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Como melhorar o seu ERP

O seu ERP está em forma ou ele é um sistema pesado, engessado e sem agilidade? Listei neste artigo 3...

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O seu ERP está em forma ou ele é um sistema pesado, engessado e sem agilidade? Listei neste artigo 3 hábitos para você eliminar e outros 3 para você acrescentar na sua rotina que vão deixar o seu ERP mais eficiente. Confere aí!

3 hábitos para deixar de fazer e melhorar o seu ERP

Primeiro, vamos falar sobre 3 hábitos muito comuns nas empresas que deixam o ERP lento e ineficiente e que podem ser modificados com algumas atitudes simples.

1. Elimine a papelada

O primeiro dos hábitos nocivos ao desempenho do seu ERP é a papelada. É preciso eliminar o papel da sua rotina, não apenas porque não é sustentável, mas também porque não é produtivo.

Hoje em dia, já existe tecnologia para que tudo o que você precisa seja feito de maneira digital e de forma que possa ser consultado em um dispositivo móvel.

É claro que existem alguns processos que dependem de papel. Por exemplo, você já deve ter ouvido do seu advogado que a assinatura do cliente só vale se for em um documento impresso. Às vezes, o seu cliente exige que um relatório também seja impresso ou um fiscal tem a necessidade de um laudo em mãos.

No entanto, tudo o que não for obrigatório em papel, prefira o digital. Não há nenhum motivo para que a sua empresa tenha mesas cheias de papel, a não ser que a legislação exija ou que o seu cliente exija. E, mesmo nesse caso, são situações que valem negociar para que eles aceitem esses documentos no modelo tecnológico.

2. Exclua as aprovações desnecessárias no ERP

Outro hábito que você precisa eliminar são as aprovações desnecessárias. Muitas vezes, quando vamos fazer um projeto de implantação de ERP, observamos que a empresa tem uma série de passos que dependem de aprovação.

Claro, muitos processos exigem mesmo aprovação, como processos de compras, processos industriais, processos financeiros, para os quais é imprescindível que haja aprovação. Mas existem algumas aprovações que são claramente desnecessárias.

Se formos investigar o por quê é preciso aprovar aquilo, é algo que ninguém sabe. Houve casos em que fizemos um levantamento de quantas vezes determinada solicitação foi negada e isso nunca aconteceu. Ou seja, se a solicitação é sempre aprovada, qual é a necessidade de passar por aprovação?

Outra situação que observamos com frequência é a empresa exigir, por exemplo, aprovação da conta de energia. Por que é preciso aprovar que a conta de energia seja paga? Existe a possibilidade de a empresa deixar de pagar essa conta?

Portanto, existem algumas medidas que são necessárias para tornar o processo de aprovação mais racional, selecionando o que realmente precisa ser aprovado e por quem. Lembrando que o ideal é que essa aprovação não seja em papel ou por e-mail e muito menos em uma conversa de corredor. É preciso que seja formalizada.

3. Acabe com o excesso de relatórios

Por fim, outro hábito que é preciso cortar é o excesso de relatórios. Muitos deles são emitidos apenas por uma característica cultural, porque anos atrás aquele relatório serviu para algum objetivo, mas que hoje não tem serventia alguma.

A empresa não precisa de relatórios, muito menos impressos. O que você precisa é de uma forma dinâmica de acompanhar os dados. Ou seja, não pode ser aquela situação em que você precisa consultar um relatório, aí você vai no sistema, pede um relatório e fica analisando ali para tomar uma decisão.

É claro que existem algumas situações que dependem de um retrato, em que você precisa de um balanço e quem fornece ele é um relatório, ou que você precisa de certas demonstrações ou extratos, que são relatórios.

Mas, exceto por aquilo que é estritamente obrigatório, não existe nenhuma necessidade de você ter, por exemplo, um ranking de vendas no relatório ou no papel.

Isso você pode acompanhar digitalmente, sem papelada e, sobretudo, sem ter esse tempo de parar para tirar o relatório ou pedir o relatório para alguém. Todas essas informações precisam estar explícitas e disseminadas como gestão à vista.

3 hábitos para passar a ter e melhorar o seu ERP

Agora, vamos para as 3 dicas que preparei de hábitos que você pode implementar na sua empresa para deixar o seu ERP mais esperto.

1. Substitua relatórios por dashboards

A primeira dica que eu trouxe para melhorar o seu ERP é justamente a substituição do relatório por dashboards. Quando você abre o seu ERP, a primeira visão que você deve ter é dos indicadores de desempenho. Eles precisam estar explícitos para você e de forma online. Não pode ser informação de ontem nem de 3 horas atrás. Precisa ser informação de agora. 

Por exemplo, passou no caixa agora, baixou agora, fez a integração bancária agora e você precisa ver lá. É como o hábito de dirigir: você está dirigindo e está vendo em tempo real o velocímetro, o odômetro, a quantidade de combustível, a temperatura. Você tem um painel à sua frente.

É preciso ter todas as informações de que você precisa e, se acontecer qualquer situação, instantaneamente saber o que houve. Não precisa ter o trabalho de emitir um relatório.

2. Implemente aprovações móveis

Outro hábito que você pode implementar é ter aprovações móveis. É preciso ter a possibilidade de fazer aprovações por meio de um aplicativo no celular de quem tem autorização para isso.

É importante que essa solicitação esteja clara e que a pessoa responsável tenha no próprio celular todos os instrumentos para tomar a decisão. Ou seja, é preciso ter os dashboards adequados e tudo aquilo que diz respeito à análise daquela situação para tomar a decisão gerencial.

3. Tenha metas de desempenho

Por fim, no seu ERP, é preciso ter metas de desempenho. Sem elas, não é possível avaliar qual foi o resultado, por melhor ou mais preciso que ele seja.

Por exemplo, não adianta chegar à conclusão de que as vendas neste ano cresceram 10,7%. Não dá para saber se isso é bom ou não. Vai depender de qual era a meta. Se a meta era crescer 10%, então foi bom. Se a meta era crescer 5%, foi ótimo. Se era crescer 15%, foi péssimo.

Então, é preciso ter metas, sem as quais não há o que dizer a respeito de um determinado desempenho. É importante não apenas estabelecer as metas, mas deixá-las claras para todos os envolvidos nos dashboards.

Assim, todo mundo sabe a qualquer momento quão perto ou quão longe está de alcançar a sua meta, sem precisar emitir um relatório para isso, mas apenas olhando para um dashboard, que vai ter o painel de todos os acompanhamentos das metas de cada um, do presidente da companhia ao operário mais elementar e recém-chegado. Todo mundo precisa ter metas.

Veja também o vídeo do meu canal que falo sobre esse assunto:

Sobre o autor
Mestre do ERP

Com mais de 30 anos de experiência em ERP, Marco Antônio Salvo possui experiência na área de serviços, desenvolvimento e software. Atualmente atua na área de desenvolvimento de novos negócios e soluções na Sankhya Gestão de Negócios, e tem o maior canal sobre ERP do Brasil, o Mestre do ERP.

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