Como fazer a gestão de contratos

Saiba sobre importância da gestão de contratos, apresentar as principais etapas e fornecer dicas para otimizar esse processo...

É preciso ter em mente que a gestão de contratos é muito mais que arquivar ou lidar com a burocracia para a assinatura do documento. Administrar os contratos com eficiência é um processo contínuo e fundamental para o sucesso da empresa.

No mundo dos negócios, o contrato é a formalização de um acordo, ou seja, a base de toda relação jurídica, seja ela trabalhista, de prestação de serviços, comercial ou outra. Logo, o documento está no dia a dia de empresas de qualquer porte.

Gestores e profissionais da área administrativa devem cuidar da segurança jurídica dos serviços contratados ou prestados, bem como das compras e vendas assumidas em contrato, a fim de minimizar e eliminar os riscos

Nesse sentido, o gerenciamento dessas relações pode impactar nos resultados do negócio, mas, com estratégia, boas práticas e apoio tecnológico, a gestão dos contratos passa a ser fluida, transparente e mais eficiente. 

Por isso, neste artigo, vamos explorar a importância da gestão de contratos, apresentar as principais etapas e fornecer dicas para otimizar esse processo. Venha conosco!

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos faz parte do campo da administração e envolve toda a jornada da existência do documento, desde a solicitação de uma proposta e as negociações, passando pela assinatura e execução, até o encerramento ou a renovação do contrato. 

Portanto, significa acompanhar cada uma das etapas para garantir que o contrato seja executado conforme as obrigações e os direitos das partes envolvidas, como prazos de entrega, condições de pagamento e padrões regulatórios estabelecidos.

Uma forma de trazer maturidade para a gestão de contratos é utilizar a tecnologia. Os sistemas integrados de gestão (ERP) são ideais para conectar as rotinas dos diferentes departamentos da empresa e otimizar os processos contratuais. 

Qual é a importância da gestão de contratos?

Sendo o contrato vital para os relacionamentos no ambiente empresarial, quando bem administrado, ele reduz riscos, evita conflitos, aumenta a conformidade e impulsiona a eficiência operacional. Do contrário, a empresa pode perder a capacidade de alcançar seus objetivos de negócio.

Ou seja, negligenciar a gestão dos contratos pode levar a prazos perdidos, falta de recursos financeiros para o trabalho assumido, operações afetadas de modo negativo e risco jurídico, quando se viola uma cláusula, lei ou regulamentação.

Por isso, é crucial compreender todos os aspectos de uma relação contratual para maximizar os resultados. Assim, a gestão passa a ser estratégica e essencial para evitar penalidades, medir a qualidade das negociações e reduzir o tempo de novas celebrações, ainda mais com o aumento do volume e a complexidade dos contratos de negócio.

Como é feita a gestão de contratos?

Comece criando um plano de ação para definir as atividades necessárias e orientar o trabalho. Todavia, para uma gestão de contratos eficiente, é essencial seguir algumas práticas, como detalhadas a seguir. 

Crie processos

Um dos primeiros passos para uma gestão de contratos eficiente é mapear e criar processos para conduzir as rotinas das áreas envolvidas com a entrega. Isso inclui:

  • Instruções internas para acompanhar o ciclo de vida do acordo;
  • Padrões para inserir informações nas ferramentas;
  • Modelos de contratos para se adaptar às diferentes situações etc. 

Centralize e digitalize os documentos

Uma celebração de contrato pode acompanhar diversas informações relacionadas. Portanto, junte os documentos ao seu respectivo contrato, de preferência em um meio digital. As ferramentas digitais centralizam as informações, facilitam o acesso e o compartilhamento e reduzem os riscos de um documento ser danificado ou extraviado.

Monitore a execução

Para garantir a conformidade e evitar a perda de prazos e problemas jurídicos, é fundamental acompanhar a execução do contrato e observar as cláusulas relevantes, referentes a responsabilidades, prazos e objetivos da contratação.

Implante uma rotina de monitoramento para checar as informações necessárias. Um sistema de gestão é a solução ideal para automatizar a rotina e sinalizar de forma automática as datas importantes e as informações atualizadas, como términos de contratos, datas de pagamento e etapas do cronograma.

Analise o desempenho dos contratos

A boa e eficiente gestão de contratos engloba analisar com periodicidade o seu desempenho. Para isso, defina alguns KPIs – Indicadores Chaves de Desempenho, como duração do acordo contratual, taxa de sucesso das negociações e índice de satisfação dos clientes, para mensurar os resultados. 

Os indicadores são meios para identificar oportunidades de melhoria, mitigar os riscos, verificar os contratos ou cláusulas mais favoráveis ao negócio e, assim, aprimorar as próximas negociações.

Quais são as principais etapas da gestão de contratos?

Com alguns passos organizados, a gestão de contratos é uma atividade fluida, transparente e produtiva. Contudo, não esqueça de consultar o departamento jurídico, seja da empresa ou terceirizado, para a segurança jurídica da relação contratual. 

Utilize soluções tecnológicas de gestão, como o ERP Sankhya, para automatizar tarefas e agilizar o fluxo de trabalho. A empresa terá um ganho exponencial em produtividade, além de contar com segurança e proteção dos dados, como determina a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

A seguir, listamos as principais etapas para gerir os contratos celebrados por sua empresa:

Solicitação de propostas

É a primeira etapa, quando a empresa recebe consultas sobre determinado serviço ou produto e ocorrem as negociações iniciais. Aqui, pesquisas e coletas de informações são realizadas para o envio de uma proposta.

Criação ou redação

Com o aceite da proposta, é o momento de criar a primeira versão do contrato, conforme as cláusulas, os termos e as condições acordadas. Quando a empresa mantém modelos dos principais contratos usados, esta etapa é agilizada. 

Aprovação

Este é o momento de encaminhar o documento elaborado para aprovações internas e externas. Envolva os gestores dos setores impactados pelo contrato para assegurar que tudo esteja correto.

Negociação

Agora, com a validação, o contrato é enviado ao contratante para sua assinatura. Esta fase costuma ser a mais longa, pois a outra parte pode demandar um tempo maior para analisar as cláusulas ou iniciar novas negociações, que podem ocasionar alterações. 

Revisão e assinatura

Contrato aprovado, é a hora de revisar. Isso garante que tudo está correto, especialmente após alguma modificação. A celebração do contrato ocorre quando as partes assinam o documento. É a parte da formalização do acordo.

A tecnologia, como um sistema de assinatura eletrônica com validade jurídica, agiliza este processo. Neste sentido, uma pesquisa da consultoria Gartner foi feita para mostrar como o recurso acelerou as celebrações contratuais no contexto do trabalho remoto.

Registro

Nesta etapa, as principais informações do contrato são registradas na ferramenta de controle e acompanhamento da empresa, seja ela uma planilha, um banco de dados ou um sistema de gestão. Um ERP é a solução ideal para unificar processos, facilitando o acompanhamento por todas as áreas envolvidas e evitando a duplicação de dados e erros recorrentes. 

Arquivamento

Os arquivos físicos estão sujeitos a danos e extravios. Por isso, busque por ferramentas digitais seguras para armazenar a documentação e facilitar a localização e o manuseio dos contratos. As soluções com versão mobile e em nuvem (cloud), a exemplo do ERP Sankhya, possibilitam ainda que os usuários acessem o contrato em qualquer lugar e hora. 

Execução

Esta é a fase do cumprimento das obrigações contratuais, que reflete no relacionamento e na satisfação de clientes e fornecedores. Além disso, como explicamos, é essencial monitorar e acompanhar o desempenho dos contratos para gerenciar os prazos, evitar penalidades e pagamentos excessivos e auxiliar na tomada de decisão.

Renovação ou encerramento

A última etapa acontece quando as obrigações contratuais ou o prazo terminam. Entretanto, não significa o fim da relação, pois o contrato pode ser renovado entre as partes se houver necessidade. Os relatórios de desempenho feitos durante a execução são fundamentais para esta avaliação.

Dicas de como melhorar a gestão de contratos

Observar alguns pontos e buscar o aperfeiçoamento contínuo são formas de melhorar a gestão de contratos da sua empresa. Para ajudar, reunimos algumas dicas. Confira!

  • Não esqueça de estabelecer no contrato a duração e as penalidades, conforme orientação do jurídico;
  • Não basta apenas identificar os riscos, é preciso traçar estratégias para eliminar ou reduzir as ameaças;
  • Se uma correção ou mudança significativa no contrato for necessária, é preciso acordar com a outra parte e formalizar (aditivo) a alteração para manter a segurança jurídica;
  • Conduza um bom relacionamento com o contratado e tenha uma comunicação clara e objetiva;
  • Controle os prazos para evitar perdas operacionais;
  • No contrato, defina claramente as responsabilidades das partes. Na empresa, detalhe os papéis de cada colaborador das áreas relacionadas às entregas;  
  • Adote tecnologias para gerenciar os contratos com mais eficiência e confiabilidade. Opte por ferramentas de assinatura eletrônica, softwares de contratos ou sistemas integrados de gestão.  

Aproveite e entenda como o ERP da Sankhya pode tornar a sua gestão de contratos mais eficiente.

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