Gestão de Projetos: o que é, sua importância e como ela pode auxiliar as empresas

Veja o que é gestão de projetos, qual a sua importância, as etapas, o papel do gerente de projetos e...

Mulher em uma vídeochamada com sua equipe, fazendo a gestão de processos através da metodologia Kanban

Em tempos de “Mundo VUCA”, com a Inteligência Artificial dando passos cada vez mais velozes, gestores e empresários devem se adaptar com agilidade e precisão. Dessa forma, saber fazer gestão de projetos, e entender como ela pode auxiliar o negócio, é fundamental. 

Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você se aprofunde melhor no assunto, explicando o que é gestão de projetos, qual a sua importância, quais as etapas para um bom gerenciamento, o papel do gerente de projetos e como ela pode ser um auxílio para as empresas diante de um mundo digitalizado e com a concorrência acirrada. Continue lendo para saber mais.

O que é Gestão de Projetos?

A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, técnicas e habilidades na elaboração de atividades para atingir determinados objetivos.

Simplificando, é uma metodologia que permite transformar estratégias em resultados, em especial, no contexto dos negócios.

Por meio da gestão de projetos, é possível ordenar prioridades, otimizar tempo e recursos disponíveis e ainda gerar foco nas tarefas ligadas às metas, permitindo o planejamento antecipado de cada ação. 

À primeira vista, o conceito de gestão de projetos pode parecer simples, já que os projetos são como desenhos de ideias, mas o gerenciamento de projetos é a metodologia que permite transformar ideias em realidade. 

Fazer uma boa gestão de projetos garante o aperfeiçoamento de produtos e serviços, reduz tempo de execução, mitiga possíveis erros e garante constância para a construção de ideias, levando-as à finalização. 

Além disso, é necessário entender que um projeto pode ser definido como um empreendimento temporário para criar produtos, serviços ou qualquer outro resultado único.

Por esse motivo,  os projetos têm um ciclo de começo, meio e fim e nascem de necessidades, crescem a partir de ideias e se concretizam com recursos materiais e intelectuais.

Qual é a importância da gestão de projetos?

A gestão de projetos é importante por ter a grande vantagem de gerar aumento no desempenho da corporação e agregar valor ao negócio, uma vez que a gestão de projetos busca reduzir os riscos de fracasso e acompanhar todas as etapas envolvidas, bem como garantir a qualidade dos resultados. 

Leia mais no Blog da Sankhya sobre as principais ferramentas da gestão de projetos >

Outro motivo para implementação da gestão de projetos é a integração que ela produz entre as áreas de conhecimento como gestão de escopo, gerência do tempo, gerência da qualidade e gestão de custos. 

Para salientar a importância da gestão de projetos em empresas, lembramos que existe um instituto internacional próprio, uma entidade sem fins lucrativos que propaga as melhores práticas dessa atividade: o  PMI (Project Management Institute).

Esse instituto faz estudos na área e é responsável pela produção e pela atualização de um guia sobre como gerir projetos, o Guia PMBOK® (Project Management Body Of Knowledge). 

Na publicação, são elencados os principais benefícios em usar a gestão de projetos. São melhorias como: otimização de tempo, minimização dos riscos, agilidade na tomada de decisões, equipes mais engajadas, entre outros. Além disso, o guia ainda aponta quais são as principais etapas da gestão de projetos. 

Quais são as etapas da gestão de projetos?

Imagem que ilustra as etapas da gestão de projetos, conforme o Guia PMBOK®.
Principais etapas para realização de um projeto segundo o Guia PMBOK®

As etapas da gestão de projetos variam de acordo com o porte de cada negócio. Cabe aos gestores avaliarem as estratégias e necessidades do empreendimento. 

Mas é importante que as etapas priorizem a definição das entregas previstas do projeto, apontem possíveis riscos, listem recursos e custos necessários, determinem critérios de avaliação, estipulem restrições e estabeleçam equipe responsável. 

No Guia PMBOK®, são definidas quatro etapas principais para a realização de um projeto:

  • Início;
  • Organização e preparação;
  • Execução do trabalho previsto;
  • Finalização.

Após estipuladas essas quatro etapas, o processo de gerir projetos é dividido em cinco grupos:

Dê o “start” no projeto (iniciação)

Nessa primeira etapa, os gestores de projeto levantam todas as necessidades das partes interessadas, buscam as autorizações essenciais e provam o valor do projeto para a empresa.

Além disso, na fase de iniciação, são determinados quais são os objetivos e os resultados esperados ao fim do projeto. Neste momento, são definidos o escopo do projeto, a previsão de custos e o cronograma preliminar. 

Geralmente, o início oficial do projeto é dado pelo gestor responsável, ao assinar o Termo de Abertura de Projeto (TAP).

O TAP é um documento que inaugura todo o processo de gestão de projetos, autorizando a alocação de recursos organizacionais e o início das atividades. Alguns pontos que não podem faltar no TAP são:

  • Entregas previstas do projeto;
  • Possíveis riscos;
  • Recursos necessários;
  • Custos;
  • Critérios de avaliação;
  • Restrições;
  • Seleção da equipe etc.

Foque no planejamento

Depois que o TAP está oficializado, o segundo passo é o planejamento, fase mais intensa dos projetos e que exige atenção máxima aos detalhes.

A importância da estruturação é tão grande que, dos 47 processos do Guia PMBOK, 24 são referentes ao planejamento e abrangem uma série de padrões, critérios e objetivos.

É nessa etapa que os gerentes de projetos detalham custo e objetivo de cada ação e organizam toda a documentação do processo de planejamento.

Basicamente, o planejamento deve conter: requisitos de clientes, restrições, orçamentos, definição de escopo, cronograma, plano de comunicação e registro de riscos.

Coordene a execução

Com o planejamento em mãos, o gerente de projetos estabelece o time responsável pela execução e coordena as pessoas e os recursos para colocar o plano em prática com eficiência.

Considerando que o planejamento alimenta a execução, os gerentes de projetos devem garantir que a prática se alinhe à teoria, fazendo as atualizações e os ajustes necessários conforme a evolução do projeto. 

É neste ponto que o projeto sai do papel e vira realidade e valida, ou não, o planejamento. Portanto, durante a execução, é preciso revisar o planejamento e alinhar expectativas. 

Mantenha o controle

Monitoramento e controle são palavras-chave centrais para conduzir um projeto e devem seguir critérios e indicadores definidos no planejamento.

Esse grupo de processos envolve o controle integrado de custo, prazo, escopo e benefícios do projeto, oferecendo relatórios de desempenho constantes.

Nessa fase, o acompanhamento e a análise das ações são feitos constantemente. É nesta etapa que o time garante que o planejado está sendo cumprido.

Saiba encerrar o projeto

Um projeto só pode ser encerrado a partir do instante em que todas as pendências forem concluídas, desde entregas previstas até contratos e pagamentos.

Além disso, é fundamental realizar um balanço dos resultados e compartilhar as lições aprendidas com toda a empresa para aprimorar a gestão de projetos em todas as áreas.

Conforme dito anteriormente, a gestão de projetos é responsável por garantir que os projetos saiam do papel para a realidade, assegurando que as etapas foram colocadas em prática. Um projeto só acaba quando todos os processos são executados. 

Lembramos que o fim de um projeto pode dar início a outros, já que muitos projetos são feitos para validação de estratégias. Uma vez validadas, iniciam-se ou encerram-se definitivamente ideais e outros projetos. 

É importante que o gestor de projetos saiba o momento certo de começar e terminar um projeto.

O gerente de projetos: qual o papel do profissional?

Com um cargo estratégico, já que tem função de agregar valor a uma iniciativa, o gerente de projetos deve ter um visão integrada das atividades, tarefas, habilidades e conhecimentos próprios e dos envolvidos. 

Baseado no planejamento pré-estabelecido, o gerente de projetos avalia caminhos e toma decisões sobre os passos do projeto. 

Os gerentes de projetos devem ter a capacidade de motivar e inspirar sentimento de propósito nas pessoas, sendo agentes de mudanças e proporcionando  resultados para os interessados. 

Além disso, é importante que os gerentes de projetos saibam delegar e tenham a experiência suficiente para antecipar riscos, perceber ameaças, além de agilidade em buscar saídas. 

As principais funções dos gerentes de projetos são:

  • Certificar que o projeto permaneça dentro do escopo, do custo e do prazo;
  • Controlar os indicadores dos projetos;
  • Coordenar as partes interessadas;
  • Gerenciar conflitos;
  • Informar decisões e resultados;
  • Garantir a aplicação da metodologia de gestão de projetos mais coerente;
  • Receber, avaliar e executar solicitações de mudanças, entre outras.

Geralmente, os gerentes de projetos não são formados em um curso de área específica. Uma certificação ou MBA na área já é suficiente para que o profissional possa atuar na gestão de projetos. 
Além disso, é necessário que o gerente de projetos desenvolva competências e habilidades, as conhecidas “soft skills” e hard skills. Liderança, comunicação, negociação, agilidade e conhecimento em gestão de projetos são algumas das capacidades.

Quais são os principais erros de uma gestão de projetos? 

Na gestão de projetos, como em qualquer área de uma empresa, existe a possibilidade de acontecerem erros. Mas é importante saber que a maioria deles pode ser evitada. Listamos aqui os 5  principais erros na gestão de projetos.

  1. Querer realizar muitos projetos de uma vez;
  2. Subestimar a importância da comunicação;
  3. Não ter critério para montar o time;
  4. Não definir objetivos;
  5. Não usar metodologias e um ERP na gestão de projetos.

Criar, planejar, executar e monitorar são atividades complexas. Isso porque as fases de um projeto nunca ocorrem de forma linear e envolvem imprevistos, conflitos e variáveis desafiadoras para os gestores.

Nesse emaranhado de processos dinâmicos, a única forma de manter o controle é contar com metodologias eficientes e com a tecnologia, como um software para gestão de projetos, que pode facilitar muito todas as etapas. 

Software para gestão de projetos: confira o ERP Sankhya!

O ERP Sankhya é a melhor solução para quem busca um sistema de gestão empresarial, pois oferece uma plataforma 100% online e customizada. 

O módulo de gestão de projetos permite o controle por etapas, incluindo variáveis como datas, tempos previstos e realizados, tipos de profissionais, serviços e acompanhamento da agenda e OS.

Além disso, o sistema possui atualização financeira automática, análise de pico e criação de modelos exclusivos. Aliado a metodologias de gestão de projetos, agiliza e otimiza resultados. 

As principais metodologias de gestão de projetos?

Se você chegou até aqui, já percebeu a importância de colocar um projeto em prática dentro de uma empresa, e sabe que é preciso ter planejamento, foco na execução e direcionamento correto de um gerente de projetos. 

Além disso, podemos dizer que é quase impossível desenvolver ideias sem a gestão de projetos. E mais, sem o uso de tecnologia e metodologia eficientes, fica ainda mais difícil. E, por isso, separamos as principais metodologias de gestão de projetos. Continue lendo para saber mais.

Guia PMBOK® do Project Management Institute

Já falamos aqui sobre o Guia PMBOK®, que indica boas práticas no gerenciamento de projetos. O guia é uma espécie de livro sobre gerenciamento de projetos e que reúne as práticas mais eficientes, testadas e comprovadas por gerentes de projetos do mundo inteiro em um só lugar.

Lean

O método Lean é muito usado em startups que buscam alta performance com menos custos. O objetivo principal desta metodologia é tornar as operações de uma empresa mais enxutas, diminuindo desperdícios sem prejudicar a qualidade e os resultados finais.

Cascata

Este método consiste em planejar, projetar, construir, testar e entregar projetos e tem como foco reduzir o risco de grandes planejamentos fracassarem por um problema na primeira fase.

Scrum

Um dos métodos mais famosos para gestão de projetos, o Scrum é um conjunto de boas práticas focado nos membros da equipe. Assim, os envolvidos sabem em que etapa o projeto está, o que já foi concluído e o que ainda falta ser feito.

Kanban

O método Kanban vem da ideia que o significado da palavra japonesa Kanban tem: “sinalização” ou “cartão”, ou ainda sistema de sinalização que utiliza cartões. O método Kanban é uma mistura do modelo de pensamento “Lean” com pensamento ágil, em que cartões ou atividades podem ser facilmente criados e descartados. 

Scrumban

O Scrumban é uma mistura do método Kanban e Scrum e usa a natureza prescritiva do Scrum com a melhoria de processo do Kanban para permitir que a equipe melhore continuamente seu processo.

Método do caminho crítico (CPM)

O método do caminho crítico (CPM) é uma forma que gestores de projetos usam para identificar as tarefas a serem feitas dentro de um projeto. É como uma sequência longa de atividades a serem concluídas em determinado tempo para completar todo o projeto. 

Gestão de projetos em cadeias críticas (CCPM)

Este modelo de metodologia busca identificar os recursos necessários e quaisquer objeções e restrições pré-existentes para, então, determinar a maneira mais eficiente de concluir um projeto. O objetivo do CCPM é aumentar a eficiência executando o maior número de tarefas, enquanto a empresa opera em capacidade máxima.

Programação extrema (XP)

O método eXtreme Programming ou Programação extrema (XP) é muito usado aliado ao Scrum e tem foco em lançamentos frequentes e na entrega rápida ao cliente.

Agile ou Ágil

Todos esses métodos podem ser facilmente aplicados na metodologia ágil (Agile), que é uma forma de conduzir projetos com maior rapidez nos processos e foco na conclusão de tarefas. Considerado um dos melhores para a área de gestão de projetos,  é focado no planejamento.

Por ser adaptável, flexível, rápido, com foco na qualidade e na auto-organização e ter prazos de entrega curtos , é um dos preferidos por gerentes de projetos. 

Já que vivemos em um mundo cada vez mais acelerado, o método Agile atende empresas competitivas de vários setores de forma ágil.

A metodologia ágil busca rapidez e assertividade, implementando as primeiras tarefas em algumas semanas ou meses.

Geralmente, as equipes que usam métodos ágeis acompanham tudo de perto, rastreando o sucesso e a velocidade do desenvolvimento dos projetos, monitorando, assim, a eficiência do processo em cada etapa. 

O método Agile busca satisfazer o cliente, valorizar os funcionários, eliminar o retrabalho, estabelecer prioridades, manter pequenos ciclos de liberação, usar a programação em pares, entre outros. 
Para saber mais, confira o e-book produzido pela Sankhya sobre métodos ágeis, com a curadoria da CEO da Mastertech, Camila Achutti >

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