Com a pandemia de coronavírus, o trabalho remoto tem se tornado uma opção cada vez mais importante para que diversas empresas continuem mantendo suas operações.
O trabalho remoto ou home office consiste em permitir que seus funcionários executem suas tarefas à distância, de suas casas, por meio da tecnologia e da internet.
Adaptar o negócio a essa nova realidade nem sempre é fácil. Para lhe ajudar, trouxemos algumas dicas essenciais. Confira.
Trabalho remoto: 9 dicas para líderes adaptarem a empresa
Para implementar com urgência o trabalho em casa, é preciso seguir alguns passos. Abaixo separamos as principais dicas para home office que vão ajudar a planejar e organizar essa transição.
1. Organize o trabalho remoto
Antes de começar a conversar com seus funcionários, é importante planejar como será esse trabalho à distância. Isso significa colocar no papel todas as etapas, prazos e responsáveis por cada área.
O primeiro passo é analisar a fundo suas operações e saber quais colaboradores e equipes podem atuar de casa e quais ainda precisa de equipamentos e adaptações de processos.
Na sequência, levante as necessidades para que essa migração aconteça, como: máquinas, configurações, instalações, recursos, softwares, plataformas, compartilhamento de informações etc.
Por fim, ainda na etapa de planejamento, atribua cada tarefa necessária aos responsáveis e estipule prazos para que essas atividades sejam realizadas e entregues, definindo de que forma essa entrega será feita.
2. Mapeie os processos da organização
Quanto mais você conhecer seu negócio, mais fácil e eficiente será a migração para o trabalho remoto. Então, mapeie todos os processos essenciais, desde o financeiro até o atendimento ao cliente.
Após essa etapa, nomeie todos os responsáveis por cada um dos processos e faça os ajustes necessários para que eles consigam realizar suas funções de casa.
Você notará que algumas tarefas serão mais fáceis de serem executadas que outras – e, em alguns casos, será preciso pensar em uma tecnologia capaz de integrar suas equipes e de compartilhar as informações para que os colaboradores consigam trabalhar de forma unida, mesmo não estando fisicamente juntos.
3. Alinhe com a sua equipe de TI
Mais do que nunca as equipes de TI (Tecnologia da Informação) terão papel crucial nos negócios. Assim, é muito importante que esses profissionais estejam alinhados com o plano de migração e, inclusive, possam contribuir com ideias e soluções.
A área de TI será responsável por algumas ações essenciais como: configurar a rede VPN para viabilizar o acesso remoto aos profissionais, garantir a segurança da informação (especialmente em relação ao controle de acesso e permissões) e aproveitar tecnologias disponíveis para integrar os colaboradores e facilitar as entregas das demandas.
4. Treine os colaboradores e reúna-se com eles virtualmente
Crie reuniões virtuais para treinar seus colaboradores a usarem as novas ferramentas e soluções. Compartilhe telas para que eles possam ver, na prática, como o sistema funcionará e explique detalhadamente como será o serviço durante esse período.
Explique sobre as datas e formas de entrega, as comunicações entre equipes, o calendário de reuniões, as senhas e logins e todas as precauções de segurança necessárias.
5. Acompanhe frequentemente a implementação
A migração para o trabalho remoto pode não ser tão simples no início. Por isso, desenvolva uma agenda fixa de reuniões para manter todos conectados e bem informados.
Aproveite esse período para reforçar a cultura da empresa, tranquilizar seus funcionários quanto ao cenário possível de demissões e outros pontos que podem causar insegurança e desestabilizá-los e também para tirar dúvidas sobre possíveis questões acerca do home office.
Os líderes também precisam “falar a mesma língua”. Então, estenda essas reuniões frequentes para a diretoria, para que os líderes possam checar o andamento e o progresso das atividades e direcionarem melhor suas equipes.
6. Use ferramentas padronizadas
É impossível que o home office funcione se cada equipe usar uma ferramenta distinta. Antes de fazer a migração, defina com os líderes e gestores de equipes, além do pessoal de TI, qual ferramenta a empresa usará, tanto para a comunicação como para a gestão.
Dê preferência àquelas que funcionem em nuvem e que permitem a troca de informações em tempo real entre as equipes, favorecendo o trabalho colaborativo e dando agilidade às equipes.
Para os negócios que já têm investido em tecnologia e transformação digital, essa migração, certamente, será mais fácil.
7. Lembre-se de comunicar aos parceiros e clientes
O novo modo de operar também deve ser comunicado aos parceiros de negócio e clientes. Eles precisam saber como essas mudanças vão impactar as relações desenvolvidas com a sua empresa e também se adaptarem a nova transição.
Os clientes, por exemplo, precisam saber se deverão solicitar os produtos ou serviços por uma plataforma específica e como ficarão os prazos e processos já acertados. Da mesma forma, os fornecedores precisam entender como o funcionamento será e de que forma a comunicação com suas equipes de compras funcionará a partir de agora.
8. Confie na sua equipe
Migrar para o home office parece algo assustador a muitos empresários. Isso porque muitos creem que “perderão o controle” sobre seus funcionários ou que a produtividade irá cair.
Na verdade, pesquisas sobre o assunto mostram justamente o contrário. Um estudo feito pelo Banco do Brasil mostrou que cada funcionário em sistema de trabalho remoto conseguia aumentar em 15% a sua própria produtividade – e gerava uma economia de 17% para a empresa.
Outro estudo feito pelo instituto americano Gallup mostrou que os funcionários em home office tinham índices maiores de engajamento e satisfação. Já a Global Workplace Analytics estimou que, nos Estados Unidos, a mudança para o trabalho à distância trouxe uma economia de quase 11 mil dólares por ano por funcionário.
Isso porque os funcionários não precisam perder tempo em deslocamento e revertem essa quantidade de horas em benefício próprio.
Nessa época de pandemia, oferecer essa possibilidade traz mais segurança às suas equipes, que podem continuar em casa cuidando dos seus familiares.
No entanto, para que toda a migração funcione é indispensável que os líderes confiem nas equipes e saibam delegar funções. Acreditar que vigiar os colaboradores fará com que eles produzam mais é desacreditar no potencial e no profissionalismo de cada pessoa que você contratou para o seu negócio. Por isso, evite práticas abusivas como pedir que fiquem com a webcam ligada enquanto trabalham.
9. Agende um tempo para descontrair
Essa é uma época de incertezas e muitos funcionários estão amedrontados, tanto pela possibilidade de doença como pelas questões econômicas. Tudo isso, é claro, influencia no rendimento deles e na produtividade geral do seu negócio.
É indispensável passar confiança e segurança a todos os colaboradores e colocar a sua empresa ao lado deles e não criar um clima de insegurança e de ameaças contínuas.
Que tal criar um tempo na agenda para descontrair ou melhorar o relacionamento dos colegas à distância? Organize um happy hour virtual, crie um canal no Slack dedicado a hobbies ou ofereça atendimentos psicológicos à distância para os funcionários que precisarem desse apoio, sem custos adicionais.
Trabalho remoto para profissionais: 6 dicas para home office
A sua empresa começou a operar à distância? Abaixo separamos algumas dicas que vão lhe ajudar a manter a produtividade e a motivação nesse período:
- troque de roupa como se fosse para o escritório, isso ajuda seu cérebro a “entender” que, mesmo estando em casa, aquelas horas serão dedicadas ao trabalho e não ao lazer, além de você estar sempre pronto para possíveis videochamadas;
- mantenha seu calendário atualizado, assim os demais membros da equipe poderão saber como anda a sua disponibilidade e as entregas, sendo importante para que todos possam se organizar melhor;
- faça pequenas pausas por dia, tire alguns minutos para se afastar da sua mesa e recuperar as energias, assim como é importante respeitar o horário de almoço, de entrada e de saída;
- descubra as maneiras que potencializam a sua concentração, alguns trabalham melhor com silêncio total, outros preferem uma música de fundo e assim por diante. Teste o que funciona melhor para você;
- tenha um local adequado para trabalhar, que seja fresco, bem iluminado e com uma ergonomia adequada, para evitar dores na costas e problemas de saúde;
- respeite a hora de encerrar o trabalho. É importante estipular limites entre a vida pessoal e profissional. Quando o dia terminar, desligue o computador e tente esquecer um pouco o trabalho.
Conclusão
Neste conteúdo, você viu que migrar para o trabalho remoto não é algo extremamente simples, mas com planejamento e boa comunicação é possível integrar a sua equipe e continuar produzindo. Existem vários estudos que mostram que o sistema home office traz muitas vantagens às empresas, como aumento de produtividade e redução de custos.
Aproveite esse período para testar novas formas de produção e de trabalho e para inovar, integrando a tecnologia a sua empresa.
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