Garantir que os encargos trabalhistas sejam pagos corretamente é um dos maiores desafios para profissionais de recursos humanos, contabilidade e gestão financeira.
Segundo uma pesquisa da PwC Brasil, divulgada em 2023, empresas brasileiras gastam em média 1.500 horas por ano apenas para lidar com rotinas tributárias e trabalhistas, incluindo folha de pagamento e recolhimentos.
O cenário fica ainda mais crítico quando erros na folha de pagamento resultam em autuações, geração de passivos trabalhistas e impacto imediato no fluxo de caixa da organização.
Para ilustrar, pense em uma organização de porte médio com cerca de 100 funcionários. Um atraso no pagamento do FGTS ou na entrega de informações ao eSocial pode gerar notificações, multas e até bloqueios em processos de licitação ou financiamentos.
Por isso, compreender e controlar cada obrigação trabalhista é essencial para manter a conformidade legal e a saúde financeira do negócio.
Neste artigo, você vai entender de forma clara:
- O que são encargos trabalhistas e por que eles existem;
- Quais são os principais encargos pagos pelas empresas;
- O impacto desses custos na folha de pagamento;
- Como calcular os encargos corretamente;
- E como a tecnologia, especialmente o ERP Sankhya, pode transformar a gestão de obrigações trabalhistas.
O que são encargos trabalhistas?
Encargos trabalhistas correspondem a todos os compromissos financeiros assumidos pela empresa com seus colaboradores, de acordo com as normas legais vigentes no Brasil.
Eles englobam tributos, contribuições ao sistema previdenciário e benefícios obrigatórios que asseguram direitos ao trabalhador e mantêm a empresa em conformidade com a legislação.
Esses valores representam mais do que o salário líquido exibido no holerite, formando o chamado custo total do colaborador.
Nesse conjunto estão incluídos itens como FGTS, contribuição patronal ao INSS, provisões para férias e 13º salário, entre outros.
Para profissionais de departamento pessoal e gestores de RH, conhecer essa estrutura é fundamental para planejar o orçamento e prevenir impactos financeiros inesperados.
Quais são os principais encargos trabalhistas pagos pelas empresas?
A legislação brasileira prevê uma série de obrigações trabalhistas que devem ser cumpridas por todas as empresas com funcionários registrados. Entre os principais encargos, destacam-se:
Férias
Todo colaborador tem direito a 30 dias de férias após 12 meses de trabalho. Para a empresa, isso representa o pagamento do salário acrescido de 1/3, conforme determina a Constituição.
Esse valor deve ser provisionado mensalmente na folha de pagamento para evitar impacto financeiro concentrado em determinados períodos.
13° salário
O pagamento do 13º salário acontece em duas etapas: a primeira costuma ocorrer em novembro e a segunda até o dia 20 de dezembro.
Para evitar que esse desembolso afete o caixa no fim do ano, é recomendável que a empresa se organize financeiramente e acumule o valor gradualmente durante os meses anteriores.
Licenças
Licenças como maternidade, paternidade e médicas também impactam os custos da empresa. Uma parte desses valores pode ser abatida via INSS, mas para que o reembolso ocorra e os dados permaneçam consistentes, é fundamental registrar cada evento corretamente no eSocial.
Vale-transporte
O vale-transporte, embora parcialmente descontado do colaborador, também representa custo para a empresa. O benefício deve ser calculado com base nos deslocamentos informados e registrados na folha de pagamento online.
Adicional de insalubridade e noturno
Empresas que possuem colaboradores em ambientes insalubres ou em jornada noturna devem pagar adicionais previstos em lei. O cálculo correto desses adicionais é fundamental para evitar passivos trabalhistas.
FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço corresponde a 8% do salário do colaborador, depositado mensalmente em conta vinculada. O atraso ou falta de recolhimento do FGTS pode gerar multas e sérios problemas legais.
Qual o impacto dos encargos trabalhistas no custo da folha?
O impacto dos encargos trabalhistas no custo da folha é significativo. Estima-se que o custo total de um colaborador para a empresa pode chegar a 70% a mais do que o salário registrado em carteira, dependendo do regime tributário e dos benefícios concedidos.
Para um CFO ou Controller, entender esse impacto é importante para o planejamento financeiro. O cálculo incorreto ou o não pagamento de encargos pode resultar em autuações, juros e comprometimento do fluxo de caixa.
Como calcular os encargos trabalhistas?
O cálculo dos encargos trabalhistas exige atenção aos seguintes pontos:
- Definição do salário e adicionais: Considere o salário-base do colaborador, incluindo valores de horas extras, comissões e outros adicionais que influenciam a remuneração.
- Aplicação das alíquotas: FGTS (8%), INSS patronal (20%), SAT/RAT e terceiros (Sistema S, INCRA, Salário-Educação), conforme legislação vigente.
- Provisões de férias e 13° salário: Normalmente calculadas mensalmente como 1/12 do salário.
- Benefícios: Vale-transporte, alimentação e outros que compõem o custo.
- Tributos e retenções: IRRF e INSS descontados do colaborador também devem ser lançados na folha.
Um controle automatizado é essencial para evitar erros, já que qualquer inconsistência pode gerar divergências no eSocial e prejuízos para a empresa.
Como garantir o cálculo e o pagamento correto dos encargos?
Garantir o pagamento correto das obrigações trabalhistas envolve:
- Conferência periódica da folha de pagamento;
- Atualização constante sobre mudanças na legislação;
- Uso de ferramentas tecnológicas para reduzir erros humanos;
- Integração com o eSocial para envio dentro dos prazos.
Falhas no cumprimento dessas rotinas podem gerar multas, processos trabalhistas e restrições fiscais.
O papel da tecnologia na gestão dos encargos trabalhistas
A tecnologia transformou a forma como empresas lidam com a folha de pagamento. Sistemas integrados permitem:
- Automação do cálculo de encargos;
- Emissão de guias e relatórios em conformidade com o eSocial;
- Redução de retrabalhos e inconsistências;
- Maior previsibilidade financeira para gestores e CFOs.
Além disso, a folha de pagamento online facilita auditorias internas, elimina lançamentos manuais e oferece dashboards que ajudam o RH e a contabilidade a monitorar custos em tempo real.
Como o ERP Sankhya ajuda empresas a manterem a conformidade trabalhista
O ERP Sankhya oferece recursos completos para gestão de encargos trabalhistas, integrando a folha de pagamento às obrigações fiscais e previdenciárias. Entre os benefícios estão:
- Automação do eSocial: envio de admissões, desligamentos, férias e folha sem inserções manuais;
- Validações cadastrais de CPF, NIS e contratos antes do envio, evitando penalidades;
- Histórico organizado das movimentações de colaboradores, facilitando auditorias;
- Cálculos automáticos de proventos, descontos, encargos e provisões;
- Alertas inteligentes para identificar inconsistências antes do fechamento da folha;
- Geração de guias e relatórios de forma ágil e precisa, garantindo conformidade legal.
Com isso, a empresa reduz riscos de autuações, otimiza o tempo do time de RH e contabilidade e mantém previsibilidade financeira.
Conclusão
Manter o controle sobre os encargos trabalhistas é um desafio que exige atenção, conhecimento e ferramentas adequadas.
Erros ou atrasos podem gerar penalidades severas e comprometer a saúde financeira do negócio. Ao investir em soluções como o ERP Sankhya, empresas conseguem automatizar processos, reduzir riscos e garantir que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas com segurança.
Quer transformar a gestão da sua folha e evitar dores de cabeça com multas e retrabalhos? Fale com um consultor e peça um orçamento personalizado para o seu negócio.
