Como não errar na escolha dos seus canais de fornecimento? O que considerar no relacionamento da empresa com seus fornecedores? Qual é o impacto que a gestão de fornecedores tem nos negócios?

Para respondermos a essas questões, é preciso compreender que a gestão de fornecedores vai além da negociação de preços e deve ser vista como um recurso estratégico da empresa, capaz de trazer vantagens competitivas ao negócio. Mais do que abrir pedidos, ela está diretamente conectada à eficiência da cadeia de suprimentos, à saúde financeira e à reputação do negócio.

Neste artigo, você vai conhecer práticas fundamentais para estruturar a gestão de fornecedores de forma eficiente, evitar erros críticos e explorar como o ERP Sankhya pode elevar esse processo a um novo nível de maturidade. Boa leitura!

O que é a gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores, ou Supplier Relationship Management (SRM), é o conjunto de práticas e processos voltados à seleção, homologação, monitoramento e avaliação dos parceiros que fornecem produtos e serviços para a empresa. Mais do que realizar cotações e fechar pedidos, trata-se de manter uma base confiável e estratégica de fornecedores, assegurando conformidade legal, regularidade fiscal, eficiência operacional e qualidade nas entregas.

Esse gerenciamento abrange desde a identificação da demanda interna até o controle pós-entrega, com análise de indicadores de desempenho, gestão contratual e automação de etapas via sistemas integrados como ERPs. Isso permite uma atuação mais estratégica por parte da área de compras, que passa a influenciar diretamente nos resultados financeiros do negócio.

Além disso, empresas que desenvolvem uma gestão sólida de seus fornecedores conseguem antecipar tendências, responder rapidamente a mudanças de mercado e criar uma rede de parceiros capaz de contribuir para a inovação contínua. É uma forma de transformar o setor de compras em uma alavanca de crescimento.

Por que a gestão de fornecedores é importante?

A gestão de fornecedores impacta diretamente em produtividade, custo e competitividade. Um ponto crítico é o relacionamento com os parceiros: saber selecionar, homologar e acompanhar esses fornecedores é um desafio diário que afeta desde o atendimento ao cliente até o posicionamento estratégico da empresa.

Não tem como falar em gestão de compras sem mencionar a cadeia de suprimentos. A supply chain envolve todos os elos conectados ao atendimento de um pedido — fabricantes, fornecedores, transportadoras, depósitos, varejistas e clientes. Dentro desse sistema, os fornecedores exercem papel determinante: influenciam na produção, no prazo de entrega, na qualidade dos produtos e na saúde financeira do negócio.

Mais do que bons preços, espera-se dos fornecedores uma atuação colaborativa: apoio logístico, previsibilidade de entrega, flexibilidade de atendimento, e até sugestões de melhorias operacionais. Uma gestão bem feita garante que os fornecedores estejam alinhados com as estratégias da empresa, reduzindo riscos e fortalecendo o crescimento sustentável.

Etapas da gestão de fornecedores

A seguir, detalhamos as principais etapas desse processo e o que deve ser observado em cada uma delas. Essas etapas devem funcionar de forma integrada, preferencialmente suportadas por um sistema de gestão que permita visualização e controle centralizados.

Seleção

A seleção parte da demanda interna para identificar potenciais fornecedores. Nessa fase, é fundamental considerar não apenas o preço, mas também a capacidade técnica, a reputação no mercado, os prazos de entrega e os aspectos legais e fiscais. Uma análise criteriosa reduz o risco de contratar parceiros problemáticos.

Homologação

Na homologação ocorre a verificação de documentos como certidões negativas, licenças, apuração de compliance e histórico de atuação. Essa etapa garante que o fornecedor esteja apto a operar conforme as exigências da empresa, protegendo-a de futuras contingências legais ou fiscais.

Classificação

Os fornecedores devem ser categorizados conforme seu nível de criticidade. Fornecedores estratégicos, por exemplo, precisam de acompanhamento mais próximo, enquanto fornecedores operacionais podem seguir fluxos mais simples. Essa classificação ajuda a direcionar esforços de gestão de forma mais inteligente.

Relacionamento

Manter uma comunicação clara e contínua com os fornecedores é crucial. Estabelecer reuniões periódicas, fornecer feedback sobre desempenho e alinhar expectativas são práticas que contribuem para parcerias de longo prazo e mais produtivas.

Avaliação de desempenho

É necessário definir indicadores-chave (KPIs) como índice de entrega no prazo, conformidade técnica dos produtos, índice de devoluções, entre outros. Esses dados orientam decisões sobre continuidade da parceria, renegociação ou substituição.

Gestão contratual

Contratos bem elaborados evitam conflitos e trazem segurança jurídica. Devem conter cláusulas sobre prazos, obrigações, penalidades, condições de pagamento, responsabilidade legal e aspectos relacionados à LGPD.

Principais desafios e como superá-los

Mesmo com processos definidos, diversos obstáculos podem comprometer a eficiência da gestão de fornecedores. Abaixo, listamos os mais comuns e como enfrentá-los:

• Comunicação falha: pode gerar entregas atrasadas, pedidos incorretos e mal-entendidos contratuais. A solução está na adoção de plataformas integradas de comunicação e sistemas que centralizem interações e documentos em um só ambiente.
• Escolha inadequada de parceiros: selecionar fornecedores apenas pelo menor preço é um erro recorrente. A alternativa é utilizar critérios de avaliação mais robustos, como certificações, histórico de qualidade, capacidade de resposta e aderência a normas internas.
• Falta de monitoramento contínuo: a ausência de revisões periódicas pode permitir que fornecedores deixem de cumprir padrões estabelecidos. Implantar ciclos de avaliação e atualizar constantemente os KPIs é uma prática recomendada.
• Governança fraca e dados dispersos: informações espalhadas em planilhas, e-mails ou sistemas não integrados dificultam a gestão. Centralizar tudo em um ERP permite maior controle e rapidez nas decisões.
• Riscos fiscais e legais: a falta de verificação da regularidade de fornecedores pode gerar responsabilidade solidária em caso de inadimplência. Estabelecer processos rigorosos de compliance e revisar regularmente os documentos dos fornecedores são ações preventivas.
• Desconformidade com a LGPD: parceiros que manipulam dados pessoais precisam cumprir com as obrigações da lei. Exigir cláusulas contratuais específicas e realizar auditorias periódicas ajuda a mitigar esse risco.

8 dicas para fazer uma gestão de fornecedores eficiente

1. Crie e mantenha um banco de fornecedores homologados: com dados atualizados, documentação completa e histórico de desempenho.
2. Padronize contratos e processos: isso evita omissões, facilita auditorias e reduz tempo em negociações.
3. Acompanhe indicadores de performance em tempo real: use dashboards para ter uma visão gerencial clara.
4. Negocie com inteligência: avalie o custo total de aquisição (preço + prazo + suporte + confiabilidade).
5. Evite dependência de fornecedor único: diversificar é uma forma de reduzir riscos de desabastecimento.
6. Invista no relacionamento com os fornecedores: mantenha canais abertos, compartilhe projeções e incentive a colaboração.
7. Aproveite a tecnologia: automatize processos, desde a cotação até o pagamento, com sistemas integrados.
8. Promova integração entre as áreas da empresa: compras, finanças, jurídico e compliance devem atuar de forma coordenada para garantir decisões seguras.

Como o ERP Sankhya fortalece a gestão de fornecedores

O ERP Sankhya oferece uma solução completa para empresas que desejam estruturar e otimizar a gestão de fornecedores de forma estratégica. Integrando áreas-chave como compras, estoque, financeiro e fiscal em um único sistema, a plataforma proporciona visibilidade total sobre os processos e favorece a tomada de decisão baseada em dados confiáveis.

O módulo de Supply automatiza todas as etapas do ciclo de compras e recebimento de materiais, garantindo rastreabilidade desde a solicitação até a entrada do produto no estoque. É possível acompanhar cada pedido em tempo real, identificar gargalos e agir com rapidez em casos de desvios.

Além disso, o sistema permite avaliar continuamente o desempenho dos fornecedores com base em dashboards e relatórios gerenciais, que consolidam indicadores como índice de entrega no prazo, conformidade técnica e custo médio por item.

Outro diferencial é a integração entre documentos fiscais, pagamentos e apuração tributária. Isso reduz erros manuais, acelera o fechamento financeiro e melhora o compliance fiscal, tornando o processo mais seguro e auditável.

Casos reais mostram que empresas que adotaram o ERP Sankhya alcançaram ganhos expressivos de agilidade, reduziram perdas de materiais e passaram a operar com mais previsibilidade e eficiência em suas cadeias de suprimentos.

Com essas funcionalidades, o ERP Sankhya se consolida como uma ferramenta estratégica para fortalecer a governança, melhorar o relacionamento com os fornecedores e impulsionar resultados em toda a operação de compras.

Conclusão

A gestão de fornecedores deixou de ser uma função operacional para se tornar um eixo estratégico dentro das empresas. Quando bem estruturada e suportada por tecnologia, ela reduz riscos, melhora a previsibilidade e garante que as entregas certas aconteçam no momento certo.

Mais do que gerenciar pedidos, a gestão de fornecedores é uma forma de proteger o negócio, fomentar inovação e garantir crescimento sustentável. É um pilar essencial para empresas que querem operar com excelência, reduzir custos e manter sua cadeia de suprimentos resiliente.

Sua empresa está preparada para transformar a área de suprimentos em um diferencial competitivo? Fale com um consultor e descubra como o ERP Sankhya pode apoiar sua operação de ponta a ponta.