Gestão de processos: o que é e como começar a fazer

A gestão de processos é fundamental para monitorar o fluxo de trabalho em uma empresa e avaliar se estão de...

A gestão de processos é fundamental para monitorar o fluxo de trabalho em uma empresa e avaliar se estão de acordo com o propósito organizacional. É um fator chave para manter os negócios sempre em constante crescimento e destaque no mercado.

Além da parte operacional, é importante que a equipe esteja alinhada com os objetivos estratégicos para que a execução das atividades mantenha sempre a excelência e a dinâmica correta. Para que tudo isso ocorra em equilíbrio, é preciso um conjunto de práticas de gestão.

Neste artigo, explicamos o conceito de gestão de processos, sua importância, as principais características, o funcionamento de cada etapa, dicas de como implementar e como o ERP pode ser um  grande aliado na sua empresa para uma gestão de alta performance. Confira!

O que é gestão de processos?

O conjunto de práticas que ajudam a manter a excelência contínua e qualidade nas atividades organizacionais é chamado de gestão de processos. Assim, é possível avaliar quais ações geram bons resultados e o que é preciso reduzir ou até eliminar por não agregar na dinâmica estratégica da empresa.

A gestão de processos é uma forma de manter as atividades e a equipe alinhados com o planejamento dos negócios, e assim, manter uma evolução constante. O controle de todas as etapas de uma organização ajuda os gestores na rápida identificação dos gargalos e nas melhores tomadas de decisão.

O conceito de monitorar processos engloba tanto o trabalho físico dos colaboradores quanto a parte operacional das máquinas. Ou seja, é uma análise geral de todas as etapas do negócio para manter a rotina de trabalho otimizada e produtiva. Esse controle é feito através de um sistema de gestão que oferece indicadores e relatórios detalhados de todas as ações.

Independente do segmento de atuação da organização e seu porte, a gestão de processos é fundamental para conquistar um alto nível de trabalho e destaque diante dos concorrentes e precisa ser implementada em todos os setores de forma integrada.

Com dados e informações gerados de forma precisa para os gestores, é possível estruturar regras e diretrizes organizacionais para que a equipe mantenha o trabalho alinhado com os objetivos e a empresa tenha uma gestão de processos eficaz.

Qual é a importância da gestão de processos para uma empresa?

A implementação da gestão de processos auxilia os gestores a entender quais ações são eficazes na organização e o que é preciso modificar ou corrigir. Assim, é possível manter estratégias que estejam de acordo com a necessidade da empresa e promovendo melhorias contínuas.

Ter a gestão como ferramenta facilita o controle tanto das etapas individualmente quanto do planejamento como um todo e, dessa forma, oferece maior clareza nos processos e os mantém  sempre alinhados com o propósito organizacional. Com isso, os líderes conseguem tomar decisões mais assertivas, encontrar gargalos, diminuir a burocracia e evitar falhas. 

A base para o sucesso dos negócios é saber monitorar cada tarefa executada, manter a equipe estruturada e em equilíbrio com os objetivos e entender o que é essencial para ter conquistas como:

Principais características da gestão de processos

Um diagrama circular com as principais características da gestão de processos: modelação, documentação, entrega de valor, monitoramento e sistematização.
Principais características da gestão de processos

Para avaliar se uma gestão de processos é bem executada e implementada de forma profissional, é importante ter atenção em algumas características que são primordiais para impactar de forma positiva nos resultados.

Modelação

Uma das características primordiais em empresas que implementam a gestão de processos é a modelação. Com ela, a organização gera uma flexibilidade para que sejam inseridos novos processos ou que seja feita a adequação dos que já existem, mas precisam de correções. É importante a liberdade de redesenhar o fluxo quando preciso.

Documentação

A documentação é fundamental na gestão de processos, pois é por meio dela que os gestores conseguem avaliar os resultados e os impactos das ações e entender se estão de acordo com o planejamento estratégico proposto. É uma forma também de todos os colaboradores terem acesso a informações necessárias e um caminho correto a seguir.

A documentação ainda contribui para reduzir a curva de aprendizado de novos colaboradores, ou seja, os novos profissionais contratados se tornam produtivos em um intervalo de tempo menor.

Além disso, uma vez documentando o processo, as chances de perder o conhecimento de suas regras de negócios com a saída de colaboradores são menores.

Entrega de valor

A organização precisa ter certeza de que a entrega de valor está acontecendo de forma correta e gerando impacto positivo. Se isto não é a realidade, é necessário rever a gestão de processos, em quais pontos estão as falhas e o que deve ser repensado.

Monitoramento

Tomar decisões assertivas requer informações e dados precisos. Por isso, o monitoramento constante e em tempo real é uma característica necessária para uma gestão de processos de sucesso. Os indicadores são grandes aliados para esse controle e fornece relatórios detalhados.

Sistematização

A sistematização é essencial para que os gestores consigam antecipar possíveis problemas e fazer as correções adequadas de forma eficiente e ágil. A gestão de processos também precisa da estruturação de todas essas características e estar de acordo com as necessidades da organização, para que a execução tenha excelência.

Vantagens de aplicar a gestão de processos

Gestão do processo de cadastro de produto no ERP Sankhya.
Gestão de processos no ERP Sankhya

A gestão de processos é uma ferramenta facilitadora para que as empresas conquistem excelência em cada etapa do trabalho. Uma pesquisa realizada pela Deloitte mostrou que 96% das empresas pretendem investir em aplicativos, sistemas e ferramentas de gestão para melhorar a produtividade e a eficiência.

Investir em uma ferramenta de gestão nos dias de hoje não é mais uma opção e sim uma necessidade para empresas que desejam ter um alto desempenho e destaque no mercado.

São inúmeras as vantagens de implementá-la no dia a dia da organização. Por isso, listamos a seguir as principais.

Redução de custos

Muitas etapas organizacionais são burocráticas ou requerem atenção e tempo dos colaboradores. Com isso, as possibilidades de falhas são grandes. Com uma gestão de processos bem implementada, é possível reduzir custos relacionados ao retrabalho e a erros cometidos

Quando a equipe está alinhada com toda a estratégia da empresa, o trabalho é preciso e as chances de problemas são pequenas. Dessa forma, os gastos com desperdícios em atividades mal executadas são eliminados.

Tomada de decisões assertivas

Com um bom mapeamento de todas as etapas, os gestores têm em mãos dados e informações reais e atuais sobre os resultados. Identificando os gargalos de forma exata, as decisões tomadas passam a ser com base na raiz do problema e, assim, as correções são feitas de forma assertiva.

Os indicadores de desempenho são aliados fundamentais para as tomadas de decisões, pois geram relatórios com dados em tempo real. 

Retenção de talentos

Uma empresa que trabalha com organização e todos os processos alinhados e bem repassados para os colaboradores, independente do setor de atuação, gera satisfação da equipe e, consequentemente, maior e melhor produtividade

Com isso, a taxa de turnover é reduzida, a organização consegue reter talentos e o resultado é um trabalho com qualidade e eficiência.

Satisfação do cliente

Clientes satisfeitos são essenciais para o sucesso dos negócios. Para proporcionar essa satisfação, é importante fazer a gestão de processos em cada etapa, desde a produção até a entrega final. As atividades precisam estar integradas para um resultado com excelência e qualidade. 

O consumidor percebe quando os processos são bem executados e a proposta de valor cumprida. O impacto gerado é positivo e as expectativas são superadas. Com isso, o relacionamento entre empresa e o cliente se torna mais fiel, refletindo na lucratividade e no destaque no mercado.

Etapas da gestão de processos

Para que a gestão de processos tenha sucesso, é importante que seja estruturada de forma que toda a empresa saiba exatamente o que é preciso fazer e tenha disciplina, mantendo o alinhamento necessário para a fluidez das ações. Para que isso aconteça, é preciso seguir algumas etapas que serão facilitadoras para o desempenho.

Planejamento

O primeiro passo para os líderes é criar o planejamento estratégico da empresa, os objetivos e metas para ter a base principal que precisa ser alcançada. Dessa forma, os processos são bem direcionados e trabalhados já de acordo com o propósito primordial.

Regras

Após a criação do planejamento, é o momento de definir as regras que precisam ser seguidas por todos os colaboradores para que o trabalho caminhe de forma contínua, com qualidade e direcionamento correto. Regras são necessárias para que todos, independente do cargo, cumpram as diretrizes conforme estipuladas.

Processos

Mapear os processos é a etapa em que começa a gestão e, para isso, é preciso investir em ferramentas que auxiliem no monitoramento, como um software de gestão (ERP). Através dele, os gestores conseguem acompanhar o fluxo e avaliar o que pode ser mantido e o que deve ser reformulado.

Implementação

É o momento de colocar em prática todos os processos por meio de ações cotidianas concretas. Com isso, toda a organização começa a trabalhar com base no alcance do planejamento estratégico.

Monitoramento

O monitoramento por meio de indicadores, uma das etapas mais fundamentais para alcançar os resultados desejados, deve ser constante. Por isso, o uso de um sistema é essencial, uma vez que permite esse controle em tempo real e com dashboards detalhados. Com dados e informações precisos, os gestores conseguem fazer as correções necessárias.

BPM e BPMN: qual é a diferença?

Os profissionais envolvidos na gestão de processos buscam facilitar todo o monitoramento por meio de ferramentas que otimizam as etapas. O BPM e o BPMN são fundamentais para facilitar o dia a dia dos gestores e, por isso, é importante entender com profundidade o conceito de cada um e como funcionam.

BPM

Business Process Management, ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio, o BPM é uma metodologia que tem como princípio o monitoramento preciso de cada etapa da gestão com foco na identificação das melhorias contínuas. Esse método faz uso de várias formas de elevar a performance da gestão, como analisar, mensurar e otimizar as ações.

Uma grande aliada do BPM é a tecnologia, que faz com que o gerenciamento seja administrado com eficiência e agilidade. É uma forma de identificar o que é essencial e o que não é para a cadeia produtiva, seja de forma individual ou geral.

Entre as várias vantagens de ter a metodologia como parte da gestão, estão:

  • Promover satisfação ao cliente;
  • Otimizar recursos;
  • Controlar prazos;
  • Gerar inovação;
  • Reduzir burocracias;
  • Melhorar a governabilidade;
  • Utilizar a tecnologia como aliada;
  • Diminuir falhas;
  • Evitar desperdícios.

BPMN

Business Process Modeling and Notation ou, em português, Modelo e Notação de Processos de Negócios, o BPMN é uma técnica que facilita a comunicação e o entendimento dos processos por meio da padronização com símbolos/ícones

De forma ilustrativa, o caminho dos processos é mapeado para que os colaboradores, independente do setor de atuação, compreendam o funcionamento do fluxo e, assim, executem um trabalho com alta performance. Em resumo, o BPMN é a padronização visual que ajuda a equipe a entender de forma prática todas as ações.

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3 passos para implementar a gestão de processos na empresa

Para a implementação da gestão de processos, é importante seguir algumas dicas para que seja estruturada da forma correta e não fique lacuna. Listamos a seguir um passo a passo prático e bem explicativo.

1. Fazer um diagrama dos processos

O planejamento criado pelos líderes precisa estar detalhado para que todos os colaboradores entendam o caminho certo na execução das ações. O diagrama é um modelo eficiente, prático e didático de colocar todos os processos organizados. 

Assim, é possível entender características e padrões de cada etapa e o que é necessário para que ela funcione de forma correta. Além disso, o mapeamento ajuda na identificação de gargalos, gastos desnecessários e de operações que estão com poucos ou muitos funcionários.

2. Integrar os setores

Uma parte fundamental para uma gestão de processos com excelência é a integração de todos os setores da organização por meio de um sistema de qualidade e que ofereça os recursos necessários para monitorar cada etapa com precisão

A comunicação interna automatizada e a disponibilidade de informações em tempo real são primordiais para que todos os colaboradores tenham facilidade e auxílio, quando necessário, em suas funções. 

3. Definir os indicadores de desempenho

Os KPIs são a força motriz para o sucesso dos negócios e são grandes aliados na gestão de processos. É com base no monitoramento dos indicadores que os gestores conseguem acompanhar a evolução da empresa e também antecipar erros e falhas, aplicando correções de forma ágil e eficiente.

É importante definir quais serão os KPIs utilizados na gestão de processos de acordo com a necessidade e a realidade do negócio. Com isso, os gestores conseguem avaliar os desempenhos com base em relatórios detalhados e com dados precisos.

ERP Sankhya para gestão de processos

O Sankhya Flow é uma solução que permite representar, gerenciar e automatizar o fluxo de trabalho de qualquer departamento ou área de um negócio ou até mesmo integrar processos junto a outros softwares

É possível organizar os processos de compra e venda, almoxarifado, recursos humanos ou qualquer outro fluxo de trabalho. A solução divide-se em três personas que demandam atividades diferentes: o modelador, o executor e o gestor.

Modelador

O modelador consegue desenhar os fluxos de trabalho, sendo possível personalizar de acordo com as regras organizacionais e definir o formato da notificação dos responsáveis, os usuários, os grupos ou os profissionais que estão envolvidos na atividade, além do formulário ao qual serão inseridas ou consultadas as informações.

Também é possível inserir relatórios e dashboards, além de, ao final da criação, ser possível exportar para outros formatos ou inserir fluxos existentes por outras ferramentas ou soluções. Na criação do fluxo, é possível optar por um processo em branco, iniciado do zero, ou utilizar um modelo existente oferecido pelo ERP.

Sempre que forem realizadas alterações, automaticamente são criadas novas versões para que os gestores não percam o histórico do que já foi realizado. O papel do Sankhya Flow é apoiar o usuário a seguir todas as regras definidas no processo por meio de tarefas que são geradas e enviadas para os executantes responsáveis por cada uma delas. 

Executor

O executor poderá acompanhar e executar as suas demandas por meio da lista de tarefas, além de fazer o acompanhamento de todas as atividades definidas para ele e também consultar todas as informações referentes e inserir os dados de acordo com o fluxo do processo.

Também é possível inserir anexos com documentos, imagens, textos ou qualquer arquivo necessário para uma consulta futura. O executor poderá visualizar o fluxo completo através de um diagrama e, assim, conseguir observar onde o processo está sendo executado no momento. 

Na opção histórico, o executor conta com uma linha do tempo com informações de quem, quando e o que foi feito em cada etapa

Gestor

Na visão do gestor, é possível visualizar indicadores que facilitam o gerenciamento e o acompanhamento de todas as estratégias e os objetivos que foram desenhados, executados ou que ainda estão pendentes

Todos esses conjuntos de soluções englobam o conceito de BPM de forma nativa dentro do ERP, alinhando estratégias de negócios aos processos operacionais.

Entre os vários benefícios que o sistema Sankhya oferece, estão:

  • Reduz gargalos operacionais: os colaboradores possuem maior clareza do trabalho pendente e seu respectivo prazo;
  • Reduz a complexidade: as regras de negócio e do fluxo ficam no sistema;
  • Reduz tempo: com menos gargalos, tarefas mais fáceis e diminuição de erros, o tempo é otimizado;
  • Padroniza o processo: ajuda na praticidade do conhecimento dos recursos, tanto para antigos quanto para novos colaboradores;
  • Reduz erros e retrabalho: a simplificação e a automação de tarefas reduzem as chances de erros e retrabalho;
  • Reduz custos: quanto mais rápido o processo é executado e com menos erros, menor será o seu custo operacional.

E, então, que tal otimizar o dia a dia da sua empresa com gestão de processos por meio do ERP Sankhya? Fale com um de nossos especialistas e descubra tudo o que esse sistema pode fazer pelo seu negócio.

Sobre o autor
Wesley Araujo

Product Manager da Tribo Framework da Sankhya. Formado em Gestão da Informação na UFU, pós-graduado em Engenharia de Produção na PUC Minas e certificado CPRE-FL.

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