A tecnologia ajuda muito na rotina das empresas, não é? A facilidade que proporciona aos processos diários ao unir todas as informações da organização em um único software de gestão, por exemplo, é surpreendente.
Mas você sabe que tipo de software é o mais indicado para o seu negócio? Essa é uma dúvida comum entre as empresas que estão buscando um sistema de gestão: optar por um software especialista, que tenha todas as características específicas de um segmento nos mínimos detalhes, ou por um software de gestão maior, mais robusto e abrangente?
É sobre esse assunto que eu quero te ajudar a refletir hoje. Para isso, o ideal é pensarmos nas vantagens e nas desvantagens de cada tipo de software. Vamos lá?
Vantagens e desvantagens de um software especialista
Sem dúvidas, um software especialista é bastante profundo naquele ramo de que ele trata. Opera de maneira minuciosa em determinados detalhes para os quais foi desenvolvido e, assim, pode garantir uma gestão de processos mais específica.
No entanto, costuma apresentar algumas lacunas em relação aos processos periféricos. Por exemplo, às vezes o software é espetacular no controle de produção, mas deixa a desejar no financeiro, no contábil, no comercial, no CRM. Outras vezes, o software é um excelente CRM, mas não gera nada no comercial, no financeiro, dificulta as conciliações contábeis etc.
Além disso, por ser desenvolvido por especialistas, um software desse tipo pode exigir certo grau de conhecimento gerencial para compreender dados e dashboards.
Vantagens e desvantagens de um software de gestão generalista
Já um software de gestão generalista pode ter inúmeras funcionalidades e ser implantado com sucesso em qualquer segmento empresarial. Sustenta todos os dados da empresa de uma forma mais ampla.
Por outro lado, não atendem certas especificidades das empresas e é preciso customizar para atender alguns detalhes que parecem óbvios. Acontece que, muitas vezes, determinada funcionalidade é imprescindível para uma empresa, mas não para outra. E isso não é contemplado em um sistema generalista.
Mas a customização tem todos aqueles problemas que são típicos: é caro, difícil, demorado e, quando o software precisa de troca de versão, é aquele caos.
Então, como unir as vantagens de cada um dos tipos de software?
Para obter as vantagens tanto de um software especialista quanto de um software generalista, uma das opções – que não é muito interessante – é a de fazer integrações: colocar o sistema robusto controlando todas as questões do ERP no âmbito da empresa como um todo e um software especialista conversando com esse sistema para gerenciar processos específicos.
É uma solução que funciona sim, mas que muitas vezes traz a dificuldade intrínseca da integração. Por exemplo, quando um dos sistemas troca de versão, é preciso arrumar essa integração. E aí, se ocorre algum problema, um diz que o problema é do outro, gerando um estresse enorme.
A melhor saída é contar com um ERP que seja suficientemente flexível para te ajudar nos dois âmbitos. Existem softwares no mercado que, embora não possuam a característica da especificidade que só um software especialista tem, são flexíveis o suficiente para que você possa personalizá-los sem fazer uma customização.
Nesse tipo de ERP, você tem condições de, como usuário, modificar a tela, alterar processos, incluir fórmulas etc., sem necessidade de customização nem troca de versão nem integração.
Existem também os ERPs que já são desenvolvidos de modo que as integrações são simples e que uma troca de versão não gera a necessidade de uma nova integração, a não ser que o governo exija.
Às vezes, certas modificações são determinadas e requerem troca de versão. Um exemplo recente foi a entrada em vigor da LGPD, que obrigou todas as empresas a modificarem os seus sistemas e as suas integrações para atender à nova lei.
Mas é importante que o software possa prover estrutura para que as integrações não precisem ser refeitas toda vez que for realizada uma atualização.
Então, a minha sugestão é a seguinte: opte por um software de gestão mais abrangente e mais flexível.
É claro que, às vezes, não há como fugir de certas especificidades que só um software dedicado a determinado assunto pode ter. Nesse caso, faça uma integração com um software de gestão flexível e que não demande um grande esforço de integração ou de personalização. Assim, você evita problemas com manutenção.
Veja o vídeo que do meu canal que falei sobre o assunto:
