Gerenciar estoques com um ERP que auxilie em tempo real e com a capacidade de gerar relatórios consolidados do seu armazém é o básico que qualquer sistema deve fazer. 

E quando seu estoque está em diferentes armazéns, cidades ou até mesmo em diferentes parceiros? O gerenciamento se torna ainda mais complexo e pode gerar muitos prejuízos se o sistema não for capaz de fazer esse tipo de gerenciamento.

Hoje, quero conversar com vocês sobre as melhores práticas de como controlar estoques em diferentes locais e como a gestão de estoques descentralizada pode ser menos complexa e automatizada. Confira!

O que é estoque descentralizado?

O estoque descentralizado é quando os produtos da empresa não estão centralizados apenas em um local e, sim, em vários pontos. 

Ou seja, as mercadorias serão distribuídas em diferentes centros ou espaços, que podem estar na mesma região ou até em outros estados. Esse tipo de estocagem é viável para empresas maiores e com um volume de entrega que exige vários para facilitar as operações.

Essa é uma estratégia para facilitar a logística de entrega dos produtos, gerindo a distribuição de forma mais eficiente e ágil. É uma forma de otimizar tempo e reduzir gastos desnecessários nesse processo.

Diferença entre estoque centralizado e estoque descentralizado

De maneira resumida, trouxe acima o conceito de estoque descentralizado. Podemos afirmar, então, que o conceito de estoque centralizado é o oposto. Ou seja, é quando a empresa mantém todos os seus produtos armazenados em um único local ou espaço.

O estoque centralizado é fácil de controlar, organizar e administrar. Por isso, é mais adequado para empresas menores, que conseguem operar os processos logísticos em um único local e que não necessitam de pontos extras de distribuição.

Quais são os desafios da gestão de estoques descentralizados?

Uma pesquisa da H2R Pesquisas Avançadas mostrou que 92% dos varejistas entrevistados possuem um setor específico para gestão de armazenagem. Porém, apenas 38% investem em um sistema para auxiliar em toda essa área.

A gestão de estoques descentralizados, muitas vezes, complica a vida dos gestores. Em pleno século XXI, ainda existem ERPs que não conseguem gerar um estoque consolidado. Com isso, os gestores precisam fazer relatórios complexos e mandar para o Excel para, no fim, ainda obter uma fotografia desatualizada do seu estoque.

Muitas vezes, a gestão de estoques descentralizados parece ser um processo simples, como, por exemplo, saber quanto a empresa tem de estoque (de cada produto e em cada loja). Existe essa dimensão, mas algumas questões são mais complexas e o ERP precisa fazer nativamente e automaticamente para ajudar os gestores de estoque.

O sistema não pode apenas informar quanto há de estoque em cada loja. É preciso mostrar ao gestor qual loja está vendendo bem e qual não para,  assim, alertar sobre a necessidade de transferência de estoque de uma para a outra. Dessa forma, o profissional não perde tempo fazendo um ritual complexo, que é o que eu costumo ver acontecer nas empresas. 

Os gestores emitem vários relatórios para verificar o que está sobrando em uma loja e faltando em outra, o que que está vendendo bem em uma e não está obtendo resultados na outra. Só após essas verificações, que demandam tempo, é que eles conseguem fazer as transferências para não ocorrer ruptura em uma loja e excesso em outra. 

Como o ERP pode ser um aliado na gestão de estoques descentralizados?

Existem operações, por exemplo, em que a transferência de estoques se dá por produção. Às vezes, a indústria tem uma série de atividades internas e outras, ela exerce fora, como um beneficiamento que é feito ou uma montagem.

Um exemplo muito comum é a pintura eletrostática e a montagem de uma indústria automobilística. A indústria faz uma série de peças e manda para outra que é especializada na prestação de serviço de pintura eletrostática, e, às vezes, os insumos são de quem está fazendo a solicitação do serviço. 

Ou seja, a empresa produz um equipamento em que várias peças precisam ser pintadas de várias cores. Quem vai fazer a pintura é um terceirizado, para onde se envia essas peças. 

Porém, a tinta que vai ser utilizada é da empresa que enviou as peças, e ela já fica no local onde será feito o trabalho, pois não vale a pena mandar apenas um pouco para cada uma das ordens de produção. A indústria envia um tonel ou um saco de 50 kg de pó de tinta e elas ficam com o prestador. Assim, ele vai usando à medida que faz o serviço.

Com isso, o ERP precisa fazer um controle maior, mostrando que a indústria tem 200 peças, sendo que 40 estão com ela, 50 com o provedor de serviços e o resto em outro lugar. O ERP precisa fazer esse monitoramento e emitir esses documentos de remessa e de retorno automaticamente. 

Além disso, ele precisa saber pelos cadastros que estão no sistema que, depois de um número específico de ordens de produção, é o momento de ressuprir os insumos no provedor de serviço.

Entenda como funciona na prática a gestão de estoques descentralizados com ERP

Eu trouxe um exemplo extremo de gestão descentralizada de estoque. Foi um projeto em que eu participei da implantação de um cliente no Rio Grande do Sul. Ele se tornou representante no Brasil de uma marca alemã de ração para animais, cujos preços são muito elevados.

Quando ele entrou para esse setor no mercado, as lojas e os pet shops tinham receio de fazer a compra porque o produto era muito caro e eles tinham medo das mercadorias ficarem paradas em estoque.

Com esse empecilho em jogo, o representante adotou uma estratégia de consignação, em que ele fazia um acordo da empresa ceder um espaço na prateleira para expor os produtos e, sempre que efetuava uma venda, ele emitia as notas. Ou seja, a loja vendia primeiro a ração e, depois, o meu cliente vendia para ela.

Se, por exemplo, ele deixava na loja 50 sacos de ração e vendia 30, ele ressupria os 30 e emitia uma nota dos 30 que foi vendido. Assim, ele conseguia ter um controle de estoque preciso. 

Além disso, ele sugeriu a integração entre o ERP dele e o da loja para, assim, receber notificações das vendas e sempre saber quanto tem de estoque. Dessa forma, quando fosse preciso  ressuprir, ele faria com agilidade.

Com essa estratégia, esse cliente vendeu para mais de 1000 lojas na região sul, mantendo o controle do estoque de todas elas, pois o ERP estava integrado. Assim, cada vez que uma loja fazia uma venda, ele recebia a notificação no sistema.

A partir dessa ideia, ele conseguiu sucesso fazendo com que esse produto caro e de alto nível fosse colocado no mercado sem que os clientes dele tivessem que fazer o desembolso, mas mantendo um controle efetivo sobre todo o estoque descentralizado em todos os estados.

Isso mostra a importância de investir em um ERP que faça tudo automaticamente. Cada documento de movimentação ou de transferência precisa fazer parte do cálculo de estoque do sistema e o ERP deve projetar. 

Quando é o momento de ressuprir, de produzir e de comprar, isso precisa ser automático e, não, resultado de uma planilha de Excel. O ERP deve apresentar o número frio e você faz a análise quente para fazer o seu ressuprimento de estoque e a sua gestão descentralizada.

Veja também o vídeo em que falo sobre o assunto:

Gostou desse conteúdo e quer trocar experiências? Inscreva-se no canal do Mestre do ERP e compartilhe comigo.