Não importa o tamanho da sua empresa, com certeza realizar um bom controle de vendas trará inúmeros benefícios à sua gestão. Afinal, será possível controlar melhor o estoque, analisar a saída dos produtos, avaliar a saúde financeira, entender o comportamento dos seus clientes e garantir insights essenciais para administrar corretamente o negócio.
Planilhas e outras formas manuais, exigem atualização constante dos colaboradores, tomando tempo e favorecendo a propagação de erros, levando a gargalos produtivos e por consequência, prejuízo.
Quer saber como melhorar o controle de vendas na sua empresa? Continue a leitura deste artigo!
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O que é o controle de vendas e por que ele é tão importante?
O controle de vendas é o processo que gerencia e fiscaliza todas as vendas realizadas por uma empresa. Esse controle pode ser feito de várias maneiras, desde planilhas com atualizações manuais até versões mais tecnológicas.
É importante, contudo, que ele seja atualizado diariamente e contenha as informações essenciais sobre suas vendas como a data em que a transação ocorreu, os produtos ou serviços comercializados, o valor da venda, o nome do cliente e outros dados que possam ser interessantes como se o pagamento foi à vista ou à prazo, no cartão de crédito ou débito, entre outros.
Segundo pesquisa do Data Sebrae, de 2016, algumas das principais causas de mortalidade das organizações são a falta de planejamento, problemas de negociação com fornecedores e falta de controle de custos.
Logo, o controle de vendas e estoque é primordial para a sobrevivência e saúde financeira das empresas.
Importância do controle de vendas
A partir do controle de vendas, é possível analisar vários pontos essenciais a sua gestão e que garantirão o crescimento seguro e sustentável do seu negócio. Deste modo, elencamos dois pontos interessantes de destaque.
Planejamento de compras
Aliar o controle de vendas ao de estoque é uma ótima maneira de conseguir prever o seu fluxo de demanda e assim fazer compras mais acertadas, evitando ficar em falta com algum item que tenha muita procura.
Assim, você conseguirá identificar quais itens têm mais saída, sazonalidade de compras e outros pontos, planejando melhor suas compras futuras e conseguindo negociar descontos com os fornecedores.
Vida financeira em dia
Além de melhorar o planejamento da compra de mercadorias, o controle de vendas também é crucial para a vida financeira da sua empresa.
Prevendo a quantidade média de vendas dentro de determinado período, você conseguirá prever também a lucratividade do negócio – e trabalhar com projeções mais realistas e seguras, permitindo tomar decisões mais acertadas e evitar contrair dívidas que não poderão ser pagas.
Além disso, você terá um entendimento melhor do seu fluxo de caixa, do lucro médio por cada produto e também poderá planejar promoções para facilitar o giro de estoque.
Como posso fazer o controle de vendas da minha empresa?
Todo o processo de controle pode ser realizado de duas maneiras. A primeira é o controle manual e a segunda, o controle automatizado, com o auxílio de softwares de gestão adequados.
A forma manual é a mais conhecida e pode ser feita tanto com caderno de registro e caneta, como por meio de planilhas. Basicamente consiste em adicionar cada venda feita nesses locais.
Apesar de parecer simples, esse método é bastante falho, já que existe o risco de desatualização constante e até de lançamento incorreto das informações.
Além disso, é preciso, diariamente, separar algumas horas para realizar a tarefa, o que pode reduzir a produtividade das suas equipes. Nesse caso, também é mais difícil confrontar informações, como o controle de vendas e de estoque, o que dificulta ter uma visão mais profunda do negócio.
Já no caso do controle de vendas automático, ele geralmente é feito por meio dos sistemas de gestão, também conhecidos como ERP. Esses sistemas integram todas as informações de vendas do seu negócio a outras áreas da sua empresa e, assim, registram de maneira automática todas as vendas realizadas.
Muitos sistemas podem ser instalados na frente do caixa e, a cada venda feita, o software automaticamente fará o lançamento no seu controle e atualizará o fluxo de caixa e o estoque.
A vantagem é que as informações se tornam mais fidedignas, reduzindo as chances de erros – e ainda há uma considerável economia de tempo.
5 passos para um bom controle de vendas
1. Controle todas as entradas e saídas
O princípio básico do controle de vendas e estoque é lançar cada entrada de produto ou material adquirido de fornecedores e sua respectiva saída, seja na forma de venda, transferência ou mesmo descarte.
Por isso, sua primeira atribuição é garantir o registro completo da movimentação de insumos, produtos e materiais no estoque.
2. Calcule todos os custos e despesas
A gestão financeira está diretamente ligada ao controle de vendas e estoque, por isso você deve considerar cada centavo dos custos e despesas fixos e variáveis.
Entre os principais gastos a serem monitorados, estão os custos de aquisição dos produtos, comissão dos vendedores, custos de entrega, despesas com espaço de armazenamento e estrutura.
3. Organize os fornecedores
Um dos pontos mais importantes no controle das vendas e estoque é a parceria com os fornecedores, que representa uma vantagem competitiva essencial para as empresas.
Por isso, você deve escolher parceiros comerciais de confiança, que entreguem no prazo e assegurem a qualidade dos produtos e materiais.
Na gestão, é necessário programar pedidos junto aos fornecedores e estabelecer períodos de compra, além de negociar sempre para melhorar os preços.
4. Acompanhe indicadores de estoque e vendas
Para analisar o andamento do negócio, você precisa definir indicadores de desempenho para a gestão do estoque e vendas que sejam fáceis de acompanhar e interpretar.
Alguns exemplos de métricas úteis são o giro de estoque, volume de vendas, margem de contribuição, consumo e compra média, utilização de armazenagem, etc.
5. Capacite os colaboradores
A complexidade da gestão de vendas e estoque exige colaboradores preparados, que possam se responsabilizar pelo controle rigoroso e avaliação do desempenho.
Antes de delegar as funções gerenciais, tenha certeza de que os responsáveis estão devidamente treinados e aptos a administrar a essência do negócio.
O que é um ERP?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento de Recursos Empresariais. Esse é um sistema de gestão integrado e muito usado atualmente em diversas empresas.
Seu funcionamento é modular, ou seja, existe a criação de um módulo para cada departamento e, com apenas um software, você consegue controlar várias áreas da sua empresa, como vendas, estoque, financeiro, compras e outros.
Além disso, esse sistema permite trabalhar com os processos operacionais, gerenciais e estratégicos.
A grande vantagem é que você economiza muito tempo, já que várias ações podem ser automatizadas, e ainda contará com informações de qualidade e seguras, que permitem entender melhor a sua situação e realizar uma tomada de decisões mais acertada.
No caso do controle de vendas, por exemplo, o software consegue monitorar cada item disponível no seu negócio, calculando a venda diária, a margem de lucro, a quantidade disponível no estoque e ainda emitindo alertas de quando determinada mercadoria deverá ser reposta.
Isso reduz o tempo dos seus funcionários, já que não haverá a necessidade de atualizar planilhas, e ainda oferece uma visão multidimensional do seu negócio, integrando vários setores e entendendo como a área de vendas está impactando as demais.
Algumas vantagens que o ERP traz de uma forma geral são:
- automação dos processos, reduzindo o tempo e aumentando a produtividade;
- mais agilidade na tomada de decisões;
- redução dos custos operacionais;
- aumento das vendas;
- aumento da competitividade;
- análise de rentabilidade;
- gestão financeira mais profissional.
ERP e controle de vendas: como a tecnologia pode me ajudar?
Como você viu, com um ERP, é possível realizar várias tarefas de maneira automática, inclusive o controle de vendas. Essa solução ajudará a entender melhor a realidade do seu negócio, permitindo desenvolver estratégias que sejam mais eficientes.
Por exemplo, o ERP lhe fornecerá indicadores essenciais, como a taxa média de conversão, número de cancelamentos ou trocas, meta de vendas e quantidade realizada, taxa de saída dos produtos por período ou por marca, margem de lucratividade do produto, entre outros.
Assim, você conseguirá planejar melhor suas promoções, avaliando as épocas em que há menor giro na empresa, entender as preferências e características dos seus consumidores, realizar mudanças de estratégias antes de começar a ter resultados negativos, avaliar o desempenho de cada vendedor ou equipe de vendas, acompanhar o índice de inadimplência, entre muitos outros. Toda essa informação, é claro, poderá ser revertida em ações mais adequadas e propícias para os objetivos do seu negócio.
Como você viu, o controle de vendas é fundamental em qualquer empresa, mas para que ele seja realmente eficiente é indispensável contar com a tecnologia certa, avaliando de maneira global o impacto desse setor.
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