Em períodos específicos, também chamados de épocas sazonais, as demandas nas empresas crescem e, com isso, as operações também ficam mais sobrecarregadas. Nessas épocas, é necessário acompanhar as operações com eficiência, agilidade e entender a sazonalidade no ERP.
Hoje, quero conversar com vocês sobre a importância de ter um software de qualidade e preparado para todos os processos nesses períodos. O seu ERP está preparado para suportar o aumento de volume de transações em épocas de sazonalidade? Confira neste artigo!
Por que o ERP deve ser adaptável em períodos sazonais?
Existe uma série de negócios em que, em determinados períodos, ocorre um aumento do volume de operações e, consequentemente, de transações no sistema, como por exemplo, o Natal para quem é do varejo, a Páscoa para quem lida com chocolates e o Dia das Mães para quem opera em uma série de negócios.
Também podemos citar empresas em locais sujeitos a turismo, as que atuam na área de educação, que tem um grande volume de busca de informações no ERP em épocas de matrículas e rematrículas, entre outros.
São inúmeros os exemplos que conheço, mas para mim um dos mais marcantes é o dos períodos de colheita nas empresas associadas ao agronegócio. Na maioria das vezes, é preciso contratar muitos colaboradores para fazer frente às necessidades de trabalho nos períodos de safra.
Com isso, é importante que o ERP seja dimensionado de modo que suporte o aumento do volume de transações porque as empresas sabem que, naquele momento e contexto, haverá um volume grande de transações adicionais e que elas precisam contar com o ERP.
Eu considero inaceitável ter um ERP lento e que começa a dar problemas na época da sazonalidade, que é um período de muito trabalho, mas também de ganhar dinheiro, fazer negócios e aproveitar oportunidades.
As camadas do negócio no ERP em épocas de sazonalidade
As empresas precisam saber o que fazer e o ERP precisa ter a robustez suficiente para fazer frente aos desafios da época da sazonalidade. Isso implica em três camadas do negócio, que eu explico a seguir.
1. Volume de transações
A sua rede, servidor e software precisam estar aptos a suportar o aumento da demanda, porque, se você espera, por exemplo, que o volume de operações vai quintuplicar, é fundamental ter um ERP com um suporte dez vezes maior, para não ser pego de surpresa.
Imagine que a sua empresa está vendendo ou produzindo mais na época da sazonalidade e é preciso abrir mão desse crescimento e dos rendimentos porque o ERP não aguenta. Isso é inadmissível.
2. Novos usuários no sistema
Outra camada é o fato de que o aumento da quantidade de colaboradores em períodos de sazonalidade pode implicar na necessidade de contratação de licenças adicionais ou de inscrever novos usuários no sistema. Essa negociação não pode ser feita de maneira improvisada e às pressas. É algo que precisa estar previsto no contrato.
É importante que o ERP saiba lidar com o aumento da quantidade de licenças em épocas específicas, como, por exemplo, Black Friday, Natal, Dia das Mães, colheita, alta estação de turismo, entre outros períodos.
Seja como for, isso precisa estar previsto, planejado e deve acontecer naturalmente com a anterioridade e a sensatez necessárias para não precisar resolver tudo com correria e em cima da hora.
3. Capacitação
Por fim, tem uma outra questão que diz respeito à capacitação dos colaboradores. O ERP não pode representar uma incógnita, em que, para decifrá-lo, as pessoas precisam fazer um treinamento pesado, em que surgem vários questionamentos.
O seu ERP precisa conduzir os usuários na execução do processo de uma maneira natural e fluida, para que o aumento do volume das operações não implique em uma estafa das pessoas por ter que fazer vários processos e entrar em inúmeras telas para executar uma operação.
O uso do sistema deve ser algo otimizado, em que o colaborador consiga fazer suas atividades no mínimo tempo possível para não perder tempo em uma operação na época da sazonalidade. Existe uma fila de outras operações que precisam de otimização na execução e o sistema não pode atrapalhar nem dificultar as etapas.
Ou seja, na colheita, existe uma fila de caminhão para ser processado. No Natal, são muitos clientes querendo comprar. Na Black Friday, são inúmeras pessoas esperando para receber os produtos. No Dia das Mães, tem clientes ansiosos para agradar com presentes.
Por isso, você não pode ter no seu ERP um elemento que vai atrapalhar ou que vai dar trabalho para funcionar justamente no momento de maior demanda.
Assista o vídeo em que também falo sobre este assunto.
Você tem alguma história de um ERP que mandou mal na época da sazonalidade? Eu conheço e inclusive acabei de passar por uma situação envolvendo rematrícula. Isso é falta de planejamento e revela uma estrutura que não está apta a atender o cliente da forma correta.
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