Com o mercado cada vez mais competitivo, as empresas precisam aumentar seus níveis de produtividade e de eficiência. Assim, a padronização de processos se torna imprescindível para a gestão empresarial.
A partir dessa padronização na gestão de processos, é possível otimizar o uso de recursos, reduzir os erros e retrabalhos e aumentar a qualidade dos produtos ou serviços. Quer entender melhor o tema? Siga com a gente!
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O que é padronização de processos?
A padronização de processos é a uniformização do trabalho realizada por uma equipe ou uma empresa. Ela consiste no ato de organizar e formalizar os processos, criando um padrão que deverá ser seguido por todos os colaboradores.
Podemos entender padrão como um método ou um modelo que deve guiar a maneira de realizar determinada ação.
Gestão e processo organizacional
Para compreender melhor o assunto, é essencial entendermos o que significa processo organizacional. Ele pode ser definido como um conjunto de atividades de administração, marketing e outros que envolvem pessoas, procedimentos, equipamentos e informações. Assim, a eficácia e a eficiência na gestão de processos é indispensável para garantir o sucesso de uma organização.
A execução dos processos transforma os insumos em produtos e serviços. Eles podem ser classificados em:
- processos primários: geram o serviço ou o produto para o público externo;
- processos de apoio: não têm relação com o público externo e o objetivo é fortalecer ou auxiliar os processos primários;
- processos gerenciais: ligados à gestão estratégica da empresa e ajudam a trazer mais eficiência.
Qual a importância da padronização de processos na gestão empresarial?
A padronização na gestão de processos é fundamental para as empresas conseguirem repetir os resultados e manter a qualidade e a uniformidade dos produtos e serviços. Assim, gasta-se menos recursos, como tempo, dinheiro e mão de obra.
A partir da padronização, fica mais fácil para o gestor monitorar o desempenho de cada setor por meio de diversos indicadores, observando as áreas que necessitam de atenção – para propor e aplicar melhorias.
Outra vantagem da padronização é o aumento da satisfação dos clientes, afinal eles recebem um produto ou serviço de melhor qualidade. Vamos ver em detalhes os principais pontos positivos de padronizar processos.
Otimiza o uso de recursos na gestão de processos
Quando a padronização de processos operacionais é realizada, fica mais fácil compreender onde e de qual maneira os recursos estão sendo empregados e, por consequência, pensar em formas de tornar esse uso mais efetivo para a gestão de processos.
Ela impacta na redução do consumo de materiais, de tempo e de mão de obra, reduzindo o desperdício.
Proporciona um salto de qualidade
Se um processo é formalizado e padronizado, ele sempre será realizado da mesma maneira, assim o resultado será sempre o mesmo. Isso faz com que a qualidade do produto ou serviço final seja mantida igual em toda a produção. O resultado é uma diferenciação da empresa no mercado.
Oferece facilidade no treinamento dos colaboradores
Processos sem padrão são mais difíceis de serem ensinados e replicados. Mas se a empresa tem toda a operação documentada, é mais simples criar treinamentos para os novos colaboradores, garantindo que todos trabalharão da mesma maneira e com o mesmo desempenho.
Aumenta a produtividade
Um benefício muito importante da padronização é o aumento da produtividade, afinal, ela promove a eficiência e a agilidade em cada etapa produtiva, pois otimiza o sequenciamento e o gerenciamento das atividades. Assim, também é possível reduzir os retrabalhos e a ociosidade de equipamentos e de colaboradores.
Auxilia as empresas a atenderem as regulações
Determinadas empresas precisam atender uma série de regulamentações e exigências de órgãos como Anvisa, ABNT, ISO etc. Para conseguir essas certificações, é imprescindível que haja uma gestão da padronização de processos, pois a empresa precisará aderir a um padrão de mercado, verificado por meio de várias auditorias.
Reduz os custos
Ao aumentar a sua produtividade, melhorar o uso dos recursos e reduzir os erros e retrabalhos, a sua empresa consegue produzir mais e com menos custos, o que, por consequência, ajuda a melhorar a lucratividade do negócio.
Como fazer a padronização de processos na minha empresa?
Já está convencido da importância da padronização de processos? Nós separamos os principais passos para implantar essa metodologia na gestão do seu negócio. Veja abaixo.
Saiba qual é o objetivo com a padronização
Por que a sua empresa deseja padronizar processos operacionais? O primeiro passo é compreender quais são os principais objetivos com essa ação, assim será mais fácil montar uma estratégia que ajude a atingir a meta.
Mapeie os processos organizacionais
Essa é uma das etapas mais importantes para a padronização. São muitas as formas de realizar esse mapeamento. Você pode começar fazendo um diagnóstico para conhecer e entender melhor a cadeia de valor da empresa e os macroprocessos.
Uma sugestão é usar o Value Stream Mapping (VSM) que auxilia no macro mapeamento, na identificação e na qualificação do fluxo de materiais e das informações entre os processos.
Outra possibilidade é realizar entrevistas com quem executa cada processo. Essas entrevistas podem ser individuais ou em grupo, além da observação direta e da cronoanálise, esta última mais usada na gestão de processos produtivos com ciclo de duração baixo. A ferramenta permite compreender melhor a distribuição dos tempos das atividades, dos operadores e máquinas, assim como a dependência sequencial. Elementos importantes no gerenciamento da padronização de processos.
Faça um desenho dos processos
Após levantar e mapear todos os processos, é hora de detalhá-los e documentá-los na forma de modelos, por exemplo, por meio de fluxogramas ou diagramas AV/NAV.
O objetivo, com isso, é registrar as atividades de cada processo e as informações pertinentes de cada um deles, por exemplo: entradas e saídas de material ou informação, funções de cada responsável, tempo e recursos envolvidos etc.
Depois de fazer o desenho dos processos, é importante revisá-los e validá-los por todos os responsáveis envolvidos.
Identifique oportunidades de melhoria na gestão de processos
Ao longo do mapeamento e do desenho dos processos, é possível que você identifique diversas oportunidades de melhoria – elas devem ser listadas em uma tabela, contendo todas as sugestões de ações que podem melhorar a performance da gestão de processos ao contribuir para a resolução de gargalos.
Essas melhorias devem estar associadas com a estratégia da empresa e com os objetivos listados no começo desse processo. As ações de melhoria podem ser divididas entre as de alta, média e baixa complexidade, sendo que estas últimas podem ser iniciadas mais rapidamente.
Elabore os procedimentos e as instruções de trabalho
Após os processos terem sido detalhados e desenhados, é indicado redigir os padrões de procedimentos e as instruções de trabalho, de modo a criar um manual com todas as orientações importantes.
Esse manual deverá ser compartilhado com os colaboradores envolvidos em cada processo, bem como devem ser ofertados treinamentos, visando garantir a padronização de processos e a cultura de melhoria contínua.
Monitore continuamente
A cultura de melhoria contínua envolve o monitoramento frequente de todos os processos, buscando encontrar e compreender os gargalos e otimizar as ações. Para garantir isso, é preciso constante acompanhamento, com métricas e índices que ajudam o gestor a entender como está cada processo e o que pode ser feito em termos de melhorias.
Conclusão
Neste conteúdo, você aprendeu que a padronização dos processos envolve uniformizar os trabalhos realizados por seus colaboradores e equipes. Para isso, é preciso, primeiro, entender quais são os seus processos e mapeá-los, analisando todos os envolvidos e os pontos que podem ser melhorados.
A padronização traz uma série de vantagens aos negócios, em especial a otimização de recursos, o ganho de qualidade no produto ou serviço final, o aumento da produtividade e da eficiência, a redução de erros e, claro, a redução de custos – ajudando a tornar a sua empresa mais diferenciada e competitiva ao potencializar a gestão de processos.
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