Sistema de gestão empresarial: o que é e qual seu impacto nos resultados da empresa

Saiba o que é um sistema de gestão empresarial, as vantagens que essa tecnologia é capaz de trazer a sua...

sistema de gestão empresarial

Mais do que informatizar um negócio, o sistema de gestão empresarial é uma solução tecnológica focada no crescimento da sua empresa. É a tecnologia como aliada do gestor, com o intuito de melhorar a performance dos negócios e ajudar a alcançar as metas traçadas. 

Entre os ganhos que os sistemas de gestão podem trazer à sua companhia estão o aumento de produtividade, a obtenção de informações confiáveis, uma comunicação eficiente, a redução de custos e processos mais ágeis.

Apesar disso, é comum que gestores não entendam exatamente como as ferramentas são capazes de impactar os resultados da empresa nem conheçam as diferenças entre elas. 

Se esse é o seu caso, continue lendo para saber mais!

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O que é um sistema de gestão empresarial?

O sistema de gestão é um software desenvolvido para gerenciar recursos, tarefas, processos e outras atividades, capaz de integrar os departamentos e as operações da empresa. 

Há no mercado ferramentas de diversos tipos e para empresas de todos os portes e segmentos. Portanto, é preciso entender as necessidades do seu negócio para escolher a mais adequada. 

As soluções de gestão podem ser divididas em:

  • Planejamento e processos organizacionais 

Os softwares de Business Process Management (BPM) – Gerenciamento de Processos de Negócios, em português – são direcionados para o planejamento e a execução empresarial. Eles são voltados para conhecer as rotinas e os processos da empresa e enxergar melhor o fluxo de trabalho.

O BPM é aplicado no mapeamento de processos e contribui para a melhoria contínua da empresa. No entanto, é uma ferramenta robusta e burocrática por ser baseada na definição de regras.

  • Gestão dos recursos

O ERP (sigla para Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento de Recursos da Empresa), mais conhecido como Sistema de Gestão Integrado, funciona através de módulos, no qual cada módulo corresponde a um setor ou área estratégica da empresa.

Por meio do ERP, o gestor consegue ter uma visão ampla de todo o seu negócio, entendendo como funciona cada departamento, os custos, atividades e assim por diante. Assim, em vez de cada setor usar sua própria ferramenta de gestão, todos usam o mesmo sistema, favorecendo a integração e a troca de dados e informações.

Um software de ERP completo consegue incorporar diversas funcionalidades, como gerenciamento de processos, gestão de projetos, relacionamento com clientes e fornecedores e Business Intelligence (BI).

  • Relacionamento com os clientes

A ferramenta conhecida como CRM – Customer Relationship Management (em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente) – é usada para registrar e organizar cada contato dos clientes e dos potenciais clientes com a empresa. 

Com um CRM, a empresa pode reunir o máximo de informações para serem usadas de forma estratégica na atração, conversão e retenção de clientes. Dados coletados por meio de cadastros, interações com canais e profissionais da empresa e históricos de pagamentos são as formas de alimentar o sistema.

  • Comunicação de times

As plataformas de comunicação são destinadas a tornar o acompanhamento e a execução de projetos e atividades mais ágeis. Em tempo de trabalho remoto, um sistema para gerir a equipe torna a comunicação entre os colaboradores mais prática e alinha o time em torno dos mesmos objetivos. 
As ferramentas de comunicação empresarial contam com espaços de trabalhos (workspaces) para estruturar e compartilhar tarefas e funcionam ao mesmo tempo como canal de comunicação, troca de arquivos e discussão para tomadas de decisões mais rápidas.

Qual é a importância de otimizar a gestão em uma empresa?

Antigas formas de gerenciar, baseada em planilhas e processos manuais, não conseguem trazer os resultados necessários para se manter no mercado atual. Empresas que ainda não se atentaram para isso sofrem com custos de produção mais altos, erros e retrabalhos, perda de qualidade final em seus produtos ou serviços, dificuldades de atendimento ao cliente, problemas de logística e muitas outras questões.

Para uma empresa se manter competitiva, é essencial contar com uma gestão otimizada. Ou seja, conseguir fazer cada vez mais, gastando cada vez menos. Metodologias ágeis, processos simplificados, equipes enxutas, uma cultura orientada a dados (data driven) e tecnologia são algumas das medidas para melhorar a gestão e expandir os negócios.

Para tanto, é um sistema de gestão empresarial que permitirá otimizar a gestão enxugando custos, reduzindo a burocracia, automatizando funções e deixando a empresa mais produtiva e eficaz. Então, o gestor e as equipes podem focar em inovações de produtos e serviços, em um atendimento de qualidade, em converter mais clientes e trabalhar com preços mais competitivos.

Quais as vantagens de um ERP para o seu negócio?

Um sistema de gestão integrada ou ERP consegue automatizar uma série de processos e cruzar dados de diferentes setores para oferecer informações precisas aos gestores, como necessidade de reposição de determinado item no estoque, cálculo do preço de vendas, controle das notas fiscais etc.

Com processos automatizados, o trabalho manual é minimizado, o que impacta na redução do pagamento de horas extras e do retrabalho por erros de digitação ou informações perdidas, além de aumentar a produtividade e agregar segurança às informações. 

Na prática, um sistema de gestão contribui para:

  • Obter indicadores de vendas e conhecer melhor os consumidores para fazer previsões mais assertivas e planejar as campanhas e as reposições de estoque; 
  • Acompanhar o fluxo de caixa e as projeções para enxergar a situação financeira da empresa e tomar medidas necessárias para reduzir custos ou cortar gastos;
  • Simplificar os processos operacionais e reduzir a burocracia para emissão de notas fiscais, controle de estoque, gestão de equipe e comunicação entre os setores;
  • Automatizar o fluxo de trabalho entre departamentos. Por exemplo, quando ocorre a venda de um produto, esta é registrada no sistema e automaticamente ocorre a baixa do item no estoque e um alerta para a área de compras, se necessário a reposição; 
  • Gerar relatórios e obter informações precisas e de qualidade sobre o andamento dos negócios, o que agrega mais inteligência à gestão; 
  • Manter as informações e os documentos da empresa em segurança por meio de backups programados e, no caso de soluções em nuvem como o ERP Sankhya, automáticos.

7 dicas de como implementar um sistema de gestão

O momento da implantação de um novo sistema de gestão, como um ERP, é crucial para a empresa. A troca de uma ferramenta para outra ou a entrada de uma tecnologia na empresa demanda mudança de mindset. 

Portanto, é necessário fazer um planejamento e contar com a expertise do fornecedor para uma transição segura. 

Veja a seguir os principais passos para o sucesso na implantação de um software de gestão integrado: 

1. Defina o projeto

Detalhe as etapas de implantação e atribua um ponto de contato entre a empresa e o fornecedor.

2. Prepare o terreno

Caso já utilize um outro sistema, faça o backup dos dados e monte uma equipe com pelo menos um colaborador de cada área envolvida.

3. Planeje a migração dos dados

Avalie se deverá ser uma migração rápida ou lenta, e feita por departamentos. Considere se a empresa pode ficar com algumas operações indisponíveis e por quanto tempo. Decida o melhor horário para migrar os dados. 

4. Acompanhe o processo

Assegure uma comunicação efetiva entre o fornecedor e a equipe designada. É fundamental coletar os feedbacks de colaboradores para fazer os ajustes necessários.

5. Analise o impacto no negócio

Entenda como o sistema de ERP vai impactar a dinâmica da empresa e verifique se os processos ou procedimentos internos precisarão ser modificados. 

6. Treine a equipe

Faça treinamentos para os colaboradores, crie materiais de apoio, foque nos usuários buscando responder suas dúvidas, para que todos compreendam as funcionalidades da aplicação.

7. Saiba quando trocar de sistema de gestão 

Para saber se é o momento de trocar a ferramenta de gestão integrada da sua empresa, avalie as atuais necessidades do negócio e os principais gargalos em termos de processos. E, então, verifique os fornecedores que oferecem soluções de acordo com a sua realidade.

Confira também o quão fácil é usar o software, se existe treinamento e suporte do desenvolvedor, a experiência da empresa por trás da tecnologia, os detalhes técnicos relacionados ao seu setor e a experiência de outras companhias utilizando o sistema. 

Caso ainda esteja com dúvidas, preparamos um Quiz “Troca de ERP” para ajudar a analisar se este é o momento certo para trocar o sistema.

Conheça o ERP Sankhya

Uma solução inteligente e flexível, o sistema de gestão da Sankhya é focado nos processos da organização. Ele é desenvolvido com o conceito EIP (Enterprise Intelligence Platform), no qual a solução aprende com o usuário e o conduz às melhores práticas de gestão. 

O ERP Sankhya tem módulos para as áreas comercial, financeira, contábil e de gestão de pessoas, além de recursos nativos para apoiar a tomada de decisão, por meio de Business Intelligence (BI). A plataforma funciona 100% na nuvem, o que permite o compartilhamento de informações em tempo real, além de contar com versões para mobile e web.  

Por ser uma ferramenta customizável, ela atende a diferentes segmentos do mercado, como Varejo, Atacado e Distribuição, Agronegócio, Indústria e Serviço. 

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