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Como fazer a gestão de ponto eletrônico?

Ter o controle de entrada e saída de funcionários é importante para que a empresa faça o acompanhamento das horas...

ponto eletrônico

Ter o controle de entrada e saída de funcionários é importante para que a empresa faça o acompanhamento das horas trabalhadas de cada um. Mas, para que esse controle seja eficaz, é preciso que o departamento pessoal faça uma boa gestão de ponto eletrônico.

O ponto eletrônico, ao contrário do controle manual, é uma forma segura, precisa e tecnológica que a organização tem de documentar todo o histórico de horários dos colaboradores e, dessa forma, evitar problemas trabalhistas. 

Neste artigo, explicamos o que é o ponto digital, a legislação que envolve esse controle de ponto, as formas de se registrar, vantagens que a empresa tem em adquirir essa ferramenta e como fazer o monitoramento de forma online. Confira!

O que é o ponto digital e como usá-lo na gestão de ponto eletrônico?

O ponto digital é um sistema tecnológico que permite à empresa controlar as horas trabalhadas de cada funcionário por meio de um sistema. Com ele, o trabalhador registra os horários de entrada e saída e a organização passa a ter todas as informações detalhadas e digitalizadas da jornada de trabalho.

Com a gestão de ponto eletrônico, é possível acompanhar em tempo real os detalhes da carga horária de cada trabalhador, além de facilitar o monitoramento de dados como:

  • Atrasos;
  • Faltas;
  • Quantidade de horas trabalhadas;
  • Horas extras.

O sistema já acompanha as informações assim que o colaborador bate o ponto e, dessa maneira, o departamento pessoal consegue um relatório preciso com tudo o que é necessário saber de cada funcionário.

Essa forma tecnológica facilita e possibilita ao setor responsável ter dados específicos e sem chances de fraudes ou erros. Com o ponto digital, é mais prático controlar a jornada de trabalho e seguir as normas trabalhistas estabelecidas por lei.

O que diz a legislação sobre o ponto digital?

A gestão de ponto eletrônico é indispensável para manter a organização em uma empresa. Com informações detalhadas e precisas, ela é um meio de seguir corretamente a legislação trabalhista.

O uso desses sistemas ajuda o departamento pessoal a ter total controle e evitar problemas como, por exemplo, o acerto de horas extras ou os atrasos que podem ser descontados.

A empresa precisa estar atenta ao que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as portarias do antigo Ministério do Trabalho e Emprego, que abordam a questão do ponto digital. A seguir, explicamos melhor.

Registro do ponto digital na CLT

O registro de ponto aparece no Art. 74 da CLT, que diz que empresas com mais de 20 funcionários devem fazer a marcação de entrada e saída de cada um (de forma manual, mecânica ou eletrônica), conforme as instruções da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Portarias 1510 e 373

Conhecida como lei do ponto digital, a Portaria 1510 tem como intuito manter as organizações em dia com a regulamentação do Registro Eletrônico de Ponto (REP) e o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

Para determinar todas as regras que os equipamentos precisam ter para estar em dia com a lei, é importante que a empresa invista em um ponto digital de qualidade e siga todas as exigências estipuladas pela portaria.

Já a Portaria 373 é conhecida como uma grande aliada do departamento pessoal, tendo em vista que facilita a gestão de ponto eletrônico através da tecnologia, evitando assim possíveis erros humanos.

Nessa portaria, o colaborador já não precisa mais estar necessariamente na empresa para bater o ponto, ele consegue efetuar o registro de qualquer lugar através de sistemas alternativos.

Ambas as portarias complementam uma à outra e são grandes facilitadores na gestão de ponto eletrônico. A Portaria 373 reafirma alguns pontos importantes da Portaria 1510 e estipula novas ações, voltadas para o sistema digital e para os sistemas alternativos.

Quais são as formas de registro de ponto aceitas?

A gestão de ponto ainda é uma questão que gera muitas dúvidas para as empresas sobre qual tipo é o mais adequado e como fazer um bom controle de acordo com o porte da organização.

Existem formas distintas de fazer o registro de ponto. A seguir, explicamos cada uma.

Livro de ponto

Essa é a forma mais tradicional de fazer um controle de ponto e, por ser manual, já não é a opção de muitas empresas. É um caderno onde ficam os registros de entrada e saída dos funcionários e outras observações.

O livro de ponto requer muito cuidado e atenção do departamento de recursos humanos, porque os cálculos são feitos manualmente e podem ocorrer diversas falhas, além de ser preenchido pelos próprios funcionários, que podem forjar horários.

Relógio de ponto

Também manual, o relógio de ponto é uma máquina onde os funcionários inserem seus cartões e é feito o registro

Da mesma forma que o livro de ponto, esse controle pode ser facilmente fraudado pelos colaboradores e o seu fechamento também é feito de forma tradicional pelo setor responsável, o que aumenta os riscos de erros.

Ponto eletrônico

Através de um software, o ponto eletrônico faz todos os cálculos de forma automática e emite relatórios, o que evita erros humanos nos cálculos e otimiza o tempo de trabalho do departamento responsável.

Ele tem a vantagem de ser feito de forma biométrica ou pelo cartão de acesso do colaborador, eliminando a possibilidade de fraudes na hora de fazer o registro e aumentando a segurança na gestão de ponto eletrônico.

Ponto online

É um sistema de controle digital mais atualizado e calculado de forma precisa e em tempo real através de um login. O setor de RH e os funcionários conseguem acessar as informações a qualquer momento por desktop ou celular.

Conheça as principais vantagens do ponto digital

O ponto digital traz inúmeros benefícios para a empresa, tendo em vista que otimiza o tempo dos colaboradores graças a um sistema tecnológico que permite os registros de entrada e saída dos funcionários de forma totalmente digital.

O departamento responsável consegue ter acesso aos registros detalhados de cada trabalhador e aos cálculos feitos de forma prática e eficaz, diminuindo os erros frequentes de quando são registrados manualmente.

As vantagens de investir em um ponto digital são inúmeras. Entre elas, listamos as principais a seguir:

1. Maturidade tecnológica

O mercado está cada vez mais tecnológico e usando sistemas e aparelhos digitais para otimizar o tempo, aumentar a produtividade dos colaboradores e facilitar o dia a dia da empresa, além de estar à frente com ferramentas que aumentem o destaque competitivo.

Ter maturidade digital no ambiente de trabalho ajuda a conquistar uma gestão de ponto eletrônico mais efetiva, uma vez que facilita todo o trabalho dos profissionais de recursos humanos por meio de relatórios detalhados e precisos.

2. Diminuição de custos

Quando as atividades são executadas de maneira manual, além de a empresa correr riscos de erros, aumentam os gastos com itens como, por exemplo, materiais de papelaria.

Investir em um ponto digital reduz os custos com materiais que pesam no orçamento mensalmente, facilita o trabalho do setor responsável com informações precisas através de softwares de qualidade e contribui para a empresa crescer tecnologicamente, usando recursos financeiros que podem gerar um retorno satisfatório.

3. Mais segurança e menos riscos de fraudes

A grande desvantagem do controle de ponto manual é a facilidade em ser fraudado por funcionários (omitindo os horários certos de entrada e saída ou colocando outro colaborador para anotar).

Por isso, é importante contar com o ponto digital para o setor de recursos humanos fazer todas as análises, relatórios e cálculos de forma precisa e sem erros.

Com o ponto digital, é possível eliminar as falhas humanas (inclusive nas folhas de pagamento), já que ele não permite nenhum tipo de adulteração nos dados e fornece tanto para empregadores quanto empregados uma transparência nas informações.

Como fazer o controle do ponto online?

O ponto online é registrado de maneira prática através do celular e possibilita tanto aos gestores quanto aos colaboradores o controle de ponto através da instalação de um aplicativo. 

Os líderes conseguem fazer uma boa gestão de ponto eletrônico a partir dos registros feitos pelos seus usuários.

Através do software, os gestores têm acesso a todas as informações (gestão do banco de horas, férias, horas extras e faltas, por exemplo), enquanto os funcionários conseguem fazer os registros de horários e acompanhar a sua jornada de trabalho.

O sistema possui recursos como foto e geolocalização, assim que o funcionário registra seus horários. Os gestores do departamento responsável conseguem ter acesso a informações e análises detalhadas sobre tudo que envolve a carga horária de cada colaborador através de um clique.

Sobre o autor
Redatora Sankhya

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