O arquivamento de documentos é uma das tarefas mais importantes para qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento de atuação. Afinal, é por meio de uma boa gestão de documentos que a organização garante acesso rápido às informações, cumpre prazos legais, mantém a segurança de dados e evita riscos como multas ou perdas de histórico.
Neste artigo, você vai entender o que é arquivamento de documentos, por que ele é tão essencial nas empresas, quais leis regulam o tema, os tipos de documentos que precisam ser guardados, além de dicas práticas para implementar um sistema de arquivamento eficiente, seja no formato físico ou digital.
O que é o arquivamento de documentos?
O arquivamento de documentos é o processo de organizar, armazenar e manter registros empresariais de forma que fiquem acessíveis e seguros. Esse processo pode envolver tanto arquivos físicos, como pastas, caixas e armários, quanto digitais, armazenados em servidores, nuvens ou softwares de gestão.
Mais do que simplesmente guardar papéis ou arquivos digitais, o arquivamento tem como objetivo preservar informações relevantes, atender às exigências legais e otimizar a rotina da empresa.
Por exemplo, um departamento pessoal precisa manter organizados os documentos dos colaboradores (contratos, folhas de ponto, exames admissionais). Um contador ou analista fiscal deve ter fácil acesso a notas fiscais, comprovantes e declarações e um assistente administrativo precisa estruturar tanto os arquivos correntes quanto os históricos para dar suporte às demandas do negócio.
Ou seja: o arquivamento é um sistema estruturado de gestão documental, que garante eficiência e segurança em todas as áreas da empresa.
Qual a importância do arquivamento de documentos nas empresas?
O arquivamento de documentos impacta diretamente na rotina operacional, na segurança jurídica e até mesmo na competitividade da empresa. Veja os principais pontos:
1. Atendimento às obrigações legais
Diversos documentos empresariais precisam ser guardados por períodos específicos, determinados pela legislação brasileira. Um arquivamento eficiente garante que a empresa esteja pronta para fiscalizações, auditorias e exigências de órgãos públicos.
2. Acesso rápido às informações
Com arquivos organizados, colaboradores encontram rapidamente o que precisam. Isso aumenta a produtividade e evita retrabalho, especialmente em setores que lidam com grande volume de informações.
3. Segurança de dados
O arquivamento correto, especialmente no digital, ajuda a proteger dados sensíveis de colaboradores, clientes e parceiros, em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
4. Controle histórico
O arquivamento preserva a memória institucional da empresa, garantindo que decisões passadas, contratos antigos e registros históricos possam ser consultados quando necessário.
5. Redução de custos
Ao organizar melhor os documentos, a empresa evita desperdício de tempo e dinheiro com buscas demoradas, armazenamento desnecessário e multas por descumprimento de prazos legais.
O que diz a lei de arquivamento de documentos?
No Brasil, não existe uma única lei que regulamente o arquivamento de documentos empresariais, mas sim um conjunto de normas que definem prazos de guarda conforme o tipo de documento. Entre as principais, podemos destacar:
- Código Civil: estabelece prazos de prescrição que impactam documentos contratuais.
- CLT (Consolidação das Leis do Trabalho): define a obrigatoriedade de guarda de documentos trabalhistas por prazos específicos.
- Legislação tributária e fiscal: obriga a guarda de notas fiscais, livros contábeis e declarações por prazos que variam de 5 a 10 anos.
- LGPD (Lei 13.709/2018): regula o tratamento de dados pessoais e exige cuidados extras no arquivamento de informações sensíveis.
Exemplo prático:
- Folhas de pagamento devem ser guardadas por, no mínimo, 10 anos.
- Notas fiscais precisam ser mantidas por 5 anos.
- Exames admissionais e demissionais devem ser preservados por até 20 anos.
Ter clareza sobre esses prazos é fundamental para evitar multas, processos trabalhistas ou problemas fiscais.
Quais documentos precisam ser arquivados na empresa?
Cada área da empresa gera documentos específicos que precisam ser organizados e arquivados. Entre os principais, estão:
1. Documentos trabalhistas
- Contratos de trabalho;
- Fichas de registro de empregados;
- Exames admissionais, periódicos e demissionais;
- Advertências e suspensões;
- Folhas de ponto e de pagamento;
- Rescisões contratuais.
2. Documentos contábeis e fiscais
- Notas fiscais de entrada e saída;
- Livros contábeis (Razão, Diário);
- Guias de recolhimento de tributos (INSS, FGTS, IRPJ);
- Declarações acessórias (SPED, DCTF, DIRF);
- Comprovantes de pagamentos e recebimentos.
3. Documentos administrativos e jurídicos
- Contratos com fornecedores e clientes;
- Licenças, alvarás e registros;
- Atas de reuniões e assembleias;
- Relatórios e correspondências importantes.
Manter esse conjunto de arquivos bem estruturado é essencial para a gestão do negócio e para atender exigências legais.
Quais são os tipos de arquivamento?
O arquivamento pode seguir diferentes classificações, de acordo com a necessidade e a rotina da empresa. Entre os mais comuns, estão:
1. Arquivamento por ordem alfabética
Os documentos são organizados pelo nome da pessoa ou empresa. Muito utilizado em setores de RH.
2. Arquivamento numérico
Documentos recebem um número de identificação, facilitando o controle sequencial.
3. Arquivamento geográfico
Organização por local ou região, útil para empresas que lidam com filiais ou unidades em diferentes cidades.
4. Arquivamento temático ou por assunto
Agrupamento por tema (por exemplo: financeiro, contratos, clientes).
5. Arquivamento cronológico
Separação por datas de emissão, vencimento ou validade.
Cada modelo pode ser usado de forma isolada ou combinada, conforme a realidade da empresa.
Qual a diferença entre arquivamento físico e digital?
O arquivamento pode ser feito de duas maneiras principais: físico e digital. Entenda as diferenças:
Arquivamento físico
- Utiliza papel, pastas, caixas e armários;
- Exige espaço físico e controle de um colaborador responsável;
- Maior risco de perda por incêndios, enchentes ou deterioração natural;
- Mais demorado para localizar informações.
Arquivamento digital
- Documentos são escaneados ou gerados diretamente em formato eletrônico;
- Armazenados em servidores locais ou nuvem;
- Acesso facilitado, inclusive remoto;
- Possibilidade de indexação, busca por palavras-chave e integração com sistemas de gestão (como ERP Sankhya);
- Mais seguro, com backups automáticos e criptografia.
Apesar das vantagens do digital, muitas empresas ainda precisam manter arquivos físicos por exigências legais. O ideal é adotar uma gestão híbrida, que combine os dois formatos.
Dicas de como fazer o arquivamento de documentos
Agora que você já entende a importância do tema, veja boas práticas para implementar ou melhorar o sistema de arquivamento na sua empresa:
1. Defina uma política de gestão documental
Estabeleça normas internas para organização, armazenamento e descarte de documentos. Inclua os prazos legais e os responsáveis por cada área.
2. Classifique os documentos corretamente
Agrupe-os por tipo (fiscal, trabalhista, administrativo) e defina o melhor sistema de arquivamento: cronológico, alfabético, temático etc.
3. Invista na digitalização
Sempre que possível, digitalize os documentos físicos. Isso otimiza espaço, facilita buscas e reduz riscos de perda.
4. Use um software de gestão de documentos
Ferramentas como o ERP Sankhya oferecem módulos específicos para gestão documental, permitindo controle centralizado, integração com processos internos e conformidade com a LGPD.
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5. Controle os prazos de retenção
Crie um calendário de guarda e descarte de documentos, evitando manter arquivos desnecessários ou se desfazer de informações antes do prazo legal.
6. Garanta a segurança da informação
Implemente backups automáticos, controle de acesso e medidas de segurança para proteger dados sensíveis.
7. Treine sua equipe
Todos os colaboradores que lidam com documentos precisam estar alinhados sobre os processos e boas práticas.
Conclusão
O arquivamento de documentos é muito mais do que guardar papéis ou pastas digitais. Ele garante segurança jurídica, eficiência operacional e proteção de dados, além de facilitar a tomada de decisões e o cumprimento das obrigações legais.
Adotar uma política clara de gestão de documentos, investir na digitalização e contar com ferramentas tecnológicas adequadas são passos fundamentais para empresas que querem se manter organizadas, produtivas e em conformidade com a lei.
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