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Otimização do tempo: seu ERP ajuda ou atrapalha?

Você já calculou quanto tempo acaba perdendo com o seu ERP? Alguns processos poderiam ser mais rápidos para evitar demora...

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Você já calculou quanto tempo acaba perdendo com o seu ERP? Alguns processos poderiam ser mais rápidos para evitar demora no atendimento ao cliente? A otimização do ERP em relação ao tempo gasto é um assunto que não podemos deixar de falar. Afinal, é comum ver por aí sistemas que foram criados para automatizar processos, mas que acabam sendo tão lentos quanto se fossem feitos manualmente.

Já passou por uma situação como essa? Ou pior: essa é a realidade atual da sua empresa? Então, continue a leitura. Este conteúdo é exatamente para você.

Por que você deveria repensar a escolha do seu ERP?

No mundo dos negócios, não podemos negar a máxima de que “tempo é dinheiro”. De fato, processos mais ágeis garantem melhores resultados para a empresa de maneira geral. O tempo é um bem valioso e não temos como estocá-lo, mas é possível poupá-lo e, sobretudo, poupar o tempo do seu cliente. Não existe nada que o seu cliente valorize mais do que o tempo dele e a percepção da qualidade do atendimento está intrinsecamente associada ao tempo de resposta. Ou seja, o mesmo atendimento com a mesma qualidade terá percepções de avaliação diferentes em função da velocidade.

Quando a empresa tem processos adequados no ERP, que garantam que o atendimento seja rápido, isso agrega valor para o negócio. 

Por isso, se o seu ERP não permite que os processos sejam realizados de maneira ágil e eficiente, é necessário sim repensar o uso dele na sua empresa. Afinal, se for para ter um sistema que atrasa suas demandas e deixa o cliente esperando, melhor nem ter, não é?

Eu me lembro de uma situação em que foi implantado um ERP em uma empresa que trabalhava com venda consultiva, em que o vendedor usava muito o computador para pesquisar. A principal preocupação do fundador era aumentar o tempo de atendimento. A loja estava sempre cheia e o que ele não queria era deixar os clientes esperando.

Quando nós fizemos a implantação, assim que os vendedores se acostumaram com o processo, nós deixamos tudo mais rápido e, com isso, o tempo de atendimento chegou a diminuir, reduzindo também as filas. Aí veio outra preocupação: o fundador ficou com receio de que, com a loja sem filas, as pessoas na rua pudessem achar que ninguém estava comprando e que a loja estava falindo.

Mais uma vez, nós acalmamos os ânimos dele mostrando que o ERP trouxe outros benefícios: aumentou o ticket médio e a quantidade de clientes que cada vendedor atendia por dia, porque, como diminuiu o tempo de atendimento, os vendedores podiam atender mais e melhor.

Além disso, houve uma mudança que a empresa verificou depois por meio de pesquisa: muitas pessoas não entravam na loja justamente porque olhavam de fora e a loja estava cheia demais, então achavam que perderiam tempo e não entravam para comprar. Quando a loja ficou mais vazia devido à agilidade do atendimento, isso trouxe mais clientes.

Otimização do ERP: sempre considere o tempo dedicado a cada processo

Respeitar o tempo do seu cliente é fundamental. Não adianta ter bom atendimento e resolver o problema do seu cliente se isso for feito de forma demorada. É preciso fazer o que quer que tenha que ser feito com qualidade, mas também precisa ser feito com agilidade.

O seu cliente quer chegar na empresa e ver que os colaboradores encontram as informações de forma fácil no ERP para respondê-lo. A solução deve estar lá para respeitar o seu tempo, o tempo do seu colaborador e, sobretudo, o tempo do seu cliente.

É preciso desenvolver métricas para diminuir cada vez mais o tempo de atendimento, contando com um ERP que ofereça processos com começo, meio e fim discerníveis e uma interface que favoreça a interação. Também é necessário compreender a jornada do seu cliente e colocar essa jornada parametrizada no seu processo no ERP.

Como um ERP auxilia na otimização do tempo?

Para entender melhor como um bom ERP é útil na otimização do tempo da sua empresa, listei alguns benefícios que ele oferece:

Planejamento de atividades

Planejar o futuro é um passo importante para reduzir os imprevistos e antecipar problemas. Quando a empresa conta com um bom ERP, é possível integrar informações de todas as áreas e enxergar o negócio de forma integral.

Sendo assim, ao possibilitar essa antecipação de falhas, a empresa ganha tempo, já que evita erros e possíveis demoras no atendimento, por exemplo.

Padronização de processos

Se um processo é realizado cada vez de uma forma diferente, pode acabar levando a resultados também diferentes e isso acarretar problemas mais sérios em relação a prazos, impactando inclusive outros processos e a eficiência das entregas.

Por isso, um ERP pode estabelecer um padrão para esses processos e auxiliar o controle deles por meio dos registros armazenados. Assim, a empresa ganha ao ter atividades organizadas, sem o risco de atrasarem.

Automatização de tarefas

Quando tarefas repetitivas são automatizadas, a empresa também ganha em agilidade. Afinal, a equipe deixa de precisar dedicar tempo para tarefas que podem ser feitas pelo sistema e ainda com a vantagem de não correr risco de erros.

Além disso, com mais tempo livre, a equipe pode focar em atividades mais produtivas e estratégicas para a empresa. Portanto, a otimização do tempo também é em relação à qualidade das tarefas que podem ser desenvolvidas.

Redução de retrabalhos

Uma das situações que mais levam à perda de tempo em uma empresa é o retrabalho. E isso acontece justamente quando a equipe não tem acesso a informações necessárias para realizar as atividades rotineiras de maneira segura e tomar decisões assertivas.

Um ERP é essencial para eliminar o retrabalho e, assim, fazer com que a empresa ganhe mais tempo no dia a dia. As informações ficam todas centralizadas, possibilitando fácil acesso e reduzindo a perda de tempo por precisar refazer processos errados.

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Sobre o autor
Mestre do ERP

Com mais de 30 anos de experiência em ERP, Marco Antônio Salvo possui experiência na área de serviços, desenvolvimento e software. Atualmente atua na área de desenvolvimento de novos negócios e soluções na Sankhya Gestão de Negócios, e tem o maior canal sobre ERP do Brasil, o Mestre do ERP.

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