Entenda o que é WMS: Warehouse Management System

Você realmente sabe o que é WMS? Hoje eu quero falar com você a respeito dessa ferramenta que gera muitas...

Você realmente sabe o que é WMS? Hoje eu quero falar com você a respeito dessa ferramenta que gera muitas dúvidas. É comum observar pessoas que não sabem a diferença entre um WMS e um controle de estoque ou um controle de armazenamento convencional, por exemplo.

Então, nós vamos falar hoje, de forma muito didática, sobre o que é WMS e esclarecer as suas questões de uma vez por todas. Vamos lá?

Afinal, o que é WMS?

O WMS é a sigla para Wholesale Management System ou Warehouse Management System, ou seja, sistema de gerenciamento de armazéns. Trata-se de um sistema que provê inteligência de armazenamento para produtos que serão alocados em um ambiente e disponíveis para venda.

Sendo assim, vamos imaginar o seguinte: a empresa tem um armazém, mas não tem WMS. Como é que essa empresa organiza os espaços? Para isso, vamos entender os conceitos de endereço estático e endereço dinâmico.

O que é endereço estático?

Geralmente, uma empresa que não possui WMS tem determinados os endereços estáticos de cada produto, que é onde cada item fica armazenado. E se não tiver produto? Nesse caso, aquele espaço fica vazio.

Há ainda as questões de sazonalidade, ou seja, existem épocas em que um determinado produto é muito vendido e, em outras, é pouco vendido. Nas épocas em que há muita saída, é importante que haja mais espaço para ele e que ele esteja próximo dos locais de expedição. Dessa forma, é possível reduzir o tempo, o esforço e os gastos (com combustível, por exemplo) para chegar até esse produto.

Já nas épocas do ano em que esse produto não é vendido ou é pouco vendido, ele precisa de menos espaço e é conveniente que ele esteja mais longe porque ele vai ser buscado poucas vezes, certo? Mas, se a empresa trabalha com endereço estático, como fica? Nesse caso, a alternativa é o endereço dinâmico.

O que é endereço dinâmico?

Vamos imaginar um produto de Natal. Nesse exemplo, próximo ao fim do ano, a empresa separa um espaço maior para esse produto perto da área de expedição. No entanto, nas outras épocas do ano, esse mesmo espaço será ocupado por outros produtos.

Mas, em uma situação como essa, o desafio é que o próprio usuário precisa lembrar onde é que está cada item e em qual época.

Não possuir um WMS também traz problemas em relação aos lotes. Ou seja, a empresa tem lotes de produtos e é conveniente que ela venda primeiro os produtos que estão mais próximos do vencimento. Mas como fazer isso sem erros quando a empresa não tem um sistema WMS?

Quando a empresa tem controle de estoque ou controle de armazém sem WMS, é preciso lidar com endereços estáticos e, consequentemente, com um menor aproveitamento do espaço, já que muitos espaços vão ficar vazios. Além disso, a empresa fica à mercê do discernimento dos usuários.

Nessa situação, quando a empresa vai fazer uma separação de produtos, por exemplo, ela emite um relatório para o usuário buscar esses produtos. Então, esse usuário pode buscar primeiro o produto que ele lembra onde está ou mesmo não saber onde fica e perder tempo nessa busca. O WMS é justamente uma forma de garantir inteligência para esse processo.

Como o WMS auxilia na organização dos itens?

Com um WMS, os endereços passam a ser dinâmicos. É claro que a empresa pode determinar como o armazém será organizado. Por exemplo, é possível definir que o armazém terá “ruas” e que, dentro delas, vão haver “blocos” e, dentro deles, terão “apartamentos”, como se fosse um endereçamento físico mesmo.

Então, fica mais fácil para a empresa determinar que, na “Rua A”, vão ficar apenas embalagens ou que, na “Rua B”, só vão ficar alimentos, na “Rua C”, apenas produtos de limpeza etc.

Quando a empresa faz essa segmentação do espaço físico, o próprio WMS se encarrega de dizer onde é que as coisas vão estar.

Por exemplo, quando a empresa faz uma compra de grande volume e o veículo chega, na entrada do armazém, o profissional que recepciona o caminhão já vai ter a informação de quais produtos estão chegando, disparando tarefas automáticas para os colaboradores fazerem a conferência e a armazenagem desses itens.

Então, as pessoas vão conferindo conforme as mercadorias vão descendo do caminhão. À medida que vai bipando, o sistema vai comparando o que está sendo bipado com o que está na nota fiscal. Se houver qualquer incongruência, o sistema gera uma recontagem. Havendo permanência da contingência, o sistema gera uma nota de devolução ou faz o ajuste necessário.

Na hora de armazenar, o sistema vai saber que determinado produto só pode ser armazenado na “Rua A”, mas que, como está na época de maior giro, esse produto deve ser colocado mais perto da área de expedição. Então, o sistema vai escolher o espaço necessário para acomodação desse produto.

Como o WMS atua para uma melhor produtividade dos colaboradores?

Com o WMS, o usuário, por meio de um dispositivo, sabe, por exemplo, que precisa ir na Doca de recepção número 1, pegar x quantidades do produto que está lá e colocar no endereço y. Essa pessoa dá um OK, dizendo que recebeu aquela tarefa, executa e, quando termina, encerra no sistema.

Todo esse processo tem uma telemetria: o sistema sabe a hora que a pessoa foi convocada para executar a tarefa, a hora que ela aceitou, quanto tempo ela levou entre o aceite da tarefa e a chegada ao local de origem etc.

Como o sistema sabe exatamente quanto tempo a pessoa levou para o processo como um todo, já indica outra tarefa para ela, como fazer separação, devolução ou recontagem, por exemplo. 

Dessa forma, o sistema tem condição de monitorar e acompanhar, minuto a minuto, a capacidade de trabalho de cada pessoa e estabelecer métricas e rankings de quem comete mais erros, quem trabalha mais rápido, quem trabalha mais lento e, sobretudo, induz a pessoa a trabalhar em uma determinada velocidade, aumentando a capacidade da equipe. Isso porque as pessoas sabem que estão sendo monitoradas e terão métricas de acompanhamento.

Então, qualquer erro que acontecer, o sistema WMS vai apontar. Por exemplo, se um colaborador demorar para aceitar a convocação, o sistema vai indicar. Dessa forma, o gerente do armazém pode tomar providências.

É possível configurar o sistema para notificações de acordo com a empresa?

Sim. O sistema também pode fazer alguns ajustes, como: se a pessoa não aceitou a convocação em 30 segundos, passar para outro, avisando o gerente do armazém. Isso também vale para as separações. Por exemplo, quando o sistema indica a tarefa de separar um pedido, a pessoa terá um intervalo de tempo para aceitar e o sistema vai contar cada uma das etapas que ela cumpre até chegar ao final.

Portanto, quando se implanta um WMS, a quantidade de erros que ocorrem no armazenamento e na separação cai drasticamente. Afinal, como o sistema sabe quais são os lotes que vão vencer mais cedo, ele já induz a separação do lote correto. Então, a pessoa bipa o produto e o sistema já identifica que é realmente o lote que precisa ser separado.

Dessa forma, os custos caem muito quando a empresa implanta um WMS: o custo de perda de produto, o custo de tempo de separação, o custo de devolução de produto, o custo de corte de produtos que não estão disponíveis no armazém etc. Tudo isso se torna muito mais gerenciável com o WMS.

Eu tenho uma experiência para contar de um cliente que chegou a imaginar que seria necessário comprar o terreno do lado para aumentar o galpão e contratar de 30 a 40 pessoas porque pretendia triplicar o volume de pedidos em 3 anos.

Na época em que ele pretendia fazer isso, o terreno estava caríssimo e não havia mão de obra na cidade onde ele estava instalado, então ele teria enorme dificuldade de contratar. Foi aí que ele implantou um WMS e, no mesmo espaço e com a mesma equipe, ao longo de três anos, ele triplicou o volume de pedidos processados, diminuindo as devoluções, o corte,  os erros e a perda de produto por lote vencido.

Então, o investimento que foi feito no WMS foi pago muito rapidamente e, depois, ele precisou realmente comprar o terreno do lado e fazer outro galpão, mas aí ele já tinha triplicado o seu volume e estava partindo para um processo ainda maior.

O fato é que ele conseguiu triplicar sua movimentação no mesmo espaço, colocando inteligência no processo.

Veja o vídeo sobre este assunto que postei no meu canal do Youtube:

Você tem alguma experiência com WMS? Bem sucedida ou mal sucedida? Conte aqui para nós.

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Sobre o autor
Mestre do ERP

Com mais de 30 anos de experiência em ERP, Marco Antônio Salvo possui experiência na área de serviços, desenvolvimento e software. Atualmente atua na área de desenvolvimento de novos negócios e soluções na Sankhya Gestão de Negócios, e tem o maior canal sobre ERP do Brasil, o Mestre do ERP.

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