O WMS é uma ferramenta importante para otimizar a logística e a gestão de estoques nas empresas.
Entender o que é WMS e quais são seus benefícios pode transformar a forma como sua organização lida com a cadeia de suprimentos, trazendo vantagens competitivas.
Utilizar essa tecnologia como meio de aprimorar o gerenciamento organizacional e facilitar o dia a dia das equipes é essencial para empresas que desejam ter melhores resultados.
Neste artigo, entenda o conceito de WMS, saiba como funciona, as principais vantagens desse sistema, como ele atua nos processos logísticos, a diferença entre essa ferramenta e o ERP e quais são os módulos de integração entre ambas e como escolher o WMS ideal para o seu negócio. Confira!
O que é um sistema WMS?
Depósitos, armazéns e centros de distribuição precisam de uma gestão de estoque bem administrada e organizada. Para garantir alta produtividade, redução de erros nas tarefas diárias e agilidade no atendimento ao cliente, é necessário investir no WMS.
O sistema WMS (Warehouse Management System) ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Armazém, gerencia de forma integrada todas as atividades logísticas desde a entrada até a saída das mercadorias (recebimento, armazenamento, separação, produção, expedição e gerenciamento).
Além disso, essa ferramenta oferece todas as funcionalidades para se fazer um inventário de estoque preciso.
Integrado ao ERP, o sistema WMS fornece todos os dados e informações logísticas em um único lugar, através de planejamento de rotina, direcionamento da equipe, controle de estoque e armazenamento, além de direcionamento de todas as tarefas operacionais.
Conectado com as etapas de supply chain, que envolvem a fase logística de mercadorias desde a entrada no sistema até a entrega ao cliente, o WMS faz uma execução de cada ação de forma eficaz e de maneira a prever possíveis erros, ajustando-os antecipadamente para que todo o processo se desenvolva de forma ágil.
O sistema WMS facilita pesquisas que são feitas em tempo real, como lote, data de validade, produto específico, entre outras informações.
Além de poder ser usado em computadores, a ferramenta permite que os gestores possam acessar os dados também por dispositivos móveis. Dessa forma, os colaboradores têm a facilidade de acessar o sistema de qualquer lugar.
Como funciona o sistema WMS?
Integrado a um banco de dados, o sistema WMS acessa todas as informações da empresa e consegue registrar todas as informações e atividades voltadas à gestão logística (como prazo de validade, histórico de compras, quantidade, dimensões, peso, lote, entre outros).
Em um estoque, o WMS funciona como um endereço para cada produto que entra e, com essa tecnologia, a organização consegue otimizar todo o espaço físico de maneira a utilizá-lo com praticidade, organizando cada posição onde devem ser colocados os itens.
Quando os gestores precisam fazer um inventário, os dados ficam disponíveis de forma detalhada e em tempo real, o que facilita a atividade quando precisar ser solicitada.
O sistema WMS se adapta às necessidades do negócio, podendo ser inseridas também novas funções para agilizar as tarefas dos setores e aumentar o nível de produtividade da equipe, além de conseguir alcançar alguns objetivos necessários em um gerenciamento, como:
- Facilidade e integração da comunicação entre todos os setores.
- Relatórios detalhados das mercadorias desde o momento em que elas chegam;
- Organização de estoque direcionada de acordo com o espaço;
- Informações precisas de inventários;
- Registro de entrada e saída dos produtos;
- Redução do tempo de tarefas diárias;
- Otimização de processos;
- Controle da linha de produção;
- Aviso de quando for necessário o abastecimento de produtos;
- Prevenção de possíveis perdas de materiais;
- Diminuição dos custos operacionais;
Quais são as vantagens do sistema WMS?
O uso de tecnologia e da inteligência artificial é cada vez mais importante nas empresas, mas, ainda assim, muitas ainda não enxergaram a necessidade dessa atualização. Por isso, quem investe em um sistema WMS consegue estar à frente da concorrência, se destacando no mercado e fidelizando clientes.
São inúmeras as vantagens de aplicar o WMS para obter uma excelente gestão de estoque e garantir um processo logístico de qualidade que beneficia donos, colaboradores e consumidores finais.
Listamos alguns desses benefícios que fazem toda a diferença em cada etapa de uma cadeia de suprimentos:
- Rastreabilidade de cada item e suas características detalhadas;
- Controle operacional preciso e sem riscos de falhas;
- Crescimento estruturado da empresa;
- Informações disponíveis automaticamente em tempo real;
- Aumento na produtividade organizacional;
- Visibilidade ampla do estoque;
- Cada etapa do processo feita de forma rápida e segura;
- Monitoramento preciso do estoque, o que evita divergência de dados;
- Relatórios operacionais;
- Automatização das atividades;
- Otimização de estoque;
- Redução de desperdício.
A seguir, detalhamos algumas vantagens:
1. Redução nos custos de mão de obra
Para fazer todo um processo diário de tarefas que mantenham atualizados os dados logísticos, é comum que empresas contem com vários funcionários e um trabalho manual demorado.
Já com a aplicação do sistema WMS, é possível reduzir custos com essa mão de obra e obter resultados e relatórios finais mais precisos, já que também é minimizada a possibilidade de erros.
2. Melhora no controle de estoque
Sem o sistema WMS, é difícil saber ao certo onde e em quais produtos direcionar o foco. Com essa tecnologia a favor, é possível ter um controle das mercadorias que estão saindo com mais frequência, dos produtos que estão parados, e dessa forma, saber exatamente onde focar mais para obter maiores lucros.
O controle de estoque é o ponto chave de uma empresa com bom planejamento. É uma forma de direcionar os esforços para o que está em alta dentro da empresa.
3. Otimização de tempo
Com tecnologias integradas na empresa, é possível otimizar o tempo e ter maiores e melhores resultados na logística.
Um bom exemplo é a substituição de anotações manuais para registros por códigos de barras ou QR Codes, que levam as informações para o sistema em tempo real automaticamente.
Com um sistema automatizado, não é preciso contabilizar dados, já que qualquer pessoa pode ter acesso às informações a todo momento e de forma precisa.
4. Melhor atendimento ao cliente
Saber quais produtos estão com maior saída na empresa e tê-los sempre em estoque é primordial para um bom planejamento logístico. Com o uso do sistema WMS, é possível melhorar a experiência do cliente até mesmo com a organização na entrega, garantindo menor tempo de espera.
Isso significa também não precisar ter gastos desnecessários com um volume maior que o necessário de produtos, já que, com o software, é possível fazer uma previsão de vendas respeitando prazos.
Um dos maiores benefícios do uso de um sistema WMS é a rastreabilidade e o acompanhamento em tempo real das operações. Isso porque o cliente está cada vez mais exigente em relação à visibilidade da etapa de processamento do seu pedido.
5. Melhora na gestão de espaço
Com o controle de estoque em tempo real por meio do sistema WMS, a empresa passa a conhecer os espaços disponíveis para que possam ser ocupados por outros itens de forma a não desperdiçar lugares vagos.
Dessa forma, a organização dos produtos possibilita observar os maiores giros e o que está parado por mais tempo. Ter um bom planejamento de espaço é uma excelente estratégia de produção.
6. Redução de perdas em mercadorias
Com a tecnologia WMS, é possível ter um controle exato das mercadorias e não correr o risco de erros em quantidade de estoque. Com o código de barras, por exemplo, é possível dar entrada e saída nos produtos de forma eficaz.
Pelo sistema, é possível saber onde exatamente está o produto em estoque e suas quantidades e, dessa forma, diminui-se a probabilidade de perdas, diferente de planilhas manuais, que são mais demoradas e possuem mais chances de erros na hora do controle.
Como o sistema WMS atua nos processos logísticos?
Com o WMS, é possível facilitar todas as etapas de gestão de estoque, mudando para melhor toda a rotina de um centro de distribuição, atacado ou armazém. Com a tecnologia disponível em toda essa logística, a performance da empresa aumenta e cresce também sua lucratividade e seu destaque no mercado.
Um estudo realizado pela Deloitte mostrou que 75% dos líderes de indústrias entendem que o WMS é uma ferramenta necessária na operação logística das organizações. O sistema consegue substituir o serviço manual, diminuindo os riscos de falhas humanas em cada etapa do gerenciamento.
Dessa forma, agiliza os processos, diminui prazos de entrega e cria um vínculo de satisfação com os clientes. Os processos logísticos são organizados de forma precisa pela atuação do software, garantindo soluções focadas em cada etapa e de acordo com as necessidades da empresa.
Cada uma dessas fases são fundamentais. Por isso, é primordial citá-las e especificar como o WMS atua nessa cadeia de suprimentos.
Recebimento
Ao chegar em um armazém, centro de distribuição ou atacado, as mercadorias passam pela primeira fase do processo, que é o recebimento. Nessa etapa, o sistema WMS registra automaticamente a entrada e cada uma passa a ter um código com todos os dados necessários.
Dessa forma, qualquer setor pode buscar por informações específicas e facilitar as outras diversas atividades da empresa. Dentre as funcionalidades que fazem parte dessa parte da gestão do estoque, podemos citar como principais:
- Conferência completa e automatizada dos produtos e sem risco de erros;
- Registro das características da mercadoria;
- Criação de lotes de acordo com cada tipo de mercadoria;
- Criação de etiquetas com os dados importantes;
- Controle de produtos que chegam e são devolvidos.
Armazenamento
O sistema WMS organiza o armazenamento de produtos, otimizando o espaço físico para que seja utilizado da melhor maneira possível. Através das informações específicas após a criação de etiquetas para cada item, o posicionamento é definido de forma a utilizar bem o local do estoque.
As mercadorias são posicionadas de acordo com suas características, rotatividade e embalagens, por exemplo, para facilitar e agilizar o processo de busca e separação. Dessa maneira, o trabalho se torna mais produtivo, o tempo das tarefas é reduzido e, consequentemente, a entrega ao cliente final se torna mais rápida.
Picking
O picking, também chamado de separação, é o processo de deixar os itens preparados para envio. Com o suporte do WMS, os colaboradores conseguem localizar cada um e deixá-los reservados facilmente.
As ordens de separação são emitidas pelo software, que já indica a localização de forma rápida, organizada e na quantidade exata que foi solicitada. Os profissionais encarregados dessa fase do processo recebem todas as informações necessárias através do sistema e conseguem executar as tarefas sem risco de erros.
Produção
Nessa etapa, o WMS disponibiliza todos os dados sobre insumos em grande volume ou em falta. Dessa forma, a equipe responsável por esse setor consegue fazer os planejamentos necessários para que nunca faltem itens para a rotina de produção.
Expedição
As mercadorias que foram separadas são conferidas mais uma vez antes de serem entregues para a transportadora. O WMS fornece relatórios detalhados com as informações de cada produto que será despachado. Dessa forma, é fácil ter um controle e boa gestão da movimentação do estoque.
Inventário
Através de leitores de códigos de barras, é possível fazer a contagem dos itens e organizá-los de acordo com suas características. É um processo importante na rotina dos colaboradores e, com o sistema WMS, tudo é feito de forma prática e ágil.
O WMS emite uma listagem sempre atualizada dos produtos que constam no estoque e consegue fazer o gerenciamento preciso. Fazer um inventário regularmente é importante para manter a ordem e evitar perdas e prejuízos.
Controle de performance
O controle de performance de um processo logístico deve ser feito de forma assertiva e detalhada. Para isso, é necessário ter um sistema WMS de qualidade e que forneça relatórios precisos, evitando possíveis falhas. Um controle bem feito garante um aperfeiçoamento de toda a logística e gestão de estoque da organização.
Gerenciamento
O gerenciamento de estoque é feito com o auxílio do sistema WMS, que faz o controle de entrada e saída de cada mercadoria de acordo com seu lote e especificidades. Com todas essas informações disponíveis, os gestores conseguem alinhar as fases de forma dinâmica, além de definir estratégias para os setores.
Tudo é registrado pelo software através de códigos de barras e coletores de dados, que controlam toda a logística de estoque e armazenamento.
Com uma gestão através do WMS, a empresa agiliza a cadeia de suprimentos e, assim, os clientes finais conseguem receber os produtos em tempo reduzido graças à eficiência e à produtividade em cada etapa.
Qual é a diferença entre o sistema WMS e o sistema ERP?
O sistema WMS (Warehouse Management System) e o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) são soluções tecnológicas que servem a diferentes propósitos dentro da gestão empresarial.
O WMS é especializado na otimização das operações de armazéns e centros de distribuição, oferecendo funcionalidades específicas para controlar e gerenciar o estoque, localização dos produtos, movimentação interna e processos de expedição e recebimento.
Ele proporciona visibilidade em tempo real das atividades do armazém, facilitando a logística interna e melhorando a eficiência operacional.
Por outro lado, o ERP é uma solução ampla que integra diversos processos de negócios em um único sistema, incluindo finanças, recursos humanos, produção, vendas, compras e, em alguns casos, gestão de armazéns.
Enquanto o WMS se concentra exclusivamente nas operações de armazém, o ERP oferece uma visão geral da organização, permitindo um gerenciamento integrado de todas as suas áreas.
A principal diferença está na amplitude de funcionalidades: o WMS é uma ferramenta especializada para armazéns, enquanto o ERP abrange toda a gestão empresarial, oferecendo um sistema centralizado para diversos processos de negócios.
Módulos de integração do sistema ERP e sistema WMS
A integração eficiente entre os módulos do sistema ERP e do WMS é essencial para otimizar as operações empresariais. Esses softwares, quando integrados adequadamente, permitem uma comunicação contínua e a troca de dados em tempo real.
Esses módulos facilitam a sincronização entre processos, proporcionando uma visão completa e coerente das operações comerciais. A seguir, conheça cada um deles e como funcionam.
Armazém
Esse módulo facilita a troca eficiente de dados, permitindo que informações importantes sobre estoque, movimentação de mercadorias e pedidos sejam enviadas e recebidas de maneira fluida entre os dois sistemas.
Ao sincronizar operações de armazém com processos mais amplos de negócios, o módulo armazém contribui para uma visão geral e em tempo real das atividades. Isso impulsiona a eficiência operacional, diminui erros e capacita as organizações a tomarem decisões estratégicas.
Recebimento e armazenamento
A partir do momento em que o caminhão do fornecedor chega para entregar as mercadorias, começam os processos de recebimento, como a permissão de entrada, a localização exata da doca para estacionar e deixar os produtos, fazer a conferência para verificar se está tudo igual como na nota fiscal e fazer a inspeção dos produtos.
Com relação ao armazenamento, o sistema WMS mostra para os usuários o local em que os itens devem ser guardados. Esse passo a passo contribui para que os produtos estejam com a data de validade adequada, que a qualidade corresponda com o preço e que as questões fiscais estejam corretas.
Além disso, garante que o armazenamento esteja nos lugares certos, para depois, partir para outro processo, que é a separação e a conferência de separação.
Formação de carga
À medida que as mercadorias são vendidas, é necessário pré-determinar os roteiros de entrega para que sejam colocadas no caminhão certo, considerando o máximo aproveitamento da capacidade de carga do veículo, tanto em termos de peso quanto de cubagem.
Alguns itens são pesados e ocupam pouco espaço, já outros são leves, mas necessitam de um local maior. Essa configuração é quase impossível de ser feita por seres humanos na velocidade requerida.
Já com o sistema WMS, os caminhões têm o máximo aproveitamento da capacidade de carga e os roteiros podem ser feitos de modo que o tempo e o curso de entrega sejam otimizados.
Com isso, à medida que as vendas são feitas, as ordens de carga são fechadas e liberadas para a separação e a conferência.
Separação e conferência
Os colaboradores pegam os produtos que foram vendidos e organizados de acordo com cada rota e cada pedido para completar os caminhões. Eles recebem nos seus dispositivos a localização em que precisam pegar o item e a quantidade correta do lote.
As mercadorias são, então, separadas pelos funcionários e enviadas para um local onde é feita uma “conferência cega”, que significa que quem está conferindo não sabe quanto foi separado. Esse tipo de conferência é importante para evitar erros, fraudes e devoluções.
A etapa seguinte é o processo de expedição, no qual as mercadorias vão ser empacotadas, etiquetadas ou paletizadas e disponíveis para serem carregadas nos caminhões e entregues para os clientes, de uma maneira logisticamente otimizada.
Inventário
Ao realizar uma contagem precisa dos produtos, assegura-se a inexistência de faltas, bem como a identificação de itens avaliados incorretamente, desaparecidos ou que surgiram no estoque por motivos como armazenamento inadequado, trocas de posição ou erros no envio.
Essa prática possibilita a correção do estoque, garantindo que os registros do sistema correspondam à realidade, promovendo uma gestão eficaz e alinhada com o inventário.
Para tornar esse processo mais produtivo, são adotados critérios de inventários cíclicos e rotativos, especialmente para produtos mais suscetíveis a erros ou rupturas de estoque.
É viável realizar inventários diários, a cada dois dias ou pelo menos três vezes por semana, dependendo da frequência necessária para a contagem dos itens. Isso possibilita o rastreamento preciso, permitindo identificar o momento em que a mercadoria desapareceu ou as circunstâncias que resultaram em danos. Com isso, a equipe se mantém no controle e atenta em relação à acurácia do estoque.
Como escolher o WMS ideal para a sua empresa?
Quando a empresa decide que é importante investir em um sistema WMS para elevar o nível dos processos logísticos, ela deve entender que, antes de escolhê-lo, é preciso analisar alguns pontos específicos.
Confira 4 passos para escolher o WMS ideal para a sua organização:
1. Identifique as necessidades específicas do seu negócio
A empresa precisa fazer uma análise de quais são as suas necessidades para, em seguida, traçar uma estratégia. Assim, é possível avaliar e definir qual sistema é o mais adequado de acordo com o que ela está apta a investir.
Nesse sentido, é preciso lembrar que a qualidade e as funcionalidades devem vir em primeiro lugar, antes de focar apenas no preço.
2. Avalie o ROI
Avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) das operações logísticas é um ponto importante para que a organização consiga analisar como estão os resultados e se eles estão sendo alcançados.
Por isso, é importante escolher um sistema WMS que disponibilize aos gestores o máximo de informações detalhadas possível.
3. Verifique a tecnologia do WMS
Essa é a fase de conhecer todo o sistema WMS e tudo o que ele proporciona, para assegurar de que ele atenda a todos os requisitos importantes para as operações logísticas serem feitas com excelência, produtividade e eficiência.
É primordial conhecer todas as funções que o software oferece e, se possível, procurar avaliações de outras empresas que já utilizam.
4. Confira se o sistema WMS oferecerá qualidade
Uma instituição que deseja alta qualidade e eficácia em suas etapas logísticas precisa entender que o sistema WMS e o ERP, na medida do possível, formam um único processo para que toda a gestão de um armazém ou uma distribuidora seja feita de forma precisa e com bom desempenho.
Com a integração dessas duas soluções, a organização consegue obter velocidade em todas as fases da operação. Tudo isso é possível porque cada colaborador recebe suas tarefas a serem executadas com todas as informações detalhadas.
Conheça o WMS Sankhya
Como vimos, um sistema WMS pode ser bastante útil para os processos de uma empresa, além de oferecer vantagens do ponto de vista de resultados financeiros para o negócio.
No entanto, é preciso conhecer as soluções disponíveis no mercado e entender quais características atendem melhor às suas necessidades específicas.
Por isso, convidamos você a conhecer o WMS Sankhya e descobrir tudo o que ele pode oferecer para elevar o nível do seu negócio.
