Em tempos de margens apertadas e alta pressão por eficiência, a gestão patrimonial e o controle rigoroso dos ativos imobilizados deixaram de ser apenas uma exigência contábil e se tornaram um pilar estratégico para a sustentabilidade financeira e a governança corporativa.
Com ambientes corporativos cada vez mais exigentes, especialmente no que diz respeito à transparência, eficiência e governança, o controle dos ativos imobilizados assume papel central para empresas de médio e grande porte.
A Pesquisa de Governança Tributária 2024, da KPMG Brasil, revelou que 66% das empresas brasileiras utilizam dados e tecnologia para otimizar suas práticas fiscais, sendo que 70% delas já automatizam atividades fiscais ou estão em processo de automação.
Esses dados mostram como a adoção de tecnologias integradas não é mais um diferencial, mas um passo essencial para manter conformidade contábil e fiscal, melhorar performance financeira e reduzir riscos de perdas ou desvalorização de ativos.
No cenário atual, para um Controller ou Contador, para um Gerente Financeiro ou para um CFO, deixar esses processos em segundo plano pode significar não apenas ineficiências operacionais, mas também impactos significativos nos demonstrativos financeiros, na credibilidade perante auditorias ou investidores, e até risco de penalidades regulatórias.
Neste artigo, você vai entender como funciona e como realizar uma gestão patrimonial eficiente.
O que é gestão patrimonial?
Antes de mergulhar nas práticas e nos benefícios, é importante entender o que realmente significa gestão patrimonial.
O termo se refere ao conjunto de processos, políticas e ferramentas que permitem acompanhar, controlar e avaliar todos os bens, direitos e obrigações que compõem o patrimônio de uma empresa.
O patrimônio, por definição contábil, é formado pelos bens, direitos e obrigações.
- Bens são todos os recursos que possuem valor econômico: tangíveis (como imóveis, máquinas, veículos e equipamentos) e intangíveis (como marcas, softwares e patentes).
- Direitos representam valores que a empresa tem a receber em função de contratos, vendas ou serviços prestados.
- Obrigações são os compromissos financeiros assumidos, como empréstimos, salários e impostos.
Nesse contexto, a gestão patrimonial busca equilibrar esses três elementos de forma estruturada e transparente, garantindo que os registros contábeis reflitam com precisão a realidade física e econômica do negócio.
Para as empresas, especialmente as de médio e grande porte, esse controle é vital para evitar perdas de bens, otimizar investimentos e garantir conformidade com normas contábeis como o CPC 27 (Ativo Imobilizado) e o CPC 01 (Impairment).
Para que serve a gestão patrimonial?
Depois de compreender o conceito de patrimônio, fica mais fácil visualizar o papel da gestão patrimonial no cotidiano empresarial.
Ela é, essencialmente, o sistema nervoso do controle patrimonial, o processo que permite enxergar com clareza tudo o que a empresa possui, quanto vale e em que condições esses ativos se encontram.
Por meio dela, gestores conseguem identificar a quantidade e o valor de cada ativo, acompanhar depreciações, planejar manutenções, calcular custos de reposição e até projetar investimentos futuros.
Em outras palavras: trata-se de uma forma estruturada de garantir que o dinheiro investido em bens gere retorno efetivo, produtividade e segurança.
Sem uma gestão patrimonial bem implementada, é comum encontrar empresas que pagam seguros de equipamentos inexistentes, mantêm em balanço máquinas obsoletas ou depreciam ativos de forma incorreta, distorcendo a visão real do patrimônio e prejudicando a tomada de decisão financeira.
Como funciona a gestão patrimonial?
Na prática, a gestão patrimonial funciona como um ciclo contínuo, que envolve registro, controle, acompanhamento e atualização dos bens e ativos imobilizados.
O processo começa com a identificação e classificação de todos os ativos, passando pelo inventário físico, seguido da avaliação contábil e fiscal de cada item.
Após esse mapeamento, a empresa implementa controles que permitem monitorar a vida útil de cada ativo, suas manutenções, depreciação acumulada e eventuais baixas.
Tudo isso deve ser registrado de forma integrada entre os sistemas contábil, financeiro e fiscal, garantindo rastreabilidade e transparência.
Hoje, as ferramentas tecnológicas, especialmente os sistemas de ERP com módulos patrimoniais, são essenciais para que esse processo seja preciso e auditável.
Com elas, é possível automatizar cálculos de depreciação, gerar relatórios gerenciais e conciliar as informações contábeis com o inventário físico em poucos cliques.
Ainda falaremos mais sobre como a tecnologia é aliada na gestão patrimonial. Mas, antes, saiba qual a importância da gestão patrimonial para as empresas.
Qual a importância da gestão patrimonial para as empresas?
É importante reforçar que a gestão patrimonial tem impacto direto na saúde financeira e estratégica de qualquer negócio.
Para o Controller ou Contador, ela garante a conformidade com normas contábeis e evita distorções que podem comprometer auditorias ou gerar multas.
Para o Gerente Financeiro, representa eficiência na alocação do capital e previsibilidade de investimentos. Já para o CFO, é uma ferramenta essencial de governança e mitigação de riscos patrimoniais.
Quando o controle dos ativos imobilizados é feito de forma integrada e contínua, a empresa conquista benefícios como:
- Precisão nos balanços e demonstrações financeiras, refletindo o valor real do patrimônio;
- Melhor planejamento orçamentário, com informações confiáveis sobre depreciações, custos de manutenção e substituições futuras;
- Redução de desperdícios e investimentos desnecessários, ao eliminar ativos ociosos ou duplicados;
- Aumento da segurança patrimonial, com rastreabilidade de bens e menor risco de desvios ou fraudes;
- Cumprimento das obrigações fiscais e auditorias sem surpresas, já que os registros contábeis estarão conciliados e auditáveis.
Um bom exemplo prático está nas indústrias e empresas de logística, onde a gestão de ativos imobilizados pode representar a diferença entre lucro e prejuízo.
Saber exatamente quais equipamentos estão operacionais, depreciados ou precisam ser substituídos evita custos inesperados e melhora a performance operacional.
Quais são os tipos de gestão patrimonial?
Existem diferentes abordagens de gestão patrimonial, que variam de acordo com o tamanho da empresa, o setor e o grau de maturidade dos processos internos.
Em linhas gerais, é possível dividir a gestão em três dimensões principais:
Gestão física
Foca no inventário e na conservação dos bens, garantindo que cada ativo possa ser identificado, localizado e avaliado em seu estado real. Inclui o uso de etiquetas, códigos de barras ou RFID, registros fotográficos e inspeções periódicas.
Gestão contábil e financeira
Responsável por registrar corretamente os valores, custos de aquisição, depreciações e baixas, de acordo com normas contábeis e fiscais.
Essa dimensão é essencial para assegurar que os relatórios e demonstrativos estejam em conformidade com o CPC 27 e outras legislações vigentes.
Gestão estratégica
Envolve a análise dos dados patrimoniais para apoiar decisões de investimento, reposição e descontinuidade de ativos.
Aqui, o CFO e o Gerente Financeiro utilizam as informações sobre ativos imobilizados para planejar o uso de capital e garantir retorno sobre os investimentos realizados.
Empresas mais maduras combinam as três dimensões, integrando informações físicas, contábeis e estratégicas em um mesmo ambiente de controle.
Quais são as etapas da gestão patrimonial?
A estrutura da gestão patrimonial costuma seguir um fluxo bem definido, que permite acompanhar o ciclo de vida completo dos ativos imobilizados, da aquisição à baixa.
Seguir essas etapas de forma disciplinada e com apoio tecnológico é o que diferencia empresas que apenas registram dados daquelas que transformam o controle patrimonial em vantagem competitiva.
1. Inventário inicial
O primeiro passo é o inventário físico dos bens, ou seja, o levantamento completo de todos os ativos da empresa, com o registro de características, valores, localização, data de aquisição, fornecedor e vida útil estimada.
Na prática, isso significa visitar cada unidade, setor ou filial, identificando equipamentos, móveis, veículos, máquinas, terrenos, obras em andamento e até ativos de TI.
Cada item deve receber uma etiqueta patrimonial com código único (geralmente via QR Code ou RFID), o que permite rastrear movimentações e atualizações futuras.
Por exemplo: uma indústria que possui 1.200 equipamentos de produção realiza o inventário inicial para identificar quais máquinas estão operacionais, quais precisam de manutenção e quais já ultrapassaram o período de depreciação.
2. Avaliação e mensuração
Depois do inventário, é necessário atribuir o valor contábil e fiscal de cada bem. Isso inclui não apenas o preço de compra, mas também custos adicionais, como frete, instalação, impostos, seguros e treinamentos associados à operação do ativo.
Um exemplo prático: se uma empresa adquire uma máquina por R$ 100 mil e gasta R$ 10 mil com transporte e R$ 5 mil com instalação, o valor patrimonial registrado deve ser de R$ 115 mil.
Essa mensuração correta garante que o ativo seja contabilizado de acordo com as normas do CPC 27 (Ativo Imobilizado) e do CPC 01 (Redução ao Valor Recuperável).
3. Cálculo da depreciação
Com o valor inicial definido, inicia-se o cálculo da depreciação, etapa necessária para refletir o desgaste natural e a perda de valor dos ativos ao longo do tempo.
O método mais comum é o linear, mas há também o método por unidades produzidas, ideal para indústrias.
Por exemplo: um veículo de R$ 100 mil com vida útil de cinco anos terá depreciação anual de R$ 20 mil (método linear).
Já uma máquina usada para fabricar 100 mil peças ao longo de sua vida útil pode ser depreciada com base no volume de produção: um modelo que reflete melhor o uso real do ativo.
4. Controle de movimentações
Os ativos da empresa raramente permanecem no mesmo lugar ou nas mesmas condições. Por isso, é preciso manter um controle contínuo de movimentações, como transferências entre filiais, alienações, vendas, doações, sinistros ou baixas patrimoniais.
Na prática, imagine uma rede de supermercados que transfere freezers e computadores entre unidades.
Com um sistema de gestão patrimonial integrado, cada movimentação é registrada automaticamente, mantendo o inventário e os valores contábeis sempre atualizados e evitando duplicidade de bens ou erros de localização.
5. Conciliação contábil e física
Nesta fase, realiza-se a comparação entre os registros contábeis e o inventário físico para identificar divergências.
É comum que algumas empresas encontrem bens contabilizados que já não existem fisicamente ou, ao contrário, ativos que estão em uso, mas nunca foram registrados.
Um exemplo recorrente é o de uma construtora que descobre, ao confrontar os dados, que parte dos equipamentos alugados ainda consta no ativo imobilizado, mesmo após o encerramento do contrato.
A conciliação elimina essas distorções, assegurando que o balanço patrimonial reflita a realidade da empresa.
6. Teste de recuperabilidade (impairment)
O teste de recuperabilidade, ou impairment test, é uma etapa que analisa se o valor contábil de um ativo é efetivamente recuperável por meio de seu uso ou venda. Caso o valor contábil esteja maior que o valor recuperável, a empresa deve registrar uma perda por desvalorização.
Por exemplo: uma indústria que possui uma máquina de R$ 300 mil, mas que, após a queda na demanda e o avanço tecnológico, passou a valer apenas R$ 180 mil deve reconhecer essa diferença como perda contábil.
Isso evita que o ativo apareça superavaliado no balanço e garante conformidade com as normas do CPC.
7. Relatórios e auditoria
Por fim, a geração de relatórios gerenciais e financeiros consolida todo o trabalho anterior.
Esses relatórios incluem informações como valor total do ativo imobilizado, depreciação acumulada, movimentações, bens em processo de baixa, reavaliações e resultados do teste de recuperabilidade.
Esses dados são fundamentais para auditorias internas e externas, além de servirem como base para decisões estratégicas, planejamento de investimentos e negociações com bancos e investidores.
Na prática, uma empresa que possui relatórios patrimoniais bem estruturados reduz o tempo de fechamento contábil, simplifica auditorias e fortalece sua governança, transformando o controle de ativos em um ativo estratégico em si.
Como realizar a gestão patrimonial?
Implementar uma boa gestão patrimonial exige processo, tecnologia e cultura.
O primeiro passo é definir uma política patrimonial clara, que estabeleça regras sobre o que será classificado como ativo imobilizado, critérios de depreciação e responsabilidades de cada área envolvida.
Em seguida, é bom escolher uma ferramenta tecnológica que centralize as informações.
Softwares ou soluções ERP especializadas em ativos imobilizados permitem registrar aquisições, automatizar cálculos de depreciação, controlar movimentações e gerar relatórios em conformidade com as normas contábeis.
Outro ponto fundamental é o inventário físico periódico, que deve ser atualizado pelo menos uma vez ao ano. Essa etapa garante que todos os bens listados realmente existam e estejam devidamente identificados, evitando inconsistências.
Além disso, é preciso promover a conciliação entre o inventário físico e os registros contábeis, ajustando diferenças e assegurando que o balanço reflita a realidade da empresa.
Por fim, realizar avaliações periódicas da vida útil dos bens, testes de impairment e análises de custo-benefício entre manutenção e substituição são práticas que fortalecem a governança e ajudam a preservar o valor do patrimônio empresarial.
Como o ERP Sankhya apoia na gestão patrimonial
Conforme mencionado anteriormente, a tecnologia é uma aliada indispensável na gestão patrimonial moderna, e soluções integradas como o ERP Sankhya representam um avanço importante para empresas que desejam automatizar o controle dos ativos imobilizados.
O sistema oferece um módulo patrimonial completo, capaz de acompanhar todo o ciclo de vida dos bens, desde a aquisição até a baixa, com rastreabilidade, precisão e total integração às áreas contábil, fiscal e financeira.
Com ele, o Controller pode acompanhar depreciações automáticas, o Gerente Financeiro consegue monitorar custos de manutenção e valores residuais, e o CFO tem acesso a relatórios consolidados que sustentam decisões estratégicas e garantem governança sobre o patrimônio.
Além disso, o ERP Sankhya realiza a contabilização automática das movimentações, controle de créditos tributários e reavaliação de bens, tudo em conformidade com as exigências do CPC 27 e das normas fiscais vigentes.
Essa integração reduz erros, aumenta a produtividade e oferece uma visão completa e confiável sobre o patrimônio empresarial, elementos essenciais para qualquer gestão moderna.
Conclusão
Em um ambiente corporativo cada vez mais competitivo e regulado, a gestão patrimonial e dos ativos imobilizados é um dos pilares que sustentam a saúde financeira e a credibilidade das empresas.
Mais do que controlar bens, ela significa governar o valor: traduzir os recursos físicos e contábeis em decisões financeiras mais assertivas, seguras e sustentáveis.
Para o Controller, é sinônimo de conformidade e precisão contábil. Para o Gerente Financeiro, representa eficiência na alocação de capital e redução de custos. E para o CFO, é a base da governança patrimonial e mitigação de riscos.
Empresas que investem em tecnologia, processos e cultura patrimonial não apenas evitam perdas, mas constroem vantagem competitiva. Afinal, quem conhece e cuida bem de seu patrimônio entende com clareza o verdadeiro valor do seu negócio.
