A gestão de ponto eletrônico é uma prática fundamental nas empresas modernas, sendo um dos principais meios de garantir o cumprimento dos horários de trabalho. O sistema acompanha os horários de entrada, saída e pausas dos funcionários, possibilitando ao gestor maior acesso a informações importantes sobre a jornada da equipe. Para além dos cumprimentos das obrigações legais, portanto, o ponto eletrônico também contribui para a otimização da gestão de tempo e para um melhor gerenciamento dos recursos humanos. 

Por isso, para garantir a eficácia da gestão de ponto eletrônico, é fundamental escolher um sistema adequado e seguro. Assim, a empresa pode ficar tranquila com o fechamento da folha de ponto no final do mês e também evita possíveis problemas trabalhistas. 

Neste artigo, você terá acesso a tudo sobre gestão de ponto eletrônico, incluindo seu funcionamento e etapas, a legislação pertinente ao controle de ponto, as formas de registro, os benefícios de adquirir essa ferramenta e como monitorar online. Com as alterações na legislação e a tecnologia cada vez mais integrada ao ambiente de trabalho, entender sobre a gestão de ponto eletrônico torna-se essencial para a eficiência organizacional de qualquer empresa. Boa leitura!

Aqui, você vai aprender sobre: 

O que é a gestão de ponto eletrônico? 

A gestão de ponto eletrônico é um sistema tecnológico que permite à empresa registrar, monitorar e controlar as horas trabalhadas de seus colaboradores. Ao substituir o antigo método manual e mecânico, esse sistema possibilita o registro preciso dos horários de entrada e saída, fornecendo informações detalhadas e automatizadas da jornada de trabalho com mais precisão e confiabilidade. 

Com a gestão de ponto eletrônico, os gestores conseguem ter um acompanhamento em tempo real das informações, como atrasos, faltas, quantidade de horas trabalhadas e horas extras. Além disso, o sistema é responsável por registrar as informações de quando o colaborador bate o ponto, facilitando o trabalho do departamento pessoal e garantindo o cumprimento das normas trabalhistas. 

Em suma, a gestão de ponto eletrônico é uma atividade essencial para um controle eficaz e seguro da jornada de trabalho. Além de ajudar a reduzir os custos e eliminar fraudes, o sistema auxilia na otimização de processos e aumenta a produtividade da equipe.

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Como funciona um sistema de ponto eletrônico?

O sistema de ponto eletrônico pode ser usado através de equipamentos eletrônicos e instalado em lugares físicos ou dispositivos e aplicativos móveis, registrando a entrada e saída dos funcionários. Esses registros podem ser feitos através de biometria ou cartões magnéticos de proximidade, permitindo aos colaboradores registrarem sua jornada de trabalho de forma automatizada. 

Todos esses dados, então, são armazenados e processados em um software central. Isso facilita o cálculo de horas trabalhadas e o fechamento da folha de pagamento no final do mês, além de permitir ao gestor acompanhar a frequência dos funcionários e identificar possíveis problemas.

Como podemos ver, o funcionamento do sistema de ponto eletrônico traz inúmeras vantagens à gestão de pessoas de qualquer empresa. Além dos pontos citados, o software também pode ser configurado para enviar alertas em tempo real no caso de atrasos ou faltas não justificadas, o que resulta em dados mais rápidos sobre absenteísmo e auxilia na tomada de decisão do gestor.  

Quais as etapas da gestão de ponto?

A gestão eficaz do ponto é um processo que se desdobra em várias etapas, cada uma contribuindo para a conformidade do registro das horas trabalhadas. Embora essas etapas possam variar de acordo com o funcionamento do Departamento Pessoal de cada empresa, há alguns estágios em comum que podemos destacar: 

  • Controle de jornada: É a base da gestão de ponto. O controle de jornada consiste no registro diário das horas trabalhadas por cada funcionário. Deve ser o mais preciso possível, de modo a garantir a conformidade com as leis trabalhistas.
  • Tratamento de ponto: Após o registro, os dados passam pelo tratamento de ponto, que é a análise e correção de inconsistências, como esquecimentos ou erros no registro. Além disso, também são contemplados fatores como atrasos, faltas, dispensas, horas extras, atestados, e mais. 
  • Apontamentos e cálculo das horas trabalhadas: Essa etapa envolve a contabilização das horas efetivamente trabalhadas, considerando horas extras, noturnas, adicionais e banco de horas, conforme as políticas internas e a legislação geral. Com o auxílio de um software de gestão de ponto, essa tarefa torna-se muito mais prática, segura e automatizada. 
  • Fechamento da folha de ponto: O fechamento da folha de ponto é o processo final, no qual se consolidam todos os dados do período para o processamento da folha de pagamento e a geração de relatórios gerenciais. 

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O que diz a CLT sobre ponto eletrônico?

De acordo com o Art. 74  da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT),  toda empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a fazer a marcação de entrada e saída na jornada diária de trabalho do colaborador. 

Embora a CLT já mencionasse o registro de ponto eletrônico, a lei brasileira ainda necessitava de maiores detalhamentos para regulamentar a forma correta de realizar o controle do horário de trabalho.

Para isso, foram criadas as antigas Portarias 1510 e 373, que foram revogadas com a sanção da nova Portaria 671 de 2021. A nova portaria contém maiores detalhes sobre a obrigatoriedade do uso do registro de ponto eletrônico. 

A seguir saiba mais detalhes sobre cada uma delas:

Portarias 1510 e 373

A Portaria 1510, criada em 2009, regulamentou o uso do REP (Registro Eletrônico de Ponto) e do SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto). Seu surgimento se deu à necessidade de que ambos os sistemas estivessem integrados para o registro de jornada. 

Devido ao longo tempo gasto pelos profissionais de RH para realizar esse processo, a lei foi revista e atualizada pela Portaria 373.

A Portaria 373, regulamentada em 2011, atualizou a lei do controle de ponto eletrônico. Ela permitiu o uso de novas tecnologias para o controle de ponto e introduziu regras para o uso de sistemas de ponto online.

Portaria 671

A Portaria 671 foi criada em novembro de 2021, e substituiu as Portarias 1510 e 373, estabelecendo regras e normas mais claras para o uso do controle de ponto.

Esta portaria permitiu a eliminação da necessidade de acordos coletivos para o uso de sistemas alternativos, além de estabelecer a obrigação da emissão de comprovante de registro de ponto eletrônico ou impresso. 

Além disso, a Portaria 671 também extinguiu arquivos como AFDT e ACJEF para criar um novo padrão fiscal e oficializou os modelos REP-A, REP-C e REP-P.

Quais são os tipos de registro de ponto de acordo com a portaria 671/2021? 

A portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) regulamentou a definição de três tipos de Registro de Ponto Eletrônico (REP) para serem adotados pelas empresas: REP-C, REP-A e REP-P. 

Cada modelo de REP possui normas específicas, desta forma, é preciso conhecer cada uma delas para encontrar o modelo mais adequado às suas necessidades. 

REP-C

O Registrador de Ponto Convencional (REP-C) refere-se ao relógio de ponto eletrônico, o modelo mais antigo que geralmente é localizado na entrada das empresas para que os funcionários possam registrar seus horários de entrada, intervalos e saída. 

A Portaria 671 passou a exigir que cada aparelho emita um comprovante de marcação em todas as pausas registradas de cada colaborador, e que todos os pontos sejam armazenados automaticamente na memória do relógio, como forma de garantir maior segurança no controle de ponto, desta forma prevenindo fraudes e possíveis erros que possa comprometer a veracidade do registro dos horários.

É importante ressaltar que esse tipo de REP dispensa a aprovação por acordo ou convenção coletiva para a sua adesão.

REP-A 

O Registrador de Ponto Alternativo (REP-A) é a modernização do sistema de controle de ponto. Esses sistemas permitem o registro dos horários de trabalho de forma simples e fácil, por meio de um sistema com funcionamento online.

A chegada do REP-A trouxe modernidade ao mercado, oferecendo inúmeras possibilidades de marcação de ponto. É possível escolher desde um computador até um celular para bater ponto, desde que seu uso seja aprovado por acordo ou convenção coletiva e permita o armazenamento dos dados em nuvem, impedindo qualquer tipo de alteração no registro de ponto.

Esse tipo de REP exige aprovação por convenção ou acordo coletivo para ser aderido na empresa.

REP-P

O Registrador Eletrônico de Ponto Via Programa (REP-P) é uma evolução do REP-A. Esse sistema oferece a maior complexidade do mercado, sendo composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa, coletores de marcações, armazenamento de registro de ponto e um programa de tratamento de registro de ponto.

O REP-P permite o registro da jornada de trabalho por meio de tablets, celulares ou computadores, e também é composto por um sistema de tratamento robusto que permite acompanhar a jornada de trabalho de todos os funcionários em tempo real. Além disso, ele também emite um comprovante de ponto eletrônico a cada registro realizado.

Este tipo de registro de ponto eletrônico permite o gerenciamento de forma assertiva da jornada de trabalho de todos os colaboradores, evitando erros e fraudes em horas trabalhadas, horas extras, banco de horas e outras informações relevantes para a gestão da empresa.

O REP-P, assim como o REP-C, dispensa acordo ou convenção coletiva para ser aderido, mas o empregador precisa saber se o sistema que ele escolheu tem registro no INPI.

Quais os benefícios da gestão de ponto eletrônico?

A gestão de ponto eletrônico traz inúmeros benefícios e, como já mencionado, agiliza o processo de registro de entrada e saída dos funcionários, tornando mais fácil para os gestores acompanhar o banco de horas e a frequência de trabalho. 

Além disso, o sistema permite a atualização em tempo real de índices importantes, como turnover e absenteísmo, facilitando o controle dessas métricas e permitindo melhorar a gestão de RH. 

Outros benefícios incluem a facilidade na gestão do pessoal e o cumprimento das leis trabalhistas. Confira a seguir algumas vantagens que listamos: 

1. Maturidade tecnológica

Atualmente, o mercado corporativo está cada vez mais tecnológico e vem utilizando sistemas e aparelhos digitais para otimizar o tempo, aumentar a produtividade e facilitar o dia a dia das empresas. Isso também ajuda a aumentar o destaque competitivo dessas empresas. 

Ter maturidade tecnológica no ambiente de trabalho é fundamental para conquistar uma gestão de ponto eletrônico mais efetiva, já que facilita o trabalho dos profissionais de recursos humanos através de relatórios detalhados e precisos. Isso permite uma gestão mais eficiente do pessoal, além de auxiliar na tomada de decisões importantes e garantir uma melhor gestão do tempo. 

2. Redução de custos 

Investir em gestão de ponto eletrônico também pode ajudar a reduzir custos em sua empresa. A diminuição no uso de papel é um exemplo, já que o sistema eletrônico elimina a necessidade de impressões. Isso pode gerar economias significativas a longo prazo. 

O uso de um sistema digital facilita o cálculo correto das horas extras, pois ele permite que a empresa tenha acesso em tempo real às horas trabalhadas pelos funcionários, o que permite uma maior precisão no cálculo dessas horas. Dessa forma evita-se o pagamento indevido, resultando em uma redução de custos com horas extras. 

3. Mais segurança e menos riscos de fraudes 

Um dos maiores benefícios em contar com um sistema de ponto eletrônico é a garantia e precisão da integridade dos dados. Com o ponto digital, é possível eliminar as falhas humanas e garantir a transparência e veracidade nas informações tanto para os empregadores quanto para os empregados. Isso contribui para uma gestão mais eficiente e justa.

4. Flexibilidade 

Um dos benefícios da utilização da gestão de ponto eletrônico é a flexibilidade que ela oferece. Com um sistema eletrônico, é possível acessar e registrar as informações de entrada e saída de qualquer lugar, e em alguns sistemas é possível fazer isto mesmo sem que haja acesso à internet. 

Isso facilita o trabalho de funcionários que precisam registrar jornadas em diferentes locais,  como unidades distintas da empresa ou até mesmo em regime home office. Além disso, o sistema pode ser configurado de acordo com as necessidades da empresa, permitindo ajustes e adaptações para atender às suas demandas específicas. 

Como escolher o melhor software de gestão de ponto eletrônico?

Para escolher o melhor software de gestão de ponto eletrônico, é necessário observar alguns critérios que podem ajudar a tomar a decisão certa. Primeiro, é importante verificar se o software atende às necessidades de sua empresa em termos de funcionalidades e recursos. 

Dentre as principais funcionalidades que sua organização pode avaliar, destacamos: integração com outros sistemas (como integração com um sistema ERP), possibilidade de personalização de regras próprias de cálculo e escala, e facilidade de uso no suporte e implantação. Outro fator importante é a segurança do software, é fundamental que o sistema seja confiável e protegido contra fraudes. 

Por fim, é importante considerar o custo do software. É preciso avaliar as funcionalidades e recursos oferecidos, bem como se é compatível com o orçamento da empresa. É possível encontrar opções de software de gestão de ponto eletrônico que ofereçam bom custo-benefício disponíveis no mercado.

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PontoTel é a solução perfeita para facilitar o controle e a  gestão de ponto eletrônico em sua empresa. A plataforma é uma das mais completas e inteligentes do mercado, permitindo a marcação de ponto de forma flexível e fácil, através de diferentes formas, podendo ser registrada via web e aplicativo. 

O sistema PontoTel envia notificações para os gestores, avisando sobre a jornada dos colaboradores em tempo real. Classificado como REP-P, o software oferece todos os recursos necessários para gerenciar e tratar o ponto dos funcionários de forma completa. 

Algumas vantagens do PontoTel são: 

  • Monitoramento em tempo real da jornada;
  • Mais de 36 tipos de relatórios e cálculos automatizados;
  • 5 tipos de medidas de segurança: foto, voz, reconhecimento facial, senha e bina; 
  • Aderência à Portaria 671 e LGPD;

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Este post foi produzido pela PontoTel, empresa de São Paulo – SP, que faz parte do grupo Sankhya e possui um software de controle de ponto completo, com registro, gestão e governança na mesma plataforma, além de contribuir para o controle de jornada dos colaboradores. A PontoTel ajuda gestores e profissionais de RH a otimizar seu tempo de trabalho, diminuir gastos com processos e inserir a transformação digital no dia a dia de processos burocráticos.