Com a entrada em vigor das novas regras da DCTFWeb em 2025, empresas de todos os portes precisam redobrar a atenção com o cumprimento das obrigações acessórias federais. A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web substituiu de forma definitiva a DCTF tradicional no que se refere às contribuições previdenciárias e ao IRRF, exigindo maior integração entre os setores contábil, fiscal, de departamento pessoal e financeiro.
Neste artigo, você vai entender o que é a DCTFWeb, quem está obrigado a entregá-la, quais são os prazos e os principais riscos de erros. Também mostraremos como o ERP Sankhya automatiza esse processo, garantindo conformidade com a Receita Federal, agilidade operacional e segurança na gestão tributária da sua empresa.
Mudanças iniciadas em janeiro de 2025
Desde janeiro de 2025, a Receita Federal consolidou a DCTFWeb como o único meio oficial de declarar e recolher tributos como o INSS patronal, IRRF e outras contribuições apuradas via eSocial e EFD-Reinf. Isso trouxe mudanças importantes:
- O envio de informações previdenciárias ocorre exclusivamente pela DCTFWeb;
- Os débitos são automaticamente integrados ao sistema, com base nos dados do eSocial e da EFD-Reinf;
- O DARF é gerado diretamente na plataforma da DCTFWeb, eliminando processos manuais e aumentando o controle fiscal.
Essa nova dinâmica exige que as áreas responsáveis pela folha e pela escrituração fiscal estejam em total sincronia, pois qualquer erro nos dados enviados pode resultar em autuações automáticas e multas devido ao cruzamento eletrônico intensificado pela Receita.
Quem é obrigado a entregar?
Estão obrigadas a entregar a DCTFWeb:
- as pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas; (inclusive optantes pelo Simples Nacional que recolhem INSS sobre a folha);
- Órgãos públicos e entidades sem fins lucrativos com empregados registrados;
- Pessoas físicas que contratam empregados domésticos (no caso específico da DCTFWeb doméstica);
- Todos os contribuintes que prestam informações via eSocial ou EFD-Reinf.
A não entrega ou envio com erros pode gerar multas severas, impactar a emissão da CND (Certidão Negativa de Débitos) e comprometer financiamentos, licitações e parcerias comerciais. Para evitar isso, é fundamental garantir que os dados enviados sejam consistentes, completos e dentro dos prazos legais.
Vale ressaltar que o não cumprimento dos prazos ou o envio de informações incorretas pode impedir a emissão da CND, impactando diretamente em processos de licitação, obtenção de crédito e regularidade fiscal perante fornecedores e parceiros comerciais.
Quando devo fazer a DCTFWeb?
A DCTFWeb, tem periodicidade mensal e deve ser transmitida até o último dia útil mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores, conforme artigo 6° da IN RFB n° 2.237/2024.Em casos onde a data de vencimento cai em final de semana ou feriado, o vencimento é antecipado para o dia útil anterior.
Excetuam-se da regra de periodicidade mensal:
a) DCTFWeb 13° Salário (Anual): declaração relativa à Gratificação Natalina, transmitida a partir de informações prestadas no eSocial;
b) DCTFWeb Espetáculo Desportivo (Diária): declaração relativa a espetáculos desportivos de que participe associação desportiva que mantém clube de futebol profissional. Deve ser transmitida pela entidade organizadora.
Os prazos de apresentação da DCTFWeb e o vencimento do DARF por ela emitido dependerão da categoria da DCTFWeb
Para evitar penalidades, é fundamental que o fechamento do eSocial (evento S-1299) e da EFD-Reinf sejam realizados corretamente e dentro dos prazos legais. Essas etapas são pré-requisitos para que a DCTFWeb possa ser transmitida.
Outro ponto relevante é que o envio da DCTFWeb só pode ser feito após a conclusão desses fechamentos. Portanto, qualquer erro ou atraso no envio dos eventos periódicos impacta diretamente a geração da DCTFWeb e do respectivo DARF.
Como evitar erros e multas no envio de obrigações fiscais
Alguns erros comuns que podem comprometer a entrega da DCTFWeb incluem:
- Dados inconsistentes ou incompletos no eSocial e EFD-Reinf;
- Falta de fechamento dos eventos periódicos (S-1299 e R-2099);
- Ausência de revisão e conferência prévias aos envios;
- Atraso no envio da obrigação após o fechamento da folha;
- Problemas de integração entre sistemas de folha e obrigações fiscais.
Para reduzir esses riscos, é essencial investir em processos automatizados, integrações eficientes e uma rotina clara de conferência dos dados. A adoção de um ERP com funcionalidades específicas para a área fiscal e contábil é um diferencial estratégico.
Além da tecnologia, a capacitação das equipes envolvidas no processo é crucial. Manter-se atualizado sobre as mudanças na legislação, participar de treinamentos e adotar boas práticas de governança tributária são ações que complementam o uso de sistemas e fortalecem o compliance fiscal.
Como o ERP Sankhya automatiza a apuração e envio
No ERP Sankhya, as informações exigidas pela DCTFWeb são preparadas automaticamente com base nos dados já registrados nos módulos de folha, contabilidade e fiscal. Veja como isso funciona na prática:
- Configuração automática: o sistema já vem preparado para alimentar corretamente os eventos obrigatórios do eSocial (como o S-1299) e da EFD-Reinf, sem necessidade de configurações manuais.
- Sem implementações adicionais: não é necessário fazer customizações no ERP para atender à DCTFWeb
- Geração facilitada: após o fechamento do eSocial, os dados ficam automaticamente disponíveis para que a DCTFWeb seja acessada e transmitida no portal da Receita Federal.
- Controle completo: dashboards e relatórios fornecem uma visão clara dos débitos apurados, dos eventos enviados e das obrigações em aberto.
- Integração entre áreas: as informações fluem entre folha, contabilidade e fiscal, garantindo consistência, evitando retrabalho e assegurando conformidade.
- Eficiência operacional: a automatização elimina etapas manuais e libera tempo da equipe para atividades mais estratégicas.
- Segurança fiscal: ao evitar erros operacionais e atrasos, o ERP ajuda a manter a empresa regular perante o Fisco.
Com o ERP Sankhya, sua empresa passa a contar com uma solução robusta para acompanhar as exigências com mais tranquilidade e produtividade.
Benefícios diretos para diferentes áreas da empresa
A adoção da DCTFWeb e sua correta integração com sistemas de gestão impactam positivamente diversas áreas da empresa. A seguir, veja como cada departamento pode se beneficiar diretamente dessa automatização com o apoio do ERP Sankhya.
Contábil: ganha mais controle e consistência na entrega das obrigações acessórias. A conferência de dados é facilitada, reduzindo o risco de envio com inconsistências.
Fiscal: garante conformidade com as exigências da Receita Federal e evita multas. O cruzamento automático de dados entre módulos aumenta a assertividade na geração das informações.
Departamento pessoal: reduz riscos de inconsistências nos eventos do eSocial. A integração com a folha de pagamento facilita o cumprimento dos prazos e melhora o controle das entregas.
Financeiro: antecipa valores a pagar com precisão, auxiliando no planejamento. Com os débitos já calculados e consolidados, o time de tesouraria pode gerenciar melhor o caixa e priorizar pagamentos.
A não entrega ou envio com erros pode gerar multas severas, impactar a emissão da CND e comprometer financiamentos, licitações e parcerias comerciais. Para evitar isso, é fundamental garantir que os dados enviados sejam consistentes, completos e dentro dos prazos legais.
Conclusão
A DCTFWeb representa uma mudança de paradigma na entrega das obrigações fiscais federais. Mais do que atender à legislação, as empresas precisam estar preparadas para atuar com precisão, integração e agilidade. O ERP Sankhya oferece exatamente esse suporte: automatização, controle e conformidade em um só lugar.
Ao adotar uma solução robusta e integrada, sua empresa reduz riscos, evita multas e transforma a gestão fiscal em um diferencial competitivo.
Quer simplificar o envio da DCTFWeb e fortalecer o compliance fiscal da sua empresa? Fale com um consultor Sankhya e conheça nossas soluções.
