O sucesso de uma empresa não pode ser medido somente pelo aumento da receita, mas pelas boas práticas de mercado. Para se destacar, é importante usar ferramentas precisas que levantam dados e informações relevantes para o funcionamento do negócio. Instrumentos como a ordem de serviço de manutenção ajudam no controle de perdas de produção e de desperdícios no processo produtivo.
As ordens de serviço de manutenção também podem ajudar no Planejamento e Controle de Produção (PCP). Por isso, saber o que é uma OS é fundamental para o negócio.
Entenda o que é uma ordem de serviço de manutenção, qual é importância da OS e quais são as informações ideais para a ordem de serviço de manutenção.
O que é ordem de serviço de manutenção (OS)?
A ordem de serviço de manutenção (OS), como o próprio nome diz, é um registro detalhado sobre o tipo de serviço de manutenção que deve ser prestado.
Na ordem de serviço de manutenção, são inseridos dados importantes que vão nortear o time de manutenção e todas as áreas envolvidas no processo proveniente do serviço solicitado.
Feitas inicialmente de forma manual, as ordens de serviço de manutenção hoje são feitas digitalmente e têm como principal função levantar quais são os recursos disponíveis e necessários para a execução do serviço.
A ordem de serviço de manutenção industrial pode ser de vários tipos:
- Corretiva: para serviços emergenciais.
- Planejada: faz parte de um planejamento de manutenção preventivo ou programado.
- De rota: é utilizada conforme planos de manutenção.
- De parada geral: funciona como Ordem Planejada e é usada em paradas setoriais ou totais.
Mas antes de escolher qual tipo de ordem de serviço de manutenção usar no negócio, entenda qual a importância da ordem de serviços de manutenção.
Qual é a importância da ordem de serviço de manutenção?
A principal função da ordem de serviço de manutenção é identificar recursos na empresa, tanto de mão de obra quanto de matéria-prima, além de recursos financeiros e de pessoal.
Ordens de serviço de manutenção bem executadas permitem que gestores de manutenção ou de facilities tenham total controle da operação, resultando em mais lucros e melhores resultados.
As ordens de serviço de manutenção oferecem informações principalmente sobre:
- O tempo médio de execução de cada serviço;
- Quantos colaboradores são necessários para executar a operação;
- Quando e quanto é preciso comprar de materiais, entre outras.
Por meio das ordens de serviço de manutenção, os CEOs conseguem otimizar e melhorar processos, reduzindo custos, minimizando erros e aumentando a precisão nas informações da empresa.
Outra vantagem da utilização da ordem de serviço de manutenção é o aumento da produtividade da equipe, que saberá exatamente quais atividades e tarefas realizar e quando fazê-las.
As ordens de serviço de manutenção permitem ainda mensurar o tempo de execução de tarefas e evidenciar falhas que possam ocorrer durante o processo.
Quais são as informações que não podem faltar em uma ordem de serviço de manutenção?
As OS devem conter algumas informações fundamentais, como:
1. Datas e horários de abertura e fechamento
Uma ordem de serviço de manutenção bem feita deve ter data de solicitação e tempo de duração. Com essas informações, é possível monitorar quais são os indicadores de manutenção que são relacionados à disponibilidade dos equipamentos e verificar o tempo de execução do serviço.
2. Identificação clara e objetiva com numeração
Todas as ordens de serviço de manutenção devem ser nomeadas com números identificadores individuais de forma simples para que gestores e colaboradores encontrem facilmente a ordem.
3. Ambiente e equipamentos necessários
Para facilitar a execução da OS, é imprescindível que conste no documento o local exato onde a tarefa deve ser realizada, com riqueza de detalhes. Devem ser informados: endereço, andar, área, equipamentos necessários para a manutenção etc.
4. Responsáveis e solicitantes
Toda e qualquer OS deve informar o nome do responsável da solicitação, quem será o profissional que executará a tarefa, e se há necessidade de técnicos auxiliares.
5. Tipo de ordem de serviço de manutenção
É importante que na ordem de serviço de manutenção seja discriminado qual é o tipo de OS. Se é de acompanhamento, atendimento, emergencial, planejada e para qual área é destinada: civil, elétrica, mecânica, limpeza etc.
6. Informações pertinentes sobre o problema
Em uma ordem de serviço de manutenção, não podem faltar informações sobre qual é o problema ou o serviço prestado, além da descrição detalhada de quais são as atividades que devem ser executadas.
7. Informações sobre matéria-prima
É fundamental que na ordem de serviço de manutenção constem dados sobre os materiais necessários para o serviço e quais realmente foram utilizados durante a execução para manter o estoque sempre atualizado.
8. Espaço para observações e assinatura
Todas as ordens de serviços de manutenção devem conter espaço para que os responsáveis pela execução das tarefas façam considerações pertinentes ao serviço. Também é importante que exista um campo para assinatura do técnico de manutenção, seja manual ou eletrônica.
Para facilitar os processos de gestão de facilities e manutenção, é importante que a empresa tenha um sistema automatizado que ofereça ordens de serviços digitais. Uma Solução ERP, por exemplo, ajuda na economia de papel e minimiza a perda de informações, além de oferecer mais agilidade, inteligência e precisão aos atendimentos.
Como funciona a ordem de serviço de manutenção no ERP Sankhya?
Para facilitar a forma como as ordens de serviço de manutenção são processadas nas empresas, a Sankhya desenvolveu o Planejamento e Controle de Manutenção (PCM), em que é possível planejar e controlar as atividades de manutenção direto no ERP, de maneira prática e otimizada, simplificando a gestão de ativos da empresa.
Ao acessar o módulo PCM no ERP Sankhya, na tela de Ordem de Manutenção, o usuário tem uma visão geral dos ativos e das ordens de manutenção em vigor, com atualização de status de cada atividade.
O PCM no ERP Sankhya oferece informações da OS com descrição, solicitante, responsável e datas, além de possibilitar que cadastros ativos sejam importados e permitir a adição de recursos como foto, vinculação de categoria, data de início de operação, entre outros.
Ainda é possível:
- Definir os componentes utilizados no equipamento;
- Acompanhar o histórico de ordens de manutenção, a troca de medidores, o histórico de leitura e o planejamento de atividades;
- Fazer o controle do tempo de máquina parada, do tempo estimado e do tempo trabalhado na manutenção;
- Solicitar materiais necessários para o trabalho;
- Fazer o controle do tempo gasto;
- Fazer a descrição do serviço;
- Fazer avaliação de etapas;
- Exibir definições do planejamento de atividades com cada etapa, atividades e status da manutenção;
- Definir rotinas de manutenções preventivas, de check list e demais ações programadas;
- Estabelecer etapas do processo com descrição, tempo estimado, criticidade e produtos utilizados.
Ao fim da configuração do plano na Solução ERP, as ordens de manutenção são geradas automaticamente de acordo com a periodicidade definida. Dessa forma, a agenda de manutenção avisa os responsáveis quando a manutenção será necessária, garantindo mais segurança e assertividade nas manutenções.
Além disso, o usuário conta com um aplicativo exclusivo para controlar o processo de onde estiver. Veja na prática como funciona o planejamento e a geração de ordens de manutenção no ERP Sankhya.
Ainda tem dúvidas sobre como funciona o PCM no ERP Sankhya e como ele pode ajudar a sua empresa? Entre em contato com nosso time de especialistas e saiba mais!
