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Sistema de gestão: nova forma de gerenciar sua empresa!

Um sistema de gestão é um software que auxilia no gerenciamento de todas as tarefas realizadas dentro da sua empresa....

mulher usando um sistema de gestão

Gerenciar uma empresa hoje é bem diferente do que era há alguns anos. A tecnologia e a alta concorrência têm transformado a maneira como o empreendedor entende o seu negócio e toma decisões. E em todos esses pontos, um bom sistema de gestão é muito importante.

Afinal, ele permitirá que você tenha uma visão sistêmica da sua empresa, além de melhorar a comunicação entre todos os departamentos. Os resultados, certamente, serão melhores, os custos operacionais menores e haverá maior ganho de competitividade.

Ainda não sabe exatamente como um programa para gerenciar empresa poderá lhe ajudar? Continue lendo este artigo!

O que é um sistema de gestão

Um sistema de gestão é um software que auxilia no gerenciamento de todas as tarefas realizadas dentro da sua empresa. Ele é capaz de automatizar os processos operacionais e integrar os departamentos.

Assim, todos os setores passarão a usar a mesma tecnologia, dispensando controles manuais obsoletos, como planilhas e outros métodos, que podem não ser tão confiáveis.

Como todos os departamentos usarão o mesmo software, haverá uma centralização das informações e dados, permitindo que os diferentes setores consigam trocar dados e que você, como gestor, tenha uma visão mais completa de tudo o que ocorre dentro do seu negócio, tomando decisões mais acertadas.

O mais comum entre os diferentes programas de administração é o ERP, sigla para Enterprise Resource Planning. Um ERP é dividido em módulos, sendo que cada módulo equivale a um departamento da sua empresa ou um setor estratégico a ser administrado. 

Além dele, existem outras tecnologias que podem apoiar a sua gestão, como CRM, que ajuda a gerir o relacionamento com os clientes e as forças de vendas.

História da gestão de empresas e sua evolução

A evolução da gestão de empresas permitiu chegarmos a um ponto tão tecnológico como vivenciamos hoje.

O gerenciamento de processos teve início ainda na era industrial com o chamado taylorismo. Foi nessa época que nasceram as primeiras ideias a favor da simplificação do trabalho e pela busca sistemática da melhoria na execução das atividades. Outro método importante desse período foi o fordismo.

Nesse início, o foco era a especialização do trabalho, com tarefas que visavam o aumento da produtividade e a redução dos custos, nascendo as primeiras linhas de montagem e o uso da mecanização.

Primeira Onda

Por volta de 1960 tem início o que chamamos de “primeira onda”. Nessa época, no Japão, surge uma metodologia denominada Lean (enxuto). O conceito surgiu na Toyota, por isso também é conhecido como sistema Toyota de Produção.

O método Lean se baseia na visão holística do negócio, compreendendo que não se pode ter uma visão de toda a empresa olhando apenas para partes do negócio. A estratégia tinha como foco a satisfação do cliente, entregando os produtos que essas pessoas desejavam, na hora certa, com preço justo e utilizando o mínimo de recursos possível.

Ainda na primeira onda, mas na década de 1970, vemos nascer a Gestão da Qualidade Total que tinha como foco criar consciência organizacional pela busca da padronização e posterior análise dos processos, buscando a melhoria contínua.

Segunda Onda

Em 1987, surge o conceito “Seis Sigma” que inaugurou a segunda onda. Esse método foi desenvolvido pela Motorola e consistia em uma associação de análise de processo com técnicas estatísticas de controle da qualidade e um programa de recompensas organizacionais.

Era, portanto, um conjunto de práticas que visavam o aprimoramento contínuo de processos, produtos e serviços, com foco central no resultado para o cliente.

Na sequência, surgiu o BPI (Business Process Improvement) que tinha como abordagem a ideia de que os processos organizacionais deveriam ser analisados a partir da situação atual.

Ainda na década de 1990, surge a Reengenharia de Processos que tinha ênfase em olhar todos os processos do negócio a partir do zero, desconsiderando como eles eram feitos até então.

Terceira Onda

Foi nos anos 2000 que nasceram conceitos importantes como a Gestão de Processos de Negócio. Nesse momento, a tecnologia da informação já estava mais presente na visão da gestão dos processos.

A partir de então, passou-se a unir diferentes tecnologias que ajudavam os gestores a representarem os processos por meio da modelagem, definir as regras de negócio por meio da automação e monitorar o desempenho dos processos executados com o auxílio de softwares específicos.

Hoje, a gestão de processos de negócios engloba uma série de conceitos modernos como Jornada do Cliente, Foco no Cliente, Design Thinking, Gestão por Indicadores, etc. Todos eles são apoiados pela tecnologia que ganha papel cada vez mais presente na gestão de empresas.

O processo de modernização com os sistemas de gestão

pessoas usando um sistema de gestão em uma empresa
Com o sistema de gestão é possível agilizar os processos de tomada de decisão de forma simples e eficiente.

Como você pode notar, o gerenciamento de processos e a própria gestão de empresas evoluiu ao longo dos anos. Se antes o foco era a produção, hoje a percepção do cliente sobre o negócio se torna ainda mais importante, com as empresas buscando se diferenciar e conquistar um lugar na mente e no coração dos compradores.

O aumento da concorrência também faz com que os negócios sejam cada vez mais enxutos. Ou seja, consigam produzir mais, melhor e com menores custos. Para isso, a tecnologia é uma grande aliada.

Os softwares de gestão ajudam a controlar melhor todas as atividades da sua empresa e automatizar tarefas rotineiras e burocráticas. Isso ajuda a economizar tempo e dinheiro, fazendo com que seus funcionários consigam focar no que realmente importa para a sua empresa.

Esses softwares conseguem controlar de maneira unificada diferentes setores como: vendas e faturamento, recursos humanos, estoque, compras, custos, logística, emissão de notas fiscais, entre outros.

A maioria dos sistemas de gestão, ainda, permite certo grau de personalização de acordo com as áreas, o setor e as necessidades da sua empresa. Assim, ao usar essa tecnologia, você conseguirá reduzir a quantidade de trabalhos manuais, obterá informações estratégicas sobre sua empresa e poderá cruzar os dados de diferentes setores, prevendo melhor cenários e se planejando adequadamente para cada uma dessas situações.

Sistema de gestão: porque usar na sua empresa

Ainda não está totalmente claro como um sistema de gestão poderá, realmente, ajudar a sua empresa? Vamos ver as vantagens desses programas de administração em detalhes.

Economia de recursos

Um bom sistema de gestão será capaz de integrar todos os processos da sua empresa, o que significará menos esforços na execução das atividades.

Além disso, como a automação das tarefas, você poderá contratar equipes mais enxutas e até rever seus gastos com horas extras.

Como você terá acesso a dados precisos sobre todos os seus setores, será mais fácil identificar aqueles com custos mais elevados e pensar em estratégias de cortes de custos mais adequadas, tomando decisões que favoreçam a lucratividade da empresa.

Redução dos erros e retrabalhos

Se tem algo que influencia diretamente nos custos do negócio e na percepção do cliente sobre a sua empresa é a quantidade de erros, falhas e retrabalhos.

Com a tecnologia como aliada, você conseguirá otimizar o tempo de trabalho da equipe, melhorar a comunicação entre os diferentes departamentos e unificar as tarefas atribuídas, fazendo com que você tenha uma percepção melhor sobre o workflow da sua empresa, o tempo de cada atividade, os recursos necessários e a evolução de cada atividade.

Assim também é mais fácil diagnosticar os pontos que precisam de melhorias.

Processos padronizados

A tecnologia ajudará a padronizar todos os processos, o que significa uma garantia maior de qualidade a todos eles. Assim, o trabalho se tornará mais consistente, especialmente naquelas empresas em fase de escalabilidade e de crescimento.

Melhora na tomada de decisão

Gerenciar uma empresa é tomar decisões o tempo todo – e nem sempre elas são fáceis de serem tomadas. Ao utilizar um sistema de gestão, você contará com uma série de dados e indicadores sobre todos os seus setores e times, facilitando decidir quais ações tomar.

Assim, você não decidirá os rumos do seu negócio baseado em “achismos”, mas terá dados reais para entender o cenário atual e vislumbrar o futuro, entendendo o que pode ser feito agora, modulando cenários.

Esses sistemas de gestão, ainda, na grande maioria são soluções mobile e que funcionam em nuvem. Ou seja, os softwares não ficam “presos” às máquinas da sua empresa, mas funcionam em um diretório na internet.

Dessa forma, podem ser acessados via smartphone, computadores ou tablets, desde que a pessoa possua acesso, com login e senha. Os sistemas em nuvem ainda contam com criptografia, ajudando a proteger de maneira mais eficiente os dados e informações da sua empresa.

Viu só, como os sistemas de gestão são a nova forma de gerenciar a sua empresa, tendo sempre à mão os principais dados do seu negócio e acompanhando de perto todos os departamentos e atividades?

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Sobre o autor
Redator Sankhya

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