O ERP contabilidade é um software indispensável tanto para escritórios contábeis como para as empresas que possuem esse setor próprio. Afinal, ele auxilia na otimização de inúmeros processos, ao mesmo tempo em que reúne uma série de dados e informações cruciais.
Se você não sabe como funciona um ERP contábil e nem quais as vantagens de usá-lo no seu escritório de contabilidade ou empresa, siga a leitura deste conteúdo!
O que faz um ERP contabilidade?
Um ERP contábil é um sistema de gestão especializado na área de contabilidade. Ele unifica em um único software diferentes demandas, ajudando você a administrar e gerir o escritório de contabilidade e também o operacional dos clientes.
Para as empresas, um ERP que conte com o módulo de contabilidade é de suma importância. Esse será um software de gestão que ajudará a controlar e integrar todos os seus departamentos – e que terá uma parte dedicada à gestão contábil.
Assim, por meio do software, será possível realizar a escrita fiscal, a gestão contábil e tributária e gerenciar a folha de pagamento e os encargos trabalhistas, além de outras funções que podem variar de software para software.
Funções
Um escritório de contabilidade que conte com um ERP contábil, ou mesmo uma empresa que disponha de um ERP com esse módulo, poderá:
- Realizar o controle contábil e tributário próprio ou dos clientes do escritório;
- Realizar a escrita fiscal completa no sistema integrado à Receita Estadual e Federal;
- Gerenciar a folha de pagamentos e outros encargos trabalhistas;
- Emitir e gerenciar as notas fiscais;
- Fazer o controle patrimonial;
- Realizar o SPED fiscal e contábil, entre outros.
Qual a importância de uma boa gestão contábil?
A gestão contábil ajuda a diagnosticar a saúde financeira de uma empresa, apresentando os principais resultados, identificando problemas e organizando as finanças, mantendo as obrigações em dia.
Quando essa área é gerida corretamente, você evita juros e multas incorridos de quando não há dinheiro em caixa para pagar as obrigações, impede problemas fiscais que podem levar a problemas sérios como autuações e multas pesadas e consegue tomar decisões mais adequadas.
Nesse último caso, principalmente porque você terá à disposição dados mais precisos sobre o seu negócio, que ajudam a projetar cenários e entender melhor o momento atual da empresa, as perspectivas para a companhia e os passos que devem ser tomados em prol do crescimento.
Contudo, a gestão contábil também apresenta uma série de desafios, especialmente porque lida com vários documentos, dados e informações. Inclusive, é importante destacar que a área contábil não deve ser isolada do restante do negócio, pois muitos desses dados são gerados a partir de outros departamentos – e as decisões contábeis influenciam sobremaneira todos os setores da empresa.
Por isso, um ERP contábil é um grande aliado, melhorando a gestão dessa área, integrando setores e fornecendo todos esses benefícios a sua empresa.
Quais as vantagens de usar um ERP contábil?
Contar com um ERP para contabilidade traz uma série de vantagens, tanto aos escritórios contábeis, como às empresas. Nesse último caso, dependendo da integração do seu ERP e do software usado pelo seu contador, você poderá, até mesmo, enviar diretamente pelo ERP os dados contábeis do seu negócio ao contador.
Automação de tarefas e relatórios
Produtividade e eficiência são duas palavras primordiais em qualquer empresa. Um ERP contábil auxilia a atingir ambas as metas, uma vez que ele consegue automatizar diferentes demandas, como o registro de entradas e saídas, os indicadores de desempenho e até o demonstrativo do resultado do exercício, o DRE.
Em geral, um setor contábil gasta horas nessas tarefas que podem ser feitas de maneira rápida e com mais confiança pela máquina. Assim, você libera tempo dos seus funcionários para que eles desempenhem outras tarefas que sejam mais cruciais ao negócio.
Segurança da informação
O setor contábil lida, diariamente, com uma série de informações financeiras sigilosas, que devem ser guardadas por anos ou décadas. Apesar disso, empresas e escritórios contábeis não informatizados costumam deixar esses documentos em depósitos precários que oferecem baixa segurança à essas informações.
Com um ERP, os seus dados financeiros ficam salvos na nuvem, um diretório na internet, com criptografia, login e senha que só pode ser acessado por pessoas autorizadas. Além disso, esse diretório não fica em nenhuma máquina física da sua empresa, evitando que danos físicos comprometam a sua informação.
Inteligência de dados
A área contábil tem um papel crucial na gestão financeira das empresas, oferecendo informações importantes para a tomada de decisão estratégica e o planejamento das ações no curto, médio e longo prazo.
Com um ERP contábil, você poderá ter acesso a diferentes informações, cruzar dados e gerar relatórios diversificados e precisos, que ajudam os gestores a preverem cenários, compreenderem melhor a realidade financeira da sua empresa e realizarem planejamentos mais estratégicos, que favoreçam o crescimento e o ganho de competitividade.
Integração de departamentos
Tanto o ERP contábil como os ERPs empresariais funcionam em um sistema de módulos, no qual cada módulo corresponde a um departamento da empresa. Assim, todos os setores ficam integrados em um mesmo software, o que permite a troca de informações e a melhor comunicação entre os setores.
A área da contabilidade não deve ser isolada do restante do negócio. Por isso, com um bom ERP, ela estará integrada aos demais departamentos da sua empresa, permitindo que haja uma troca de dados, trazendo mais informações para que outros departamentos baseiam suas decisões.
O setor de marketing, por exemplo, poderá usar relatórios e indicadores contábeis para compreender melhor os custos dos produtos e assim definir melhores estratégias de preços e ações de vendas.
Melhora a tomada de decisão estratégica
Por ser uma área tão importante, são muitas as decisões contábeis que precisam ser tomadas e que impactam diretamente na vida financeira das empresas. Um bom ERP contábil lhe fornecerá dados seguros para que suas decisões sejam mais estratégicas.
Devido à inteligência de dados, o software consegue levantar uma série de informações, cruzá-las com outros setores ou anos e gerar relatórios precisos, com possibilidade de análise de indicadores e médias.
Assim, será mais fácil embasar suas decisões, alcançando os objetivos propostos.
Como implementar um ERP contábil na minha empresa?
O primeiro passo é escolher o melhor ERP contábil para as suas necessidades. Analise quais são os seus principais processos, os gargalos que a tecnologia deverá otimizar, as funções mais importantes que o software deverá ter, entre outros.
Após essa escolha, você poderá iniciar a fase de implementação. Inicie mostrando aos colaboradores as vantagens que o novo software trará, especialmente trazendo mais agilidade para que eles desempenhem suas funções. Treine seus funcionários para aproveitarem ao máximo a ferramenta.
Quando todos os departamentos estiverem usando com autonomia o sistema, é hora de acompanhar os resultados trazidos pela solução. Nesse momento, pode ser necessário realizar alguns ajustes, de modo a otimizar ainda mais o produto.
O acompanhamento deve ser feito considerando as metas e gargalos a serem resolvidos que você levantou quando escolheu o software – analisando as melhorias e vantagens trazidas.
Neste conteúdo, você viu que um ERP contábil traz uma série de vantagens tanto às empresas como aos escritórios de contabilidade, fornecendo, principalmente, mais segurança em relação aos dados e embasando a tomada de decisão estratégica.
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