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O que é sistema backoffice e qual sua importância?

O backoffice pode ser entendido como a “retaguarda” da empresa. Essa é a parte responsável por gerir os processos internos,...

Um colaborador está verificando o sistema backoffice

O backoffice pode ser entendido como a “retaguarda” da empresa. Essa é a parte responsável por gerir os processos internos, que permitem que o negócio funcione sem problemas. Podemos compreendê-lo como o suporte operacional.

Quando o backoffice é eficiente, as atividades executadas na linha de frente são mais ágeis e com menos tendência a erros. Por isso, investir em um sistema de backoffice faz toda a diferença. Quer entender melhor sobre o tema? Siga conosco!

O que é o sistema backoffice?

O sistema backoffice é aquele software voltado para o gerenciamento das funções e atividades ligadas ao backoffice, ou seja, aquelas que acontecem sem que o cliente tenha conhecimento ou contato direto.

Algumas das atividades que compõem o backoffice são: marketing, logística, financeiro, tecnologia, entre outras. Embora essas áreas não estejam em contato direto com o cliente (como o setor de vendas, que faz parte do front office), elas são cruciais para que a empresa funcione adequadamente e atinja os resultados esperados.

O software de backoffice, portanto, é capaz de gerenciar melhor todos esses setores, automatizando a gestão interna. Você poderá trabalhar com tecnologias diferenciadas para todas as demandas dessa área, como um ERP, para a gestão empresarial, integrando diferentes setores, e um CRM, para melhorar o relacionamento com clientes.

Existem algumas soluções que já integram ERP e CRM, oferecendo ao gestor uma visão ainda mais ampla e precisa do seu negócio e permitindo controlar em tempo real todos os setores do backoffice.

Qual a importância do backoffice?

Um gestor avalia os resultados de seu backoffice.
Um sistema backoffice permite sinergia entre as áreas operacionais e o setor de gerência, otimizando recursos alocados e permitindo maiores margens de lucro.

Ainda que o backoffice não seja a “linha de frente” da empresa, tudo o que ela vende (seja um produto ou serviço), passa por inúmeras etapas até a sua finalização. E são os setores administrativos e de retaguarda que garantem o funcionamento perfeito dos processos antes, durante e depois da venda.

Quando a empresa dispõe de rotinas bem estabelecidas e padronizadas, fica mais fácil encontrar falhas e impedir que elas acabem prejudicando o cliente e, consequentemente, trazendo prejuízos ao negócio.

Por isso, gerenciar bem o backoffice é de suma importância. Pois, quando todos os setores trabalham sinergicamente, há maior eficiência operacional e, mesmo que de forma indireta, isso acaba melhorando também a satisfação do cliente.

E-commerce

Muitos acreditam que no e-commerce, o backoffice não é tão importante como em lojas físicas. Mas a verdade é completamente diferente, sendo este um setor indispensável.

Isso porque é ele o responsável por gerenciar toda a operação interna da loja virtual, garantindo a entrega do pedido, o cumprimento do prazo, o transporte adequado, o faturamento correto e todas as etapas indispensáveis para que o consumidor receba o que comprou.

Dentro de um e-commerce, o backoffice tem funções específicas, como: processamento, financeiro, estoque, expedição, transporte e também a manutenção e o bom desempenho do site de vendas.

Por que investir em um sistema backoffice?

Como você viu, o backoffice é extremamente importante e para garantir que ele funcionará como deve, um sistema automatizado é um grande aliado. Um bom ERP permitirá que você agilize todas as rotinas administrativas e ainda automatize as tarefas, liberando tempo da sua equipe para outras demandas.

Vamos ver alguns dos benefícios que um sistema como esse é capaz de trazer a gestão do seu backoffice?

Redução de erros

Com um sistema de gestão, é muito mais fácil administrar todas as áreas que compõem o seu backoffice. Esses softwares trabalham em módulos, em que cada setor corresponde a um módulo no programa. E é possível que os setores troquem informações.

Dessa forma, há uma sinergia na sua equipe, pois todos trabalham com acesso aos dados que são importantes para suas atuações, evitando que um erro de comunicação traga problemas sérios a sua empresa.

Além disso, como muitas tarefas e atividades podem ser automatizadas, você reduz as chances de falhas humanas. Com menos erros, você consegue economizar e melhorar a experiência do cliente com a sua empresa.

Redução de custos

As atividades do backoffice geram custos diretos e indiretos às empresas. Ao automatizar os seus procedimentos, você consegue mapear todos os processos do seu negócio e reduzir os desperdícios.

Além disso, o sistema permite que o gestor faça um controle de custos apurado, com uma visão clara de toda a empresa e com a análise de indicadores sobre cada um dos seus setores.

A automatização também contribui para a redução de custos. Uma vez que as tarefas repetitivas e burocráticas passarão a ser feitas pela máquina, reduzindo as horas gastas dos seus profissionais nesses processos, diminuindo, também, seus custos com horas extras, por exemplo.

Otimização de processos

São muitos os processos do backoffice que demandam tempo e exigem muita atenção. Por exemplo, a gestão de documentos, a emissão de notas fiscais e o gerenciamento de pedidos de vendas e ordens de serviço. Todos esses processos exigem um cuidado adicional, já que possuem valor jurídico.

Se você automatizar esses processos burocráticos, eles se tornarão mais rápidos e confiáveis, uma vez que serão realizados sem interferências e de acordo com as exigências das políticas internas da organização e as regras da legislação. Assim, você acaba tendo mais confiança de que todos os seus processos estão em conformidade com a lei.

Integração de setores

Para um backoffice eficiente, é muito importante que os setores trabalhem de maneira integrada, assim os resultados serão melhores, as chances de erros reduzidas e a satisfação do cliente será maior.

Por exemplo, o setor de compras precisa de informações do setor de estoques para fazer pedidos mais acertados e manter o giro de produtos sempre em dia, evitando a falta ou o excesso de itens. O marketing precisa dos dados do setor de vendas para conhecer melhor os clientes e também do financeiro para compreender os períodos de baixa e poder organizar promoções.

Quando você usa um sistema tipo ERP, todos os setores da sua empresa ficam conectados ao software e a informação flui entre as áreas, permitindo que as decisões sejam tomadas de forma integrada.

Isso reduz as chances de erros, melhora a performance dos seus times e também permite a tomada de decisão mais estratégica, o que significa resultados mais animadores para toda a empresa e aumento da competitividade.

Indicadores

Como o software está integrado a todos os seus setores, você consegue produzir relatórios diferenciados, analisando vários pontos referentes a sua gestão – e, com base nesses dados, toma decisões mais estratégicas.

É possível, por exemplo, gerir o resultado dos vendedores, o nível de estoque, a produtividade dos seus times, o volume de vendas e muitos outros pontos, cruzando informações dos setores para ter uma visão ainda mais precisa sobre seu negócio.

Esses dados também podem ser acompanhados em tempo real, assim é mais fácil intervir e solucionar falhas, antes que a questão se torne mais problemática.

Como escolher o sistema backoffice?

Uma gestora toma notas de um relatório de um sistema backoffice
Selecionar cuidadosamente um sistema backoffice que garanta flexibilidade para o fluxo operacional, permite melhor eficiência da equipe como um todo.

Já está convencido de que um bom sistema backoffice é capaz de auxiliar (e muito) a sua empresa? Separamos algumas dicas importantes que você deve analisar na hora de escolher a melhor tecnologia para o seu negócio:

·         opte por um sistema que permita otimizar o trabalho no formato omnichannel (multicanais), por exemplo, no caso de uma loja física que também faça vendas pelo e-commerce;

·         prefira os sistemas que permitam operações bancárias, como emitindo e baixando boletos, conciliando as vendas via cartões de crédito, débito e outros procedimentos;

·         avalie se o sistema possui conformidade com a legislação fiscal. Por exemplo, no caso de um ERP que automatize a emissão e o envio das notas fiscais ao Fisco. Existem sistemas que operam de forma  aprofundada, auxiliando em diferentes tarefas como apuração dos tributos, gestão de demonstrativos, obrigações acessórias, SPED contábil, eSocial, entre outros;

·         avalie as funcionalidades do sistema em relação à gestão do estoque, com ferramentas como: nível do estoque, movimentação das mercadorias, expedição das mercadorias, custo médio, separação, dentre outros;

·         analise o suporte jurídico oferecido pelo software, como a gestão de contratos, acordos e parcerias com terceiros;

·         considere se o sistema realiza o gerenciamento automático do frete e se há integração com transportadoras.

Depois dessas dicas, você já sabe tudo sobre sistema backoffice? Conheça mais sobre o ERP Sankhya e veja como nossa solução pode ajudar a reduzir seus custos e melhorar a produtividade e a eficiência do seu backoffice!

Sobre o autor
Redator Sankhya

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