Como fazer controle de estoque: o guia definitivo

Você já sabe como calcular o estoque da sua empresa, mas sabe como fazer o controle de estoque com eficiência? ...

Você já sabe como calcular o estoque da sua empresa, mas sabe como fazer o controle de estoque com eficiência? 

Uma boa gestão de estoque permite agilidade de entrega, evita desperdícios e antecipa possíveis problemas. E o controle de estoque pode ser considerado o maior combustível de vendas de uma empresa. 

Todo empreendedor deve saber como fazer o controle de estoque e, para te ajudar, organizamos aqui um guia definitivo de tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira! 

O que é controle de estoque? 

Também conhecido como gestão de estoque, o controle de estoque, como o próprio nome diz, é a forma como uma empresa faz o controle de reservas e recursos. 

Todo o estoque é monitorado e analisado para evitar faltas ou excessos. Os gestores devem saber exatamente quais foram as entradas e as saídas de mercadorias e insumos. 

O controle de estoque deve ser feito de forma integral, desde itens básicos de diversas áreas até sistemas mais avançados.

A gestão de estoques deve estar atenta desde quando a matéria-prima entra na empresa, até o momento em que é vendida para o consumidor final. Assim, prevê necessidades de armazenagem e imprevistos de devolução

É importante lembrar que o controle de estoques também deve observar todo o processo de supply chain com o objetivo de manter todos os setores integrados e envolvidos

Um bom controle de estoque prima por informações claras e coesas. É necessário saber quais são as quantidades exatas de pedidos, vendas, entregas, devoluções, perdas, entre outras. 

Podemos dizer que a maior função do controle de estoque é evitar falta de produtos, matéria-prima e insumos, mas a gestão de estoque vai muito além. Ela faz parte de todo o processo de compra, armazenamento e venda de mercadorias.

Qual é a importância do controle de estoque?

Então, se o controle de estoques é um dos principais responsáveis por evitar falhas e garantir entregas, é um dos processos mais importantes dentro de uma empresa. 

Fazer uma boa gestão do estoque de um negócio é necessário para ter maior controle sobre tudo que ocorre dentro do negócio. Sobretudo porque essa área tem grande influência nos recursos financeiros disponíveis para que a empresa se mantenha no mercado.

Se os gestores realizarem de forma incorreta e displicente esse controle, podem causar grandes danos no desempenho da empresa, comprometendo seriamente os planejamentos estratégicos

É fundamental salientar a importância de pequenas e médias empresas também estarem atentas ao controle de estoque, principalmente se quiserem se tornar maiores

Além de evitar a perda de dinheiro e recursos, o controle de estoque permite que os gestores da empresa possam vislumbrar novas oportunidades de negócios. Isso acontece porque os gestores acabam tendo uma visão mais completa das ferramentas disponíveis e de quais poderiam aperfeiçoar ainda mais o empreendimento.

Uma gestão de armazenagem mais adequada também permite que os gestores façam ações de marketing mais alinhadas com os recursos da empresa, consequentemente aumentando vendas e a receita, além de comprarem o extremamente necessário. 

O controle de estoque também auxilia na manipulação adequada de produtos vencidos, o que pode evitar problemas com a Anvisa e autoridades locais.

De forma geral, o controle de estoque impacta nos diferentes segmentos da empresa e em todo o negócio.

Qual o impacto da falta de controle de estoque no seu negócio?

Conforme dito anteriormente, não saber como fazer controle de estoque corretamente pode ser prejudicial às empresas, já que o processo de estocagem está relacionado a outros processos como compra, vendas e financeiro, por exemplo. 

E é justamente o controle de estoque que vai identificar erros e evitar problemas maiores. 

Exemplificando, se uma empresa tem produtos sobrando em estoque, ela pode ter prejuízo porque eles podem perecer ou ocupar o lugar de outras mercadorias com mais taxa de saída

Ao contrário, se faltam produtos em estoque, é preciso lidar com a insatisfação do cliente, que vai acabar procurando os concorrentes. Para tentar suprir a falta de mercadoria, a empresa pode cair no erro de negociar com fornecedores com urgência, o que compromete a realização de uma boa compra.

Além disso, não fazer o controle de estoque de forma eficiente pode atrapalhar a verificação da qualidade dos produtos entregues pelos fornecedores, como também facilitar o furto de mercadorias por parte dos funcionários.

Por fim, mas não menos importante, o controle de estoque ajuda gestores a terem uma visão geral do capital de giro do negócio, do qual o estoque também faz parte. Ainda falaremos mais sobre isso. 

Quais são os tipos de estoque?

Na imagem estão representações gráficas dos principais tipos de estoque: Estoque consignado, de antecipação, mínimo, de proteção e de ciclo. Todos estão explicados ao decorrer do tópico.
Tipos de estoque

Para fazer um bom controle de estoque, é muito importante conhecer quais são os principais termos usados para designar os tipos de estoque e entender o que cada um deles significa.

Aqui vamos falar um pouquinho sobre os 5 principais tipos de estoque e quais são as principais diferenças entre eles: 

1. Estoque consignado

Esse estoque se caracteriza por ser mantido por terceiros, através de uma guarda acordada. Isso quer dizer que o são os fornecedores, fabricantes, distribuidores ou importadores dos insumos que abastecem o estoque

O estoque consignado é formado por um regime de consignação, ou seja, o fornecedor mantém a mercadoria e só a libera mediante compra dos clientes finais.  

Toda negociação é estabelecida em contrato e visa agilizar a distribuição dos produtos e expandir canais de vendas. Este tipo de estoque está sendo cada vez mais utilizado, principalmente em empresas que oferecem o modelo de e-commerce.

2. Estoque de antecipação

O estoque de antecipação é muito utilizado para garantir que não faltem produtos que tem fornecimento flutuante. Isso é comum em datas sazonais, em que existe muita demanda de determinado produto ou, em caso contrário, menos oferta por parte dos fornecedores.

Esse tipo de estoque também é conhecido como estoque sazonal, e é comumente usado em datas comemorativas como Natal, Páscoa, Dia das Mães e Dia das Crianças. Além de celebrações, o estoque de antecipação também ajuda em períodos de férias ou datas cíclicas, como volta às aulas.

3. Estoque mínimo

Esse tipo de estoque é utilizado por empresas que já conhecem muito bem a sua demanda. Trata-se de um estoque composto por uma quantidade mínima de produtos, apenas para cobrir possíveis emergências de empresas que trabalham com pedidos de compra.

A maioria das empresas que usam a política de estoque mínimo precisam ter um controle de estoque ainda mais rigoroso, já que, quando a quantidade de produtos armazenados está acabando, é necessário realizar novas compras.

Nesse tipo de estoque, só existe quantidade suficiente de produtos para cobrir a demanda durante o tempo em que espera o fornecedor fazer a entrega de novos itens.

Cada empresa define a quantidade adequada de produtos no estoque mínimo e não há certo ou errado. As necessidades da indústria são diferentes do varejo, por exemplo. Um precisa observar volumes de insumos, enquanto o outro, de produtos à pronta entrega.

4. Estoque de proteção

O intuito da manutenção desse estoque é compensar demandas que ultrapassam o esperado, ou para suprir possíveis falhas de fornecimento, dando uma margem de segurança para a falta de produtos em estoque.

É aconselhável que qualquer tipo de empresa tenha estoques de proteção para evitar riscos de abastecimento que possam prejudicar as vendas. Afinal, nunca se sabe quando podem acontecer greves, mudanças na legislação,  entre outros.

O estoque de proteção também funciona como uma prevenção e defesa de ofertas e preços, quando compra-se volumes antecipados para garantir negociações

Mesmo que esse tipo de estoque aumente os custos de armazenamento, pode valer a pena, já que os preços de matéria-prima e insumos podem sofrer variações conforme a inflação, por exemplo. 

Sendo assim, é prudente manter estoques de proteção para produtos com maior demanda. O controle de estoque nesse caso ajuda na definição da quantidade ideal de itens e produtos.

5. Estoque de ciclo

Utilizado por empresas que possuem operações mais complexas, o estoque de ciclo serve para armazenar os produtos de cada etapa do ciclo produtivo de determinado item.

Isso significa que existem ciclos de vendas, que se iniciam, crescem e acabam. Como é o caso do segmento de moda, por exemplo. A cada estação, as necessidades dos clientes mudam e, consequentemente, os produtos também.

Empresas que optam pelo estoque de ciclo devem ter um controle de estoque muito atento, já que é mais difícil gerenciá-lo. É preciso atenção para não ter perdas por excesso de estoque ou falta de vendas por insuficiência de mercadorias.

Mas qual desses tipos de estoque é o ideal para o negócio?

Antes de responder essa pergunta, você deve avaliar:

  • O seu segmento;
  • Espaço físico disponível para armazenagem;
  • Se os seus produtos estão sujeitos a sazonalidades;
  • Sua relação com fornecedores.
  • Se o modelo de estoque faz sentido para o seu negócio. 

O importante é manter um estoque que não seja muito maior do que sua demanda, nem enxuto demais a ponto de não conseguir suprir as necessidades da sua empresa.

E antes que você aprenda como fazer um controle de estoque, é importante que você entenda a relação entre o controle de estoque e o capital de giro de uma empresa.

Controle de estoque x capital de giro

Segundo o Sebrae, o capital de giro de uma empresa é uma reserva de dinheiro com a quantia necessária para manter as operações dela funcionando. Para calculá-lo, é preciso fazer a seguinte operação:

(Valor de Contas a Receber + Valor em Estoque) – Valor das Contas a Pagar

Resumidamente, o capital de giro é o valor necessário para que a empresa cumpra os compromissos financeiros de curtíssimo prazo

É aconselhável que toda empresa tenha o capital de giro já estabelecido no planejamento financeiro, pois ele está diretamente ligado ao fluxo de caixa, que determina quando devem ser feitos os pagamentos de curto prazo.

Já o controle de estoque deve ser bem feito porque o estoque pode ser transformado em dinheiro no curto prazo. Portanto, é considerado um ativo da empresa, já que a venda dos produtos em estoque contribuem, de alguma forma, para o pagamento das obrigações do negócio.

Lembramos que o estoque não tem a mesma liquidez do dinheiro e a empresa pode ter dificuldades em transformá-lo em recursos financeiros imediatos, por isso a importância de uma boa gestão de estoque.

Como fazer controle de estoque?

Agora que você já sabe por que é importante fazer o controle de estoque, quais são os impactos em um negócio e quais são os principais tipos de estoque, vamos responder a pergunta que realmente interessa: como fazer controle de estoque? Separamos 5 dicas para te ajudar.

1. Organize o espaço físico do estoque

Antes de implantar qualquer outro método de controle, é importante que você organize o espaço que você utiliza para armazenar mercadorias. 

Escolha o lugar dos produtos levando em conta suas particularidades de armazenagem, origem e giro. Determine, também, quais pessoas podem ou não ter acesso ao estoque e, principalmente, mantenha o espaço sempre limpo.

2. Faça um inventário

Tão importante quanto organizar o espaço de armazenagem para o controle de estoque, é construir um inventário que contenha informações claras sobre os itens disponíveis e mantê-lo sempre atualizado.

É importante manter esse inventário documentado com a data de atualização e acessível de maneira eletrônica, mesmo se ele for feito à mão, porque isso facilita o acesso aos dados.

Atenção: aconselhamos que mantenha sempre backups do inventário, afinal, você não quer que essas informações se percam, certo?

Com o inventário em mãos, você pode verificar de maneira fácil quais são os produtos que estão faltando no estoque ou quais estão sobrando. Assim, você pode antecipar compras, prever demandas e, o principal, controlar de maneira eficaz a entrada e a saída de produtos.

3. Utilize fichas de estoque

Um dos métodos mais recomendados para fazer controle de estoque é a utilização de fichas de estoque, conhecido também como Kardex. Elas servem para controlar a circulação individual de um tipo específico de produto e pode ser informatizada ou impressa.

O importante é que a ficha contenha:

  • A descrição do produto;
  • Sua unidade de controle;
  • O estoque mínimo;
  • A localização no armazém;
  • As datas de entrada e saída com as respectivas quantidades;
  • O valor de custo de entrada/saída;
  • O saldo de estoque.
Na imagem tem um modelo da ficha de controle de estoque. Em colunas: Data, histórico, entrada, saída e saldos.
Modelo de ficha de controle de estoque

Assim como o inventário, as fichas de estoque devem ser atualizadas constantemente, preferencialmente no momento da transação, para evitar erros e esquecimentos.

4. Determine estoque mínimo e máximo de cada produto

Conforme dito anteriormente, é essencial que a empresa tenha pelo menos um estoque mínimo. Avalie os tipos de estoque, a sua relação com clientes, a quantidade de vendas, a parceria com fornecedores, as sazonalidades dos produtos, o tempo de entrega e determine o estoque mínimo e máximo para cada um deles.

Lembre-se: esse número pode variar muito de empresa para empresa e é normal, afinal, cada negócio tem especificidades que devem ser levadas em conta na hora de realizar esse cálculo.

A estipulação do estoque mínimo e máximo garante que você tenha equilíbrio em seu negócio: nada de falta ou sobra de produtos.

5. Delegue responsabilidades e determine padrões

Determine quais funcionários serão responsáveis pelo controle de estoque: quem limpa, quem organiza os produtos, quem recebe os produtos, quem organiza a saída, quem registra o inventário, quem atualiza as fichas de estoque etc.

Responsabilizando os membros da equipe, você controla as atividades e consegue saber quem está responsável por cada etapa do processo, o que diminui a chance de ocorrerem desvios e perdas e colabora para a organização de um processo de controle de estoque eficiente.

Determinar padrões é fundamental para facilitar o controle do setor e corroborar para um fluxo de trabalho mais organizado, com menos espaço para falhas de processo. E, mais importante do que determiná-los, é segui-los com rigidez.

Para conseguir ter um controle de estoque eficiente, você pode usar ferramentas disponíveis no mercado, como um software, por exemplo.

3 ferramentas que podem te ajudar a fazer o controle de estoque

Como já vimos aqui, registrar entradas e saídas e determinar padrões são algumas das tarefas mais importantes para realizar um bom controle de estoque. Por isso, você pode utilizar algumas ferramentas que vão te ajudar a fazer esse registro com precisão e eficácia.

1. Planilha de controle de estoque

Já falamos sobre as fichas de estoque que são úteis principalmente para pequenas empresas,  mas você também pode utilizar uma planilha de controle de estoque em Excel, que pode te ajudar a começar a organizar o seu inventário.  

Não esqueça de colocar na planilha de controle de estoque informações sobre características, recomendações para armazenagem, quantidades, preços, entre outras informações pertinentes ao armazenamento.

A planilha de controle de estoque é útil principalmente para empresas que não têm nenhum tipo de inventário e não possuem recursos para contratar outras ferramentas mais sofisticadas. 

2. Planilha de andamento de estoque 

Controlar o andamento do estoque é muito importante para que você saiba quando é preciso fazer novas compras e não seja pego de surpresa com a ausência de produtos

Toda a vez que o estoque for atualizado, é preciso atualizar também a planilha de andamento de estoque e colocar informações sobre o fluxo de entrada e saída de materiais. 

Nessa planilha, além das informações que você coloca na planilha de controle de estoque, coloque também as datas de movimentações, isso mostrará aos gestores um padrão de velocidade para renovação de mercadorias, além do tempo médio de permanência de cada produto nas prateleiras

Por meio da planilha, é possível monitorar quais itens estão envelhecendo e quais estão em falta. Mas é importante frisar que planilhas podem ser muito úteis, mas só de maneira provisória, porque são um método de controle ultrapassado

Planilhas requerem muito tempo de trabalho para se manterem atualizadas e são documentos que estão muito expostos a erros humanos, como digitação, esquecimentos e outras falhas que, por mais que sejam comuns, podem atrapalhar muito o seu controle de estoque.

Em um mundo pós-digital, usar a tecnologia como aliada é fundamental. Fazer o controle de estoque usando um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP), por exemplo, ajuda a centralizar informações, agilizar processos e minimizar erros.

3. ERP – Sistema Integrado de Gestão

Atualmente, o ERP é a melhor ferramenta para controlar estoque. Além de automatizar todos os processos da gestão de estoque, são menos suscetíveis aos erros humanos e ainda integram diferentes setores da empresa, o que otimiza (e muito!) o seu negócio.

ERPs como o da Sankhya, por exemplo, ajudam no controle de estoque com informações precisas da disponibilidade dos produtos e apuração das divergências entre o estoque físico e o controlado

Além disso, são ideais para: 

  • Estimação detalhada dos custos da operação e rastreio de desperdícios;
  • Agilidade na separação dos produtos e formação de carga;
  • Facilidade na localização do produto dentro do estoque e organização;
  • Levantamento de informações para criação de ações promocionais, processos de consignação e capital de giro;
  • Redução nos índices de perda, seja por furtos ou falhas operacionais;
  • Apuração da quantidade exata de produtos em estoque, identificando os ajustes necessários e auxiliando na geração de informações precisas para inventários;
  • Disponibilização de dados essenciais para a formação do preço de venda, facilitando o processo de precificação;
  • Otimização do espaço físico, ajudando na redução de custo de estocagem e na geração de informações para a realização de análise de viabilidade para comercialização de novos produtos.

Seguindo os passos que apresentamos e utilizando as ferramentas corretas, você tem tudo para otimizar seu controle de estoque e não ter mais dores de cabeça por conta da desorganização de processos dessa área.

Se você chegou até aqui, entendeu a importância de fazer uma boa gestão de estoque usando ferramentas práticas a seu favor. Aliar as principais rotinas de estoque com um sistema ERP pode tornar o processo mais rápido e seguro. Consulte nosso time de especialistas e conheça o ERP Sankhya!

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