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Conheça os principais erros em uma gestão de projetos

Você sabe o que é gestão de projetos e por que ela é essencial para o sucesso do negócio? À...

gestão de projetos

Você sabe o que é gestão de projetos e por que ela é essencial para o sucesso do negócio? À primeira vista, o conceito pode parecer simples, pois a maioria de nós já participou de projetos e acompanhou várias etapas da criação de produtos, serviços e outras soluções.

No entanto, o gerenciamento de projetos vai muito além de um conjunto de processos burocráticos: é a metodologia que permite transformar ideias em realidade. No caso, transformar ideias em resultados lucrativos para a empresa, por meio de boas práticas que levam à conquista dos objetivos.

Para isso, você precisa saber como conduzir projetos de forma eficiente e bastam alguns tópicos para entender:

  • O que é um projeto
  • O que é gestão de projetos
  • Importância do gerenciamento de projetos
  • O que é Termo de Abertura de Projetos (TAP)
  • Como fazer gestão de projetos
  • Principais erros em uma gestão de projetos
  • Como um ERp ajuda na gestão de projetos de uma empresa

Você tem interesse em gerenciar projetos com excelência? Então, continue a leitura e coloque esses conhecimentos em prática.

Primeiramente, o que é um projeto?

Um projeto pode ser definido como um empreendimento temporário para criar produtos, serviços ou qualquer outro resultado único.

Projetos nascem de necessidades, crescem a partir de ideias e se concretizam com recursos materiais e intelectuais.

Para que exista um projeto, é preciso um objetivo definido, um prazo, pessoas para realizar as atividades e recursos destinados ao processo. É a partir disso que é necessária uma gestão de projetos.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, técnicas e habilidades na elaboração de atividades para atingir determinados objetivos.

Em resumo, é uma metodologia que permite transformar estratégias em resultados, em especial no contexto de negócios.

Na história, a gerência de projetos como disciplina foi criada nos campos da construção e da engenharia mecânica e evoluiu dentro da administração científica. Hoje, a maioria das atividades de uma empresa podem ser vistas como projetos, o que faz dessa gestão uma base obrigatória para os negócios.

Por que é importante fazer gestão de projetos?

A gestão de projetos é fundamental para reduzir os riscos de fracasso e controlar todas as etapas envolvidas, bem como garantir a qualidade dos resultados. Assim, é possível gerenciar projetos de forma eficiente, ou seja, atingindo os objetivos e otimizando recursos.

Diversas áreas do conhecimento, como a gestão de escopo, a gerência do tempo, a gerência da qualidade e a gestão de custos são integradas para esse fim. Isso aumenta o desempenho das empresas e agrega valor ao negócio, pois é o verdadeiro alicerce do pensamento empresarial.

O gerenciamento de projetos é tão importante que possui seu próprio instituto, o PMI (Project Management Institute), uma entidade sem fins lucrativos que propaga as melhores práticas dessa atividade.

O PMI é responsável por um guia sobre gerir projetos, o PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), e por fazer estudos na área.

Termo de Abertura de Projeto: o que é isso?

O Termo de Abertura de Projeto, ou apenas TAP, é um documento que inaugura todo o processo de gestão de projetos, autorizando a alocação de recursos organizacionais e início das atividades.

Mais do que uma simples formalização, o TAP serve como base para o gerente de projetos e equipe, porque contém informações essenciais, como o objetivo, as expectativas, os prazos e o orçamento do projeto.

Alguns pontos que não podem faltar no TAP são:

  • Entregas previstas do projeto;
  • Possíveis riscos;
  • Recursos e custos necessários;
  • Critérios de avaliação;
  • Restrições;
  • Seleção da equipe etc.

Como fazer a gestão de projetos?

Agora que você já entendeu o que é gestão de projetos e sua aplicação, vale a pena compreender, passo a passo, como aprimorar esse controle na sua empresa. Para isso, é necessário considerar inicialmente as particularidades de cada negócio.

No Guia PMBOK, são definidas quatro etapas principais para a realização de um projeto:

  1. Início;
  2. Organização e preparação;
  3. Execução do trabalho previsto;
  4. Finalização.

Além disso, o processo de gerir projetos é dividido em cinco grupos, que vamos acompanhar no passo a passo a seguir:

1. Dê o “start” no projeto

No grupo de processos de iniciação, o ciclo de vida do projeto é definido em todas as suas fases. Nessa primeira etapa, você precisa levantar as necessidades das partes interessadas, conseguir as autorizações necessárias e provar o valor do projeto para a empresa.

Geralmente, o início oficial do projeto se dá com a assinatura do TAP pelo gestor responsável, que já contém todas as informações relevantes sobre a concepção, planejamento e execução da ideia.

2. Foque no planejamento

Naturalmente, o planejamento é a fase mais intensa dos projetos, que exige atenção máxima aos detalhes.

Dos 47 processos do Guia PMBOK, 24 são dedicados ao planejamento, que abrange uma série de padrões, critérios e objetivos.

Em resumo, o plano deve conter: requisitos de clientes, restrições, orçamentos, definição de escopo, cronograma, plano de comunicação e registro de riscos.

3. Coordene a execução

Na fase de execução, a principal função do gerente de projetos é coordenar pessoas e recursos para colocar o plano em prática com eficiência.

Considerando que o planejamento alimenta a execução, você deve garantir que a prática se alinhe à teoria, fazendo as atualizações e os ajustes necessários conforme a evolução do projeto. 

4. Mantenha o controle

Monitoramento e controle são palavras-chave centrais para gerir um projeto e devem partir de critérios e indicadores definidos no planejamento.

Esse grupo de processos envolve o controle integrado de custo, prazo, escopo e benefícios do projeto, oferecendo relatórios de desempenho constantes.

5. Saiba encerrar o projeto

Um projeto só pode ser encerrado com todas as pendências concluídas, desde entregas previstas até contratos e pagamentos.

Além disso, é fundamental realizar um balanço dos resultados e compartilhar as lições aprendidas com toda a empresa para aprimorar a gestão de projetos em todas as áreas.

Quais são os principais erros da gestão de projetos?

Na gestão de projetos, existe a possibilidade de acontecerem erros. Mas é importante saber que a maioria deles pode ser evitada. Listamos aqui os 4  principais erros para que você já saiba de antemão e não caia neles.

1. Querer realizar muitos projetos de uma vez

Acreditar que pode lidar com vários projetos de uma vez é um erro bastante comum, principalmente se a empresa está começando a gestão de projetos.

Claro, é possível sim realizar vários projetos ao mesmo tempo, mas dificilmente as demandas não afetarão negativamente a qualidade do trabalho, além de gerar estresse nas pessoas envolvidas.

Quando a empresa insiste em realizar vários projetos, até mesmo o tempo que eles levam para serem concluídos acaba sendo maior devido às dificuldades de lidar com várias demandas ao mesmo tempo.

Realizar um projeto por vez pode aumentar a qualidade dele, a criatividade e a disposição para desenvolver as soluções e também a velocidade com que as etapas serão finalizadas.

Portanto, para gerenciar vários projetos, é necessário avaliar qual é a real capacidade do time e como está a cultura de gestão de projetos.

2. Subestimar a importância da comunicação

A comunicação é um dos pontos mais importantes para o sucesso da gestão de projetos. É fundamental que os membros da equipe dêem e recebam constantes feedbacks, além de agregarem novas ideias para reduzir os erros e aumentar a qualidade final do projeto.

Para a eficiência do projeto, devem ser realizadas reuniões pré-agendadas entre os integrantes da equipe com periodicidade fixa e que faça sentido para o projeto. Também é fundamental contar com outras formas de comunicação, como telefone, e-mail etc.

É preciso lembrar que uma boa comunicação não significa muitas e longas reuniões. Uma boa reunião, na verdade, deve ter a pauta definida previamente, a lista de funções de cada um dos membros, além do tempo de duração. Ou seja, encontros demorados e sem objetivo não contribuem para o projeto e acabam tomando o tempo das pessoas, que poderiam se dedicar a tarefas mais importantes.

3. Não ter critério para montar o time

Uma boa gestão de projetos também envolve montar a equipe que estará à frente deles. Isso significa definir um time com pessoas competentes e que têm boa performance nas funções que são necessárias ao projeto.

A competência é a união da habilidade específica em determinada área, do conhecimento técnico e da experiência. Ou seja, sem ela, a qualidade técnica do projeto fica prejudicada.

Já a performance diz como o colaborador desempenha sua função, por exemplo, a dedicação, o empenho e o relacionamento com os demais envolvidos.

De maneira geral, um colaborador com competência, mas sem boa performance, não deve desempenhar bem o seu papel. Por isso a importância de montar uma equipe de excelência para o projeto.

Sendo assim, é recomendado que a empresa realize algum tipo de avaliação dos colaboradores constantemente para verificar a competência e a performance em atividades específicas. Assim, as equipes podem ser mais adequadas e aumentar as chances de sucesso do projeto.

4. Não definir objetivos

Desde o começo, é fundamental que o projeto tenha objetivos bem definidos. Obviamente, podem surgir modificações no planejamento, mas devem ser alterações pontuais.

Quando o projeto recebe muitas alterações ao longo do caminho, pode terminar completamente diferente do que começou e pior: não chegar a lugar algum porque o objetivo se perdeu.

Portanto, defina o escopo do projeto de forma clara junto aos seus colaboradores e mantenha-o em mente toda vez que for necessário fazer alguma alteração.

Observe se os objetivos, as metodologias e os processos estão sofrendo mudanças muito radicais. Nesse caso, verifique se não é melhor elaborar um novo projeto.

Como um ERP ajuda na gestão de projetos de uma empresa?

Criar, planejar, executar e monitorar são atividades complexas. Isso porque as fases de um projeto nunca ocorrem de forma linear e envolvem imprevistos, conflitos e variáveis desafiadoras para os gestores.

Nesse emaranhado de processos dinâmicos, a única forma de manter o controle é contar com a tecnologia, como um software para gestão de projetos, que pode facilitar muito todas as etapas

Para isso, o ERP Sankhya é a melhor solução em sistema de gestão empresarial. Oferece uma plataforma 100% online e customizada. Seu módulo de gestão de projetos permite o controle por etapas, incluindo variáveis como datas, tempos previstos e realizados, tipos de profissionais, serviços e acompanhamento da agenda e OS.

Além disso, o sistema possui atualização financeira automática, análise de pico e criação de modelos exclusivos.

Se você quer garantir o sucesso dos projetos da sua empresa, comece tomando a frente da gestão com uma solução realmente eficiente como a da Sankhya.

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Redator Sankhya

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