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Saiba tudo sobre Sistema WMS

Utilizar a tecnologia como meio de aprimorar a gestão empresarial e facilitar o dia a dia das equipes é essencial...

sistema WMS

Utilizar a tecnologia como meio de aprimorar a gestão empresarial e facilitar o dia a dia das equipes é essencial para organizações que desejam ter melhores resultados e crescer. O sistema WMS é uma possibilidade para administrar de forma integrada todas as atividades de armazéns e centros de distribuição. Em tempo real, o WMS disponibiliza informações gerais de forma dinâmica e com eficiência.

Neste artigo, explicamos o que é um sistema WMS, suas principais funções e como ele deve ser  usado em cada processo logístico da gestão de estoque, como recebimento, armazenamento, produção, expedição e outros.

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Continue a leitura para ficar por dentro de tudo o que é preciso saber sobre esse assunto.

O que é um sistema WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém)?

Depósitos, armazéns e centros de distribuição precisam de uma gestão de estoque bem administrada e organizada. Para garantir alta produtividade, redução de erros nas tarefas diárias e agilidade no atendimento ao cliente, é necessário investir em um sistema WMS, o qual ajudará a automatizar os processos logísticos de forma dinâmica e em tempo real.

O sistema WMS (Warehouse Management System) ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Armazém, consegue gerenciar de forma integrada todas as atividades logísticas desde a entrada até a saída das mercadorias (recebimento, armazenamento, separação, produção, expedição e gerenciamento), além de oferecer todas as funcionalidades para se fazer um inventário de estoque preciso.

Integrado ao ERP, o sistema WMS fornece todos os dados e informações logísticas em um único lugar, através de planejamento de rotina, direcionamento da equipe, controle de estoque e armazenamento (para uma melhor movimentação), além de direcionamento de todas as atividades operacionais. 

Conectado com as etapas de supply chain, que envolvem todo o processo logístico de mercadorias desde a entrada no sistema até a entrega ao cliente, o sistema WMS faz uma execução de cada ação de forma eficaz e de maneira a prever possíveis erros, ajustando-os antecipadamente para que todo o processo se desenvolva de forma ágil.

O sistema WMS facilita pesquisas que são feitas em tempo real, como: lote, data de validade, produto específico, entre outras informações. Além de poder ser usado em computadores, o WMS permite que os gestores possam acessar os dados também por dispositivos móveis. Dessa forma, os colaboradores têm a facilidade de acessar o sistema de qualquer lugar.

Como funciona o sistema WMS?

Integrado a um banco de dados, o sistema WMS acessa todas as informações da empresa e consegue registrar todos os dados e atividades voltadas à gestão logística (como prazo de validade, histórico de compras, quantidade, dimensões, peso, lote, entre outros). 

Em um estoque, o WMS funciona como um endereço para cada produto que entra e, com essa tecnologia, a empresa consegue otimizar todo o espaço físico de maneira a utilizá-lo com praticidade, organizando cada posição onde devem ser colocados os itens.

Toda vez que os gestores sentirem a necessidade de fazer um inventário de estoque, as informações estarão detalhadas e precisas (sempre em tempo real), o que facilita a atividade quando precisar ser solicitada.

O WMS se adapta às necessidades da organização, podendo ser inseridas também novas funções para agilizar as atividades dos setores e aumentar o nível de produtividade da equipe, além de conseguir alcançar alguns objetivos necessários em uma gestão, como:

  • Relatórios detalhados das mercadorias desde o momento em que elas chegam;
  • Organização de estoque direcionada de acordo com o espaço;
  • Informações precisas de inventários;
  • Registro de entrada e saída dos produtos;
  • Redução do tempo de tarefas diárias;
  • Otimização de todos os processos;
  • Controle de toda a linha de produção;
  • Aviso de quando for necessário o abastecimento de produtos;
  • Prevenção de possíveis perdas de materiais;
  • Diminuição dos custos operacionais;
  • Facilidade e integração da comunicação entre todos os setores.

Qual é o principal objetivo de um sistema WMS?

O objetivo do sistema WMS é fazer a administração e a logística das mercadorias em todo o processo de uma cadeia de suprimentos, além de organizar e detalhar em tempo real todo o operacional de armazéns e centros de distribuição.

É feito todo um gerenciamento detalhado das atividades internas da empresa para que todos os setores consigam ter acesso ao sistema integrado e facilitar a rotina diária de cada funcionário e gestor, além de criar vantagem competitiva no mercado pela agilidade no serviço prestado e, consequentemente, pela satisfação do cliente.

As informações que o sistema WMS disponibiliza em tempo real facilitam o trabalho de todos os outros departamentos, inclusive o responsável pelas compras, por exemplo, e coloca toda a gestão do estoque em constante organização.

Quais são as vantagens de investir em um WMS?

Que o uso de tecnologia e inteligência artificial nas empresas é necessário atualmente já é de conhecimento, mas, ainda assim, muitas organizações ainda não enxergaram a necessidade dessa atualização. Por isso, quem investe em um sistema WMS consegue estar à frente da concorrência, se destacando no mercado e fidelizando clientes.

São inúmeras as vantagens de aplicar o WMS para obter uma excelente gestão de estoque e garantir um processo logístico de qualidade que beneficia donos, colaboradores e consumidores finais.

Listamos a seguir algumas dessas vantagens que fazem toda a diferença em cada etapa de uma cadeia de suprimentos:

  • Rastreabilidade de cada item e suas características detalhadas;
  • Controle operacional preciso e sem riscos de falhas;
  • Crescimento estruturado da empresa;
  • Todas as informações disponíveis automaticamente em tempo real;
  • Aumento na produtividade organizacional;
  • Visibilidade ampla do estoque;
  • Cada etapa do processo feita de forma rápida e segura;
  • Monitoramento preciso do estoque, o que evita divergência de dados;
  • Relatórios operacionais;
  • Automatização das atividades;
  • Otimização de todo o estoque;
  • Redução de desperdício.

Quais são os tipos de sistema WMS?

A maioria dos sistemas WMS tem funcionalidades bem parecidas. O que pode diferenciar um modelo do outro é a possibilidade de alcance operacional. Explicamos a seguir os três tipos de sistema WMS mais conhecidos no mercado.

WMS baseado em nuvem

Um WMS baseado em nuvem possui as mesmas funções que sistemas WMS locais e um software como serviço (SaaS). Esse tipo de sistema tem um investimento de capital inicial mais baixo com relação aos outros, é rápido de implementar e facilmente escalável.

WMS integrado ao ERP

A junção desses dois sistemas é o combo perfeito para uma empresa que deseja melhorar sua performance produtiva, ter uma gestão de estoque precisa, integrar as informações com todos os setores e gerenciar de forma eficaz o relacionamento com clientes e fornecedores. Tanto o WMS quanto o ERP precisam ter alta qualidade para bons resultados.

WMS de gerenciamento de armazém autônomo

São usados geralmente por empresas de pequeno porte para facilitar as atividades logísticas do dia a dia. É um tipo mais básico de WMS, pois não inclui funcionalidades mais importantes de uma cadeia de suprimentos. Mas possui ferramentas de gerenciamento de estoque e operações.

Quais são as principais funções do sistema WMS

Segundo dados da Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil, 53% das empresas utilizam sistemas de gestão, sendo 16% destas, o WMS. Com os avanços tecnológicos constantes no mercado e a maior exigência dos clientes (incluindo agilidade), a utilização de um sistema como esse passou de uma opção para uma necessidade.

Todo o processo logístico de mercadorias passa a ter um melhor desenvolvimento com ações precisas graças às diversas funcionalidades disponíveis em um WMS.

Listamos a seguir algumas das principais funções desse sistema, que facilita a rotina dos gestores e integra todos os setores em cada etapa do processo, melhorando a comunicação interna.

Integração ao ERP

O sistema WMS permite à empresa ter toda a gestão logística e administrativa de entrada e saída das mercadorias de forma organizada e eficaz. Mas, para que todos os setores da organização consigam ter acesso a essas informações de maneira integrada, é preciso ter também um sistema ERP.

Todos os departamentos e, em especial, alguns específicos como produção, compra e venda, por exemplo, precisam ter acesso a informações detalhadas de cada função logística. Com a utilização do ERP integrado ao sistema WMS, é possível usufruir dessa interação direta.

As funções disponíveis em um sistema WMS são mais abrangentes e sofisticadas, mas, sem a junção do ERP, ele não consegue funcionar de maneira a unir todos os dados, detalhes e informações gerais da empresa. Essa união garante excelentes resultados para cada etapa das ações, além de satisfação do cliente final e mais competitividade para a empresa.

Geração de relatórios

Com o sistema WMS, é possível gerar relatórios detalhados e precisos em tempo real, que ficam disponíveis para todos os setores da empresa. Dessa forma, os gestores conseguem tomar decisões estratégicas e certeiras com base nessas informações.

O WMS disponibiliza a centralização dessas informações logísticas e operacionais e ajuda os departamentos a otimizarem suas tarefas, beneficiando a produtividade de cada etapa específica dos processos.

Integração com outras áreas

O sistema WMS pode ser acessado por qualquer departamento da empresa, mesmo os que não estão diretamente ligados à parte de gestão de estoque de forma rápida e a qualquer momento. 

A vantagem dessa integração com outras áreas é que o sistema garante a sincronia das diversas etapas de um processo logístico de mercadorias. Dessa forma, é possível que o setor de compras, por exemplo, consiga avaliar, através de informações precisas, a necessidade de investir ou não em produtos e/ou matérias-primas que estejam em falta.

Transferência entre estoques

Empresas que possuem mais de um estoque também conseguem fazer a gestão de todos eles com o sistema WMS sem dificuldades e com todas as informações detalhadas e organizadas. Com isso, as transferências ocorrem de forma ágil e sem risco de erros.

Como o sistema WMS atua nos processos logísticos?

Com o WMS, é possível facilitar todas as etapas de gestão de estoque, mudando  para melhor toda a rotina de um centro de distribuição, atacado ou armazém. Com a tecnologia disponível em toda essa logística, a performance da empresa é elevada e cresce também sua lucratividade e seu destaque no mercado. 

Um estudo realizado pela Deloitte mostrou que 75% dos líderes de indústrias entendem que o WMS é uma ferramenta necessária na operação logística das empresas. O sistema consegue substituir o serviço manual, diminuindo os riscos de falhas humanas em cada etapa da gestão e, dessa forma, agiliza processos, diminui prazos de entrega e cria um vínculo de satisfação com os clientes.

Os processos logísticos são organizados de forma certeira pela atuação do sistema, garantindo soluções focadas em cada etapa e de acordo com as necessidades da empresa. Cada uma dessas etapas são fundamentais. Por isso, é importante citar todas e especificar como o WMS atua nessa cadeia de suprimentos.

Recebimento

Ao chegar em um armazém, centro de distribuição ou atacado, as mercadorias passam pela primeira fase do processo, que é o recebimento. Nessa etapa, o sistema WMS registra automaticamente a entrada e cada uma passa a ter um código com todos os dados necessários. Dessa forma, qualquer setor pode buscar por informações específicas e facilitar as outras diversas atividades da empresa.

Dentre as funcionalidades que fazem parte dessa etapa da gestão do estoque, podemos citar como principais:

  • Conferência completa e automatizada dos produtos e sem risco de erros;
  • Registro de todas as características da mercadoria;
  • Criação de lotes de acordo com cada tipo de mercadoria;
  • Criação de etiquetas com todos os dados importantes;
  • Controle de produtos que chegam e são devolvidos.

Armazenamento

O sistema WMS é capaz de organizar todo o armazenamento de mercadorias, otimizando o espaço físico da empresa para que seja utilizado da melhor maneira possível. Através das informações específicas após a criação de etiquetas para cada produto, o posicionamento é definido de forma a utilizar bem o local do estoque.

As mercadorias são posicionadas de acordo com suas características, rotatividade e embalagens, por exemplo, para facilitar e agilizar o processo de busca e separação. Dessa maneira, o trabalho se torna mais produtivo, o tempo das tarefas é reduzido e, consequentemente, a entrega ao cliente final se torna mais rápida.

Picking

O picking, também chamado de separação, é o processo de deixar os produtos já organizados para envio. Com o suporte do WMS, os colaboradores conseguem localizar os itens e deixá-los reservados facilmente.

As ordens de separação são emitidas pelo sistema, que já indica a localização dos itens de forma rápida, organizada e na quantidade exata que foi solicitada. As equipes encarregadas dessa fase do processo recebem todas as informações necessárias através do sistema e conseguem executar as tarefas sem risco de erros.

Produção

Nessa etapa, o sistema WMS disponibiliza todas as informações sobre insumos em grande quantidade ou em falta. Dessa forma, a equipe responsável por esse setor consegue fazer os planejamentos necessários para que nunca faltem itens para a rotina de produção.

Expedição

Todos os itens que foram separados são conferidos mais uma vez antes de serem entregues para a transportadora. O WMS fornece relatórios detalhados com todas as informações de cada produto que será despachado. Dessa forma, é fácil ter um controle e boa gestão de toda a movimentação do estoque.

Inventário

Através de leitores de códigos de barras, é possível fazer a contagem dos produtos e organizá-los de acordo com suas características. É um processo importante na rotina dos colaboradores e, com o sistema WMS, tudo é feito de forma prática e ágil.

O WMS emite uma listagem sempre atualizada de todos os itens que constam no estoque e consegue fazer a gestão minuciosa. Fazer um inventário regularmente é importante para manter a ordem e evitar perdas e prejuízos.

Controle de performance

O controle de performance de um processo logístico deve ser feito de forma muito precisa e detalhada. Para isso, é necessário ter um sistema WMS de qualidade e que forneça relatórios assertivos, evitando possíveis falhas. Um controle bem feito garante um aperfeiçoamento de toda a logística e gestão de estoque da empresa.

Gerenciamento

O gerenciamento de estoque é feito com o auxílio do sistema WMS, o qual faz o controle de entrada e saída de cada produto de acordo com seu lote e especificidades. Com todas essas informações disponíveis de forma detalhada, os gestores conseguem alinhar as etapas de forma dinâmica, além de definir estratégias precisas para os setores da organização.

Tudo é registrado pelo sistema através de códigos de barras e coletores de dados, os quais controlam toda a logística de estoque e armazenamento. Com um gerenciamento através da tecnologia do WMS, a empresa agiliza a cadeia de suprimentos e, assim, os clientes finais conseguem receber os produtos em tempo reduzido graças à eficiência e à produtividade em cada etapa.

Como escolher o WMS ideal para a sua empresa?

Quando a empresa decide que é importante investir em um sistema WMS para elevar o nível dos processos logísticos, ela deve entender que, antes de escolhê-lo, é preciso analisar alguns pontos específicos.

Confira 4 passos para escolher o WMS ideal para a sua empresa:

1. Identifique as necessidades específicas da sua empresa

A empresa precisa fazer uma análise de quais são as suas necessidades para, em seguida, traçar uma estratégia e, assim, avaliar e definir qual sistema é o mais adequado de acordo com o que ela está apta a investir.

Nesse sentido, é preciso lembrar que a qualidade e as funcionalidades devem vir em primeiro lugar, antes de focar apenas no preço.

2. Avalie o ROI

Avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) das operações logísticas é um ponto importante para que a empresa consiga analisar como estão os resultados e se eles estão sendo alcançados.

Por isso, é importante escolher um sistema WMS que disponibilize aos gestores o máximo de informações detalhadas possível.

3. Verifique a tecnologia do sistema WMS

Essa fase é o momento de conhecer todo o sistema WMS e tudo o que ele proporciona, para assegurar-se de que ele atende a todos os requisitos necessários para os processos logísticos serem feitos com qualidade, produtividade e eficiência.

É importante conhecer todas as funções que o software oferece e, se possível, procurar avaliações de outras empresas que já utilizam o mesmo sistema.

4. Confira se o sistema WMS oferecerá qualidade à sua empresa 

Uma empresa que deseja alta qualidade e eficácia em seus processos logísticos precisa entender que o sistema WMS e o ERP, na medida do possível, formar um único processo para que toda a gestão de um armazém ou uma distribuidora seja feita de forma precisa e com alta produtividade. 

Com a integração desses dois sistemas, é possível obter velocidade em todos os processos de operação. Tudo isso é possível porque cada colaborador recebe suas tarefas a serem executadas com todas as informações detalhadas. Os processos passam a ser:

  • Automatizados;
  • Controlados;
  • Rastreáveis;
  • 100% registrados. 

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