A gestão de processos é um tema cada vez mais presente na rotina de empresas que buscam mais organização e eficiência em suas operações. Com o mercado cada vez mais competitivo, é importante entender como as atividades se conectam e onde estão os gargalos.
Nesse cenário, a gestão de processos surge como uma aliada estratégica para tornar o dia a dia mais fluido, previsível e produtivo. Ao mapear, padronizar e monitorar fluxos internos, é possível otimizar recursos e reduzir retrabalho.
Essa prática permite evoluir continuamente, alinhando equipes, sistemas e objetivos em torno de resultados mais consistentes.
Neste artigo, conheça os principais benefícios da gestão de processos, quais são as etapas, as ferramentas mais utilizadas e como implementar no seu negócio. Confira!
O que é gestão de processos?
O conjunto de práticas que garante a qualidade e a melhoria contínua nas atividades organizacionais é conhecido como gestão de processos. Essa abordagem permite avaliar quais ações geram resultados positivos e o que deve ser ajustado, reduzido ou eliminado por não contribuir com a estratégia da empresa.
A gestão de processos é essencial para manter as atividades e equipes alinhadas ao planejamento do negócio, promovendo uma evolução constante. O acompanhamento de todas as etapas facilita a identificação de gargalos e torna a tomada de decisão mais ágil e precisa.
Esse monitoramento envolve tanto a atuação dos colaboradores quanto os processos operacionais, incluindo máquinas e sistemas. Ou seja, é uma análise completa do funcionamento da empresa, com foco em manter a rotina produtiva e eficiente. Isso se dá por meio de sistemas de gestão que fornecem indicadores e relatórios detalhados sobre cada etapa.
Independentemente do porte ou segmento, a gestão de processos é indispensável para alcançar alto desempenho e se destacar frente à concorrência. Para isso, é fundamental que seja implementada de forma integrada em todos os setores da organização.
Com dados confiáveis em mãos, os gestores conseguem estabelecer regras claras, definir metas e orientar as equipes para que todas as ações estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.
Qual a importância da gestão de processos?
A implementação da gestão de processos ajuda os gestores a identificar quais ações são realmente eficazes e o que precisa ser ajustado, o que possibilita alinhar as estratégias às necessidades reais da corporação, promovendo melhorias contínuas de forma consistente.
Como ferramenta, a gestão de processos facilita o controle das etapas operacionais e do planejamento como um todo, trazendo mais clareza e alinhamento com o propósito organizacional.
Com ela, os líderes fazem escolhas mais assertivas, encontram gargalos, reduzem burocracias e evitam falhas. A base para o sucesso está em monitorar cada tarefa, estruturar bem as equipes e manter o foco nos objetivos. Entre os principais ganhos estão:
- Processos mais organizados e visão ampla;
- Resultados mensuráveis;
- Maior satisfação do cliente;
- Agilidade nas decisões;
- Padronização com qualidade;
- Precisão na distribuição de tarefas;
- Automatização de rotinas.
Quais os benefícios da gestão de processos?
Ao estruturar as atividades de forma organizada e mensurável, a gestão de processos gera ganhos em rapidez e excelência. A seguir, destacamos os principais benefícios dessa prática para o dia a dia organizacional.
Maior controle operacional
Com processos estruturados e bem mapeados, os líderes têm uma visão ampla e detalhada de cada fase, o que ajuda a encontrar pontos críticos com mais rapidez e precisão. Esse nível de controle possibilita decisões mais assertivas, estratégicas e ágeis, impactando diretamente a performance do time.
Redução de custos
Ao eliminar atividades desnecessárias e melhorar o uso dos recursos, a gestão de processos contribui diretamente para a diminuição de desperdícios, o que torna a operação mais enxuta e eficaz. O resultado é uma organização mais rentável, sem comprometer a excelência dos serviços.
Aumento da produtividade
Quando as responsabilidades são bem definidas e os fluxos operacionais seguem uma estrutura clara, os colaboradores conseguem atuar com mais foco, autonomia e dinamismo. A padronização das operações reduz incertezas, evita retrabalho e promove uma rotina mais fluida.
Melhoria na experiência do cliente
Com processos bem estruturados e otimizados, a empresa ganha agilidade na entrega de seus serviços, oferecendo uma experiência personalizada e confiável para o cliente. A consistência no valor entregue fortalece o vínculo com o público, aumenta a percepção de qualidade e gera confiança.
O que faz um gestor de processos?
O gestor de processos é o profissional responsável por mapear, analisar, padronizar e otimizar os fluxos operacionais de uma organização. Sua função é garantir que todas as etapas estejam alinhadas com os objetivos da organização.
Ele atua de forma integrada com diferentes áreas, utilizando indicadores e ferramentas de gerenciamento para monitorar o desempenho, encontrar falhas e propor melhorias constantes. Com isso, contribui diretamente para o desempenho, a inovação e os resultados do negócio.
O que é o PMBOK?
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute) que reúne um conjunto de boas práticas, padrões e diretrizes reconhecidas internacionalmente para a gestão de projetos.
Ele oferece uma estrutura sistematizada que ajuda líderes a planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar projetos com eficácia.
Dividido em áreas de conhecimento como escopo, tempo, custo, qualidade, riscos e integração, o PMBOK serve como referência para profissionais que buscam padronização, excelência e resultados consistentes em projetos de qualquer porte ou setor.
Etapas da gestão de processos
Para que a gestão de processos tenha sucesso, é importante que seja estruturada de forma que toda a corporação saiba exatamente o que é preciso fazer e tenha disciplina, mantendo o alinhamento necessário para a fluidez das ações.
Para que isso aconteça, é preciso seguir algumas etapas que são facilitadoras para o desempenho.
Planejamento
O primeiro passo para os líderes é criar o planejamento, os objetivos e as metas para ter a base principal que precisa ser alcançada. Dessa forma, as atividades são bem direcionadas e trabalhadas de acordo com o principal foco.
Regras
Após a criação do planejamento, é o momento de definir as regras que precisam ser seguidas por todos os funcionários para que o trabalho caminhe de forma contínua, com excelência e direcionamento correto.
Regras são necessárias para que todos, independente do cargo, cumpram as diretrizes conforme estipuladas.
Processos
Mapear os processos é a fase em que começa o gerenciamento e, para isso, é preciso investir em ferramentas que auxiliem no monitoramento, como um software de gestão (ERP). Através dele, os gestores acompanham o fluxo e avaliam o que pode ser mantido e o que deve ser reformulado.
Implementação
É o momento de colocar em prática todas as operações por meio de ações cotidianas concretas. Com isso, toda a organização começa a trabalhar com base no alcance do planejamento estratégico.
Monitoramento
O monitoramento por meio de indicadores, uma das etapas mais fundamentais para alcançar os resultados desejados, deve ser constante.
Por isso, o uso de um sistema é essencial, uma vez que possibilita esse controle em tempo real e com dashboards detalhados. Com dados e informações precisos, os gestores conseguem fazer as correções necessárias.
Quais as ferramentas usadas para gestão de processos?
A gestão de processos exige métodos e tecnologias que ajudem a organizar, monitorar e melhorar o desempenho das operações. Diversas ferramentas foram desenvolvidas com esse objetivo, cada uma com características e aplicações específicas.
A escolha ideal depende da maturidade da corporação, do nível de controle desejado e da complexidade das atividades.
BPMN
O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação gráfica usada para mapear e modelar processos de negócios de forma padronizada, permitindo que equipes visualizem os fluxos de trabalho com clareza, desde tarefas simples até operações complexas.
Essa representação facilita o entendimento entre áreas técnicas e não técnicas, promovendo alinhamento, além de ajudar a identificar gargalos e oportunidades. É ideal para organizações que buscam documentação visual das atividades e mais controle sobre as etapas.
PDCA
O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma metodologia de melhoria contínua que estrutura as ações em quatro etapas: planejar, executar, verificar e agir. Essa ferramenta é aplicada para controlar e otimizar processos, reduzindo falhas e aprimorando resultados ao longo do tempo.
O PDCA é simples e eficaz, podendo ser utilizado por empresas de todos os portes. Ele favorece uma cultura de aprendizado e correção constante. Ao aplicar o ciclo regularmente, a organização mantém suas atividades em evolução.
ERP
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão que integra todas as áreas da empresa em uma única plataforma, possibilitando o controle de finanças, estoque, vendas, produção, recursos humanos e outras operações em tempo real.
Com dados centralizados, o ERP facilita a tomada de decisões e melhora a comunicação entre departamentos, além de automatizar tarefas, diminuir erros e garantir mais produtividade. É uma ferramenta para negócios que buscam eficácia e escalabilidade.
Como implementar a gestão de processos na sua empresa
Para a implementação da gestão de processos, é importante seguir algumas dicas para que seja estruturada da forma correta e não fique lacuna. Listamos a seguir um passo a passo prático e bem explicativo.
1. Fazer um diagrama dos processos
O planejamento criado pelos líderes precisa estar detalhado para que todos os funcionários entendam o caminho certo na execução das ações. O diagrama é um modelo prático e didático para organizar todos os processos.
Assim, é possível entender características e padrões de cada etapa e o que é necessário para que ela funcione de forma correta. Além disso, o mapeamento identifica gargalos, gastos desnecessários e operações que estão com poucos ou muitos funcionários.
2. Integrar os setores
Uma parte fundamental para uma gestão de processos com excelência é a integração de todos os setores da organização por meio de um sistema de qualidade e que ofereça os recursos adequados para monitorar cada fase com precisão.
A comunicação interna automatizada e a disponibilidade de informações em tempo real são primordiais para que todos os colaboradores tenham facilidade e auxílio, quando necessário, em suas funções.
3. Definir os indicadores de desempenho
Os KPIs são a força motriz para o sucesso dos negócios e são grandes aliados na gestão de processos. É com base no acompanhamento dos indicadores que os líderes conseguem monitorar a evolução do negócio e também antecipar erros e falhas, aplicando correções de forma ágil.
É importante definir quais serão os KPIs utilizados na gestão de processos de acordo com a necessidade e a realidade da corporação. Com isso, os gestores conseguem avaliar os desempenhos com base em relatórios detalhados e com dados precisos.
Como o ERP da Sankhya otimiza a gestão de processos
O ERP da Sankhya otimiza a gestão de processos ao oferecer uma solução completa e personalizável, o Sankhya Flow.
A ferramenta modela, automatiza e acompanha os fluxos de trabalho de qualquer área da empresa, como compras, vendas, RH, almoxarifado, entre outros, além de possibilitar integrações com outros sistemas. O sistema atua por meio de três perfis principais, como explicamos a seguir.
Modelador
É quem desenha o processo, define regras, formatos de notificação e participantes. Pode criar fluxos do zero ou adaptar modelos prontos, além de inserir dashboards e relatórios. O Sankhya Flow possibilita a criação de versões automáticas a cada alteração, oferecendo histórico completo das mudanças.
Executor
Visualiza e realiza as tarefas com base na lista de pendências, anexa arquivos e consulta detalhes de cada etapa. A visualização do processo em diagrama e o histórico em linha do tempo aumentam a clareza sobre a execução.
Gestor
Acompanha indicadores de desempenho e status das atividades, facilitando o alinhamento entre estratégia e operação. Essa visão amplia o controle e a eficiência da gestão.
Com base em BPM nativo, o ERP da Sankhya reduz gargalos, simplifica processos, minimiza erros e retrabalhos, e ainda padroniza fluxos de trabalho. O resultado é ganho de tempo, corte de custos e maior produtividade em todos os níveis da organização.
Otimize seus processos com mais controle, agilidade e inteligência. Fale agora com um de nossos consultores e descubra o poder do ERP Sankhya para o seu negócio.
