Em um mercado cada vez mais competitivo e dinâmico, integrar novos colaboradores com agilidade após o processo de recrutamento e seleção pode ser o diferencial entre o sucesso e a estagnação. Nesse contexto, a admissão digital se destaca como uma solução eficiente, segura e moderna para empresas que buscam reduzir burocracias, aumentar a produtividade do setor de recursos humanos e oferecer uma melhor experiência para os novos talentos.
Neste artigo, você vai entender o que é admissão digital, como ela funciona, quais são suas vantagens e por que a sua empresa deve adotá-la com o apoio de soluções integradas como o Sankhya RH.
O que é admissão digital?
A admissão digital é o processo de contratação de novos colaboradores realizado de forma 100% online, por meio de plataformas especializadas. Diferente do modelo tradicional, que exige papelada, deslocamentos e preenchimentos manuais, o modelo digital centraliza todas as etapas em uma única interface acessível pelo computador ou celular.
O processo inclui:
- Envio da proposta de trabalho
- Preenchimento de dados cadastrais
- Upload de documentos
- Assinatura eletrônica de contratos
- Integração com sistemas como o eSocial
- Agendamento de exames médicos, se necessário
Tudo acontece de forma automatizada, segura, com rastreabilidade e em total conformidade com a legislação trabalhista e a LGPD.
Segundo o Instituto Locomotiva, seis em cada dez empresas brasileiras já adotaram a digitalização nas admissões e 97% delas pretendem manter esse modelo.
Qual a diferença entre admissão tradicional e admissão digital?
Para compreender o valor da transformação digital no RH, é fundamental comparar os dois modelos de admissão e entender como cada um impacta a eficiência operacional da empresa.
Admissão tradicional
No processo tradicional, a admissão de um novo colaborador pode levar de duas a três semanas para ser completada. O candidato precisa comparecer presencialmente à empresa diversas vezes para:
- Assinar contratos impressos
- Entregar cópias físicas de documentos pessoais
- Preencher formulários à mão
- Realizar exames médicos agendados manualmente
- Aguardar validações e conferências manuais do RH
Esse modelo gera gargalos operacionais, aumenta a possibilidade de erros humanos e cria uma experiência fragmentada para o novo colaborador. Além disso, o RH fica sobrecarregado com tarefas burocráticas que poderiam ser automatizadas.
Admissão digital
Já no modelo digital, todo o processo é centralizado em uma plataforma online que permite:
- Envio automático de propostas e contratos digitais
- Upload e validação instantânea de documentos
- Assinatura eletrônica com validade jurídica
- Integração automática com sistemas governamentais
- Agendamento online de exames médicos
- Acompanhamento em tempo real do status da admissão
Com essa abordagem, o que antes levava semanas pode ser concluído em poucos dias, liberando o RH para atividades mais estratégicas e proporcionando uma experiência moderna e eficiente para o novo talento.
Quais os benefícios da admissão digital?
A implementação da admissão digital traz vantagens mensuráveis que impactam diretamente nos resultados da empresa e na satisfação dos colaboradores.
- Agilidade e produtividade: automatizar as etapas reduz o tempo necessário para concluir uma contratação. O que antes levava semanas, agora pode ser feito em poucos dias e libera o RH para atuar de forma mais estratégica.
- Redução de custos: a digitalização permite cortar gastos com impressões, armazenamento físico e tempo operacional.
- Melhoria da experiência do colaborador: oferecer um processo rápido e fluido transmite profissionalismo e cuidado com o colaborador desde o primeiro contato, fortalecendo o employer branding.
- Segurança e conformidade: com validações automáticas e integração com o eSocial, o processo digital garante maior controle sobre os dados, evita erros e assegura o cumprimento das normas legais e trabalhistas.
- Sustentabilidade: reduzir o consumo de papel contribui com práticas ESG e reforça o compromisso ambiental da empresa.
- Mais tempo para o relacionamento humano: com menos burocracia, o RH pode focar no que realmente importa: o acolhimento do novo colaborador, o onboarding e a cultura organizacional.
As etapas da admissão digital
Para entender como funciona na prática, vamos detalhar cada fase do processo de admissão digital:
1- Envio da proposta digital
O RH envia automaticamente uma proposta personalizada via e-mail, WhatsApp ou SMS.
2- Preenchimento de dados cadastrais
O colaborador insere seus dados pessoais em um formulário inteligente, com validações automáticas.
3- Upload de documentos
Documentos como RG, CPF, carteira de trabalho digital e comprovantes são enviados pela plataforma.
4- Assinatura eletrônica dos contratos
Assinatura com validade jurídica e registro de data, hora e localização.
5- Integração automática com sistemas
As informações são integradas com folha de pagamento, ponto eletrônico e sistemas governamentais.
6- Agendamento de exames médicos
Quando necessário, o colaborador pode agendar exames em clínicas credenciadas, com lembretes automáticos.
Por que utilizar um software para admissão digital?
Embora seja possível tentar digitalizar partes do processo admissional com ferramentas básicas, contar com um software especializado oferece vantagens decisivas para empresas que buscam eficiência e conformidade.
Integração completa com sistemas existentes
Softwares especializados se integram nativamente com ERPs, sistemas de folha de pagamento e plataformas de gestão de pessoas, criando um fluxo contínuo de informações sem necessidade de intervenção manual.
Segurança e conformidade com a LGPD
Plataformas profissionais garantem o mais alto nível de segurança para dados pessoais, incluindo criptografia, controle de acesso e trilhas de auditoria, assegurando total conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Personalização conforme a cultura da empresa
Softwares robustos permitem customizar formulários, fluxos de aprovação e comunicações conforme as políticas específicas de cada empresa, mantendo a identidade organizacional durante todo o processo.
Suporte técnico especializado
Contar com fornecedores especializados garante suporte técnico qualificado, atualizações constantes e orientação sobre melhores práticas de gestão de pessoas.
Análise de dados e relatórios gerenciais
Ferramentas avançadas oferecem dashboards e relatórios que permitem acompanhar métricas como tempo médio de admissão, taxa de conversão de candidatos e gargalos no processo, facilitando melhorias contínuas.
Sankhya RH: admissão digital completa, integrada e estratégica
A admissão digital representa um avanço importante para a modernização do RH, mas muitas empresas ainda enfrentam dificuldades com sistemas fragmentados, retrabalho constante e uma jornada burocrática para os novos colaboradores. Essa realidade impede o ganho de eficiência e prejudica a experiência de quem está chegando na empresa.
Pensando em resolver esses desafios com inovação e simplicidade, a Sankhya RH oferece uma solução completa e integrada que automatiza todas as etapas do processo admissional, desde o envio da proposta até a integração do colaborador ao dia a dia da empresa.
Por meio da Vixting, empresa do ecossistema Sankhya especializada em Gestão de Saúde e Segurança do Trabalho, o processo de admissão é 100% digital, seguro, fluido e em total conformidade com as normas legais.
Com o Sankhya RH, é possível:
- Enviar um link de pré-admissão personalizado: o novo colaborador recebe um link onde pode preencher seus dados de forma autônoma, no momento e dispositivo que preferir, sem necessidade de comparecer à empresa.
- Coletar e validar documentos automaticamente: a plataforma faz a checagem dos documentos em tempo real, eliminando retrabalho e garantindo mais precisão nos dados.
- Agendar exames admissionais com clínicas credenciadas: todo o agendamento é feito de forma digital, com envio de lembretes automáticos e rastreamento de status.
- Acompanhar o progresso da admissão em tempo real: o RH visualiza um painel com indicadores, alertas de pendência e status de cada etapa, garantindo controle total do processo.
- Integrar tudo com o sistema de folha de pagamento Sankhya Pessoal+: as informações coletadas na pré-admissão são transferidas automaticamente para o ERP, evitando retrabalho manual, erros de digitação e falhas de compliance.
Mais do que automatizar a admissão, a Sankhya oferece uma plataforma de gestão de pessoas integrada que conecta o novo colaborador a toda sua jornada dentro da empresa:
- Onboarding digital com treinamentos e trilhas de integração
- Controle de ponto já configurado desde o primeiro dia
- Gestão de performance alinhada desde a admissão
- Portal do colaborador para acesso a documentos, férias, holerites e benefícios
Sua empresa está preparada para transformar a experiência de admissão dos seus futuros talentos? Fale com um consultor Sankhya e descubra como a admissão digital pode revolucionar sua gestão de pessoas.
