgir.
É comum encontrarmos pessoas que vivem “apagando incêndios”, ou seja, resolvendo uma série de problemas que surgem porque elas simplesmente se esqueceram das coisas que precisavam fazer.
Assim, ao criar o hábito de sempre anotar tudo, você não sofrerá com esse problema.
Etapa 02: esclarecer
Agora, você deverá avaliar todos os itens registrados e identificar o que merece ou não sua atenção. No caso, a dica do método GTD é usar um fluxograma, avaliando se o item anotado é: acionável, se a ação é prioridade, se pode ser adiada etc.
Assim, para cada item anotado que não demanda uma ação, você deve:
- descartar o que você sabe que não irá fazer e que só acabou anotando no calor do momento;
- colocar o item em uma nova lista de “coisas para fazer algum dia ou talvez”, incluindo nessa lista aqueles projetos que você pretende realizar, mas ainda não tem um prazo definido para isso (como aprender a tocar um instrumento musical, desenvolver um hobbie etc.);
- colocar em uma lista chamada “referências” tudo o que você deseja guardar para o futuro (artigos inspiradores, livros que você quer ler etc.).
Para os itens que demandam ação, você deve, primeiro, analisar o tempo que a atividade demora para ser feita. Se ela é rápida e leva menos de dois minutos, faça-a agora e elimine de uma vez a atividade pendente.
Caso ela demore mais do que dois minutos, é possível:
- delegar a tarefa para a pessoa responsável;
- agendar a realização, marcando o dia e horário específico;
- se for uma tarefa muito grande, transformá-la em um projeto.
Vamos supor que a tarefa seja mudar de área de atuação. Essa é uma atividade muito grande, então você deverá dividi-la em várias atividades menores, como: estudar o novo mercado, se qualificar, buscar indicações etc.
Etapa 03: organizar
Agora é a hora de organizar suas atividades de acordo com o contexto de cada uma delas. Por exemplo: trabalho, pessoal ou viagem. Assim será mais fácil encontrar cada atividade que deseja e facilitar quando precisar verificar o que ainda está pendente em cada um dos seus contextos de vida.
Etapa 04: revisar
A metodologia GTD envolve uma revisão sistemática das suas tarefas. Você pode fazer isso todos os dias ou uma vez por semana, por exemplo. Reavalie todas as suas tarefas, compromissos e projetos e analise as prioridades, acrescente novas obrigações e confira o andamento dos itens delegados.
Não se esqueça de colocar a revisão como um compromisso no seu calendário, assim você terá certeza de que irá executá-la.
Etapa 05: engajar
Não adianta só planejar e não começar a trabalhar nunca. Essa é a hora de “colocar a mão na massa” e desenvolver as suas tarefas conforme o planejado. Lembre-se que o objetivo da metodologia GTD não é trabalhar em um item, mas sim, concluir um item por vez da sua lista.
Fazendo dessa maneira, será mais fácil concentrar-se totalmente em cada atividade e em uma etapa por vez.
Por que usar a metodologia GTD?
O método GTD tem conquistado pessoas de todo o mundo e de diferentes profissões e idades. Isso não é por acaso, já que ele conta com uma série de vantagens, como:
- reduz o estresse e a ansiedade de ficar pensando em tudo o que tem para fazer;
- melhora a organização do tempo, fazendo com que você consiga se dedicar ao trabalho e também ao lazer, à família e aos projetos pessoais;
- melhora a produtividade, pois você trabalhará mais focado, buscando desenvolver uma atividade por vez;
- auxilia no aumento da concentração, do foco e da atenção;
- incentiva a organização do tempo e a criatividade;
- permite planejar metas de curto, médio e longo prazo;
- pode ser usado para diferentes cenários, desde o ambiente de trabalho, até para conquistar metas pessoais, se dedicar ao estudo e outras possibilidades.
Metodologia GTD e ERP
No contexto empresarial, a metodologia GTD pode ser aplicada na organização das tarefas dos times, tornando-os mais produtivos, engajados e focados, o que significa, também, aumento da produtividade e redução do nível do estresse dos seus profissionais.
Para potencializar todos esses resultados, a dica é investir em tecnologia, mais especificamente em um software de gestão, como um ERP. Com ele, você conseguirá otimizar os processos da sua empresa e automatizar diferentes atividades rotineiras e burocráticas, que acabam tomando tempo dos seus funcionários.
Além disso, um bom ERP permite centralizar todas as atividades da companhia, dando ao gestor mais controle sobre as tarefas executadas, acompanhando todos os setores, aprimorando a comunicação entre os times e favorecendo a troca de dados, integrando toda a sua empresa.
Gostou de saber mais sobre a metodologia GTD? Ficou interessado no uso da tecnologia para aumentar a produtividade? Leia o nosso conteúdo completo sobre o que é ERP e entenda como ele pode ajudar o seu negócio!
